विभाग के ढांचे को बदलने का प्रस्ताव कैसे लिखें

व्यावसायिक प्रस्तावों में आम तौर पर एक कार्यकारी सारांश, एक परिचय, परिवर्तन के लिए आधार का विस्तारित विवरण, लागत अनुसूची और डिलिवरेबल्स होते हैं। एक बिट के साथ, यह प्रारूप विभाग के ढांचे को बदलने के प्रस्ताव के लिए भी अच्छा काम करता है। इस परिदृश्य के लिए आपके प्रस्ताव में कार्यबल नियोजन और कर्मचारियों की रणनीति पर भी ध्यान देना चाहिए। एक अच्छी तरह से निर्मित प्रस्ताव का मसौदा तैयार करने के लिए एक पर्याप्त औचित्य के लिए एक विस्तृत विश्लेषण और गणना की आवश्यकता होती है।

अपने प्रस्ताव का परिचय ड्राफ्ट करें। अपनी स्थिति, विभाग की भूमिका और अपने प्रस्ताव के उद्देश्य, साथ ही प्रस्ताव विचारों के लिए प्रभावी तिथियां बताएं। अपना परिचय संक्षिप्त रखें - दो पैराग्राफ से अधिक नहीं।

अपनी वर्तमान विभाग संरचना का वर्णन करें। प्रबंधकों, पर्यवेक्षकों और टीम के नेताओं सहित विभाग के नेतृत्व को पहचानें। इंगित करें कि कितने कर्मचारी प्रत्येक व्यक्ति को नेतृत्व टीम और रिपोर्टिंग संरचना पर रिपोर्ट करते हैं। लिखित विवरण के साथ-साथ दृश्य तुलना के लिए एक संगठनात्मक चार्ट का उपयोग करके अपने विभाग की वर्तमान संरचना का वर्णन करें। अपने प्रस्ताव के इस भाग के लिए एक से दो पृष्ठों का उपयोग करें।

समग्र संगठन के संबंध में अपने विभाग की वर्तमान संरचना की तुलना करें। उदाहरण के लिए, यदि आपकी विभाग संरचना अन्य विभाग संरचनाओं से भिन्न है, तो यह इंगित करें और बताएं कि यदि आप जानते हैं कि विभागीय संरचना को कैसे प्राप्त किया गया था। आपके द्वारा बताए गए अंतर-संबंधों का वर्णन करें। उदाहरण के लिए, बिक्री विभाग के लिए, दोनों विभागों के कर्मचारियों के बीच शिपिंग विभाग और काम करने वाले संबंधों की गुणवत्ता के साथ आप कितनी बारीकी से काम करते हैं। प्रत्येक विभाग के लिए इस विश्लेषण को दोहराएं, जिसके साथ आप लगातार बातचीत करते हैं, हर दो विभागों की तुलना करने के लिए एक से अधिक पूर्ण पृष्ठ नहीं खर्च करते हैं।

सूची वैकल्पिक विभाग संरचनाओं को संभव माना जाता है। प्रत्येक अलग संरचना के लिए प्रत्येक एक - लगभग एक पृष्ठ का वर्णन करें - यह समझाते हुए कि रिश्ते कैसे बदलते हैं, विभाग के प्रत्येक क्षेत्र में कर्मचारियों की संख्या और वैकल्पिक संरचना के आधार पर कर्मचारी कर्तव्यों में बदलाव हो सकता है। उदाहरण के लिए, मान लें कि वर्तमान में आपके विभाग के भीतर छह अलग-अलग क्षेत्र हैं और आपने तीन अलग-अलग क्षेत्रों को बनाने के लिए संयोजन क्षेत्रों पर विचार किया। यह बताएं कि संरचना कैसी दिखती है: तीनों क्षेत्रों में कितने कर्मचारी काम करते हैं और कैसे रिपोर्टिंग संबंध कम क्षेत्रों के आधार पर बदलते हैं जिसके लिए पर्यवेक्षकों का अधिकार होगा।

प्रत्येक वैकल्पिक संरचना के लिए एक विश्लेषण लिखें। प्रत्येक विकल्प के लिए पेशेवरों और विपक्षों का वजन करें। बताएं कि विभाग की दक्षता और उत्पादकता कैसे बदल जाएगी। प्रत्येक वैकल्पिक पुनर्गठन की सुविधा के लिए आवश्यक कार्यबल परिवर्तन शामिल करें।

शुरुआत से प्रत्येक वैकल्पिक संरचना के लिए लागत का अनुमान लगाएं, जिसमें नई संरचना को बनाए रखने की लागत के पुनर्गठन की लागत भी शामिल है। पुनर्गठन के लिए प्रारंभिक लागत में निवेश पर वापसी की गणना करें और नई संरचना को बनाए रखने के लिए विभाग की बचत दिखाएं। यदि पुनर्गठन के लिए आपका प्रस्ताव लागत-आधारित नहीं है, तो पुनर्गठन के मूल्य को प्रदर्शित करें और यह समग्र कंपनी को कैसे लाभ पहुंचाता है।

सुनिश्चित करें कि आपकी समय सीमा और अनुमान कंपनी के वित्तीय वर्ष और त्रैमासिक अनुसूची पर आधारित हैं। आपके प्रस्ताव के इस खंड को प्रत्येक वैकल्पिक संरचना के विश्लेषण के लिए एक पृष्ठ होना चाहिए।

अपने प्रस्ताव को अंतिम रूप दें। अपने पुनर्गठन और विभाग के पुनर्गठन के लाभों के आकलन में निहित जानकारी की दोबारा जाँच करें। व्यावसायिक प्रस्ताव के लिए एक कवर पेज के रूप में एक कार्यकारी सारांश तैयार करें। एक कार्यकारी सारांश, जिसमें आपके प्रस्तावित परिवर्तनों के मुख्य आकर्षण और मुख्य बिंदु शामिल हैं, एक पूर्ण पृष्ठ से अधिक नहीं होना चाहिए।