कानूनी रूप से व्यावसायिक बैठकों के कार्यवृत्त कैसे लिखें
व्यवसाय मीटिंग का मिनट एक कानूनी दस्तावेज़ है जिसे आपको फ़ाइल पर रखना चाहिए। यह विशेष रूप से निगमों के बारे में सच है, लेकिन कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपने अपनी कंपनी को कैसे व्यवस्थित किया है, आपको मुकदमों का बचाव करने के लिए व्यावसायिक मिनटों की आवश्यकता हो सकती है, आंतरिक राजस्व सेवा को खर्चों की व्याख्या करने या कॉपीराइट दावे का समर्थन करने के लिए कुछ उदाहरण दे सकते हैं। किसी को व्यवस्थित और व्यवस्थित तरीके से मिनट लेने के लिए असाइन करें ताकि आप भविष्य की ज़रूरतों के लिए फ़ाइल पर नोट्स मिलना जारी रख सकें।
1।
एक शीर्षक लिखें या लिखें जो बैठक के विषय को इंगित करता है। उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं, "नई उत्पाद रणनीति पर चर्चा करने के लिए बैठक।" दिनांक और समय शामिल करें। स्थल की सूची, जैसे "तीसरी मंजिल का सम्मेलन कक्ष" या "अटॉर्नी जेम्स स्मिथ के कार्यालय, एस्क।" पता शामिल करें। उन लोगों के नाम बताइए जो शारीरिक रूप से मौजूद हैं, साथ ही जो टेलीकांफ्रेंसिंग या वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग के माध्यम से इलेक्ट्रॉनिक रूप से भाग लेते हैं।
2।
उस समय को बताइए जब मीटिंग को आदेश देने के लिए बुलाया जाता है और जिसने इसे बुलाया है। यह इंगित करता है कि बैठक आधिकारिक रूप से शुरू हुई। हालांकि यह एक छोटे बिंदु की तरह लग सकता है, वास्तव में यह कुछ स्थितियों में महत्वपूर्ण हो सकता है। उदाहरण के लिए, अगर किसी ने आदेश देने के लिए बैठक से पहले कोई निर्णय लिया था, तो कंपनी यह तर्क दे सकती है कि निर्णय प्रबंधन द्वारा अनुमोदित नहीं किया गया था क्योंकि यह आधिकारिक बैठक का हिस्सा नहीं था।
3।
एक नोट लिखकर कहें कि कोरम पूरा हुआ। चाहे आप बोर्ड की बैठक के लिए नोट्स लें या विभागीय बैठक में, यह बताएं कि क्या पर्याप्त संख्या में उपस्थित लोग बैठक को आधिकारिक बनाने के लिए मौजूद हैं। यह संख्या कंपनी के उपनियमों या घोषित नीतियों से आती है।
4।
व्यावसायिक वस्तुओं की सभी चर्चाओं पर ध्यान दें। यह बताएं कि चर्चा किस बारे में थी, कौन से निष्कर्ष पर पहुंचे थे, किसने विच्छेद किया था और क्या निर्णय के बाद कार्रवाई का संकेत दिया गया था। यदि उपस्थित व्यक्ति वोट देते हैं, तो वोट के परिणाम को रिकॉर्ड करें और इंगित करें कि वोट किसने और उपाय के खिलाफ दिया। यदि चर्चा में आम सहमति होती है कि कोई कार्रवाई नहीं की जानी चाहिए लेकिन बाद की बैठक में इस मामले पर चर्चा की जानी चाहिए, तो सावधानी से आम सहमति दर्ज करें।
5।
"बैठक स्थगित" लिखें और बैठक समाप्त होने का समय दें। किसी भी बचे हुए व्यवसाय को इंगित करें जिस पर चर्चा नहीं की गई थी। स्थगन के बाद होने वाली किसी भी बातचीत को रिकॉर्ड न करें क्योंकि ये बैठक का आधिकारिक हिस्सा नहीं हैं।
टिप
- नोट्स लेने वाले व्यक्ति को हमेशा किसी मीटिंग के मिनट को मंजूरी देने के लिए किसी श्रेष्ठ से पूछना चाहिए। यह इंगित करता है कि एक पर्यवेक्षक या प्रबंधक ने दस्तावेज़ की समीक्षा की है और इसे सटीक पाया है।
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