वार्षिक रिपोर्ट कैसे वितरित करें

एक वार्षिक रिपोर्ट पिछले 12 महीनों में आपकी कंपनी की उपलब्धियों और राजकोषीय आंकड़ों का विस्तार करने वाला एक व्यापक दस्तावेज है। वार्षिक रिपोर्ट में आम तौर पर वित्तीय रिपोर्ट, आय और व्यय की एक साल-दर-साल की तुलना और आगामी वर्ष के लिए लक्ष्यों की एक सूची या विवरण शामिल होता है। एक वार्षिक रिपोर्ट वितरित करना सुनिश्चित करता है कि आपके व्यवसाय के सभी प्रमुख खिलाड़ी इसकी सामग्रियों से अवगत हैं। वितरण का दृष्टिकोण करने का सबसे अच्छा तरीका घटकों को उनके उपयोग के आधार पर श्रेणियों में विभाजित करना है।

बोर्ड के सदस्यों

आपकी कंपनी के बोर्ड के सभी सदस्यों को समय पर वार्षिक रिपोर्ट की एक प्रति प्राप्त होनी चाहिए। जबकि कुछ बोर्ड के सदस्य भागीदारी और सक्रिय रूप से व्यवसाय के दैनिक कार्यों में शामिल होते हैं, कई अन्य केवल कठिन वित्तीय आंकड़ों की समीक्षा करेंगे और वार्षिक रिपोर्ट मिलने पर साल-दर-साल के वित्तीय प्रदर्शन की तुलना करेंगे।

प्रबंधन और कार्यकारी टीम

जबकि मुख्य प्रबंधकों और अधिकारियों को अनिवार्य रूप से एक वार्षिक रिपोर्ट को संकलित करने में भूमिका निभानी होगी, फिर भी यह सुनिश्चित करना एक अच्छा विचार है कि उन सभी को प्रकाशित रिपोर्ट की अंतिम प्रति प्राप्त होगी। कुछ संगठन हर कर्मचारी को पारदर्शिता को बढ़ावा देने के लिए एक प्रतिलिपि प्रदान करते हैं और स्टाफ के सदस्यों को लगता है कि ऊपरी प्रबंधन को संगठन की सफलता में उनके इनपुट की परवाह है। आप अपनी वेबसाइट पर वार्षिक रिपोर्ट भी प्रकाशित कर सकते हैं; यह विभिन्न पृष्ठभूमि के लोगों, कर्मचारियों, ग्राहकों और इच्छुक निवेशकों को आपकी रिपोर्ट तक आसानी से पहुंचने की अनुमति देता है। हालाँकि, यह आपके शीर्ष प्रबंधकों और अधिकारियों को रिपोर्ट की एक प्रति प्रदान करने के लिए एक विकल्प नहीं होना चाहिए।

प्रमुख शेयरधारक और दाता

अगर कंपनी गैर-लाभकारी कंपनी है तो ज्यादातर संगठन अपनी वार्षिक रिपोर्ट्स को प्रमुख शेयरधारकों को वितरित करते हैं, यदि कंपनी गैर-लाभकारी है या प्रमुख दाताओं के लिए है, क्योंकि वार्षिक रिपोर्ट में वित्तीय जानकारी होती है, जिसे ये समूह लिखित रूप में स्वीकार करना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, शेयरधारक यह जानना चाहते हैं कि क्या उनके निवेश से पिछले वर्ष में लाभ हुआ है, और वे कंपनी के राजकोषीय प्रदर्शन के बारे में विवरण के लिए वार्षिक रिपोर्ट देख सकते हैं। एक गैर-लाभकारी संस्था में, दाताओं को वार्षिक रिपोर्ट में स्वीकार किए गए अपने नाम को देखना पसंद है, और वे यह जानना भी पसंद करते हैं कि संगठन को प्राप्त होने वाले धन को कैसे खर्च किया जाता है। दोनों मामलों में, वार्षिक रिपोर्ट महीने और यहां तक ​​कि आने वाले वर्षों के लिए आपकी कंपनी की योजनाओं के हितधारकों से संवाद करने का एक अच्छा तरीका है।

सरकार

अधिकांश व्यवसायों, विशेष रूप से सार्वजनिक रूप से कारोबार करने वाली कंपनियों को अपनी वार्षिक रिपोर्ट सरकार या ऑडिट एजेंसी के साथ दर्ज करानी होती है। गैर-लाभकारी संगठनों और दान के लिए, वार्षिक रिपोर्ट की एक प्रति आंतरिक कर राजस्व सेवा को भेजे गए वार्षिक कर और लेखा परीक्षा रिपोर्ट में शामिल है। कई राज्यों को गैर-लाभकारी और निजी स्वामित्व वाली कंपनियों की आवश्यकता होती है, ताकि वे राज्य की चैरिटी कमीशन या श्रम समीक्षा बोर्ड को अपनी वार्षिक रिपोर्ट दे सकें। आपके संगठन को कंपनी के रूप में पंजीकृत होने पर आवश्यकताओं के बारे में विवरण प्राप्त होगा। यदि आप कभी भी सरकार के साथ अपनी कंपनी की दाखिल आवश्यकताओं के बारे में संदेह में हैं, तो अपने राज्य के सचिव या वाणिज्य सचिव से संपर्क करें।