कार्यालय प्रशासन में संगठनात्मक संरचना के प्रकार

विभिन्न छोटे व्यवसाय, कार्यालय प्रशासन कार्यों को करने के लिए विभिन्न संगठनात्मक संरचनाओं का उपयोग करते हैं, जो अक्सर एक मालिक की पसंद पर आधारित होते हैं। कुछ व्यवसाय के मालिक सभी कार्यकारी कार्यों को संभालते हैं। एक से अधिक मालिक वाले छोटे व्यवसाय के लिए, कार्यालय की जिम्मेदारियों को विशेषज्ञता या कार्यात्मक क्षेत्र से विभाजित किया जा सकता है। भले ही आप अपने कार्यालय को व्यवस्थित करने के लिए कैसे चुनते हैं, यह महत्वपूर्ण है कि आपने नौकरी का विवरण लिखा है, इसलिए श्रमिकों को पता है कि प्रत्येक कर्मचारी से क्या उम्मीद की जाती है और फैसलों में कौन अंतिम है।

संगठनात्मक संरचना

एक संगठनात्मक संरचना एक कंपनी के कर्मचारियों का एक समूह है जो प्रत्येक कार्यकर्ता के कार्य को बेहतर और अधीनस्थ करता है। एक संगठनात्मक चार्ट मुख्य कार्यकारी अधिकारी को शीर्ष पर और फिर उसके नीचे के सभी लोगों को नाम और शीर्षक से सूचीबद्ध करके शुरू होता है। एक सीईओ के पास कई अधिकारी हो सकते हैं, जो सीधे उसकी रिपोर्ट करते हैं, जो चार्ट पर उसे सीधे सूचीबद्ध करता है, सीधे लाइनों द्वारा जुड़ा हुआ है। इन कर्मचारियों में मुख्य वित्तीय अधिकारी, विपणन निदेशक और मुख्य परिचालन अधिकारी शामिल हो सकते हैं। जबकि कंपनी के सभी कर्मचारी सीईओ के अधीन काम करते हैं, एक ऑर्ग चार्ट प्रत्येक कर्मचारी को केवल उसकी प्रत्यक्ष रिपोर्टों से जोड़ता है। उदाहरण के लिए, सीएफओ के तहत, चार्ट मानव संसाधन निदेशक और लेखा कर्मचारियों को दिखा सकता है। उन विभागों में जहां कई कर्मचारी समान कार्य करते हैं, जैसे बिक्री या निर्माण, कर्मचारियों को शीर्षक या कार्य द्वारा सूचीबद्ध किया जाता है, नाम नहीं।

समतल

20 से कम कर्मचारियों वाला एक बहुत छोटा व्यवसाय एक फ्लैट संगठनात्मक संरचना का उपयोग कर सकता है, जिसमें सभी प्रबंधन कार्य सीधे मालिक को रिपोर्ट करते हैं। एक उदाहरण एक रेस्तरां होगा जिसमें सीधे मालिक के लिए शेफ, डाइनिंग रूम मैनेजर, मुनीम और बारटेंडर रिपोर्टिंग होती है। भले ही डाइनिंग मैनेजर का वेट स्टाफ पर अधिकार हो और शेफ अन्य रसोइयों का प्रबंधन करता हो, लेकिन मालिक का अक्सर हर स्टाफ मेंबर से सीधा संपर्क होता है।

विभाग

कुछ व्यवसाय विभाग या कार्य द्वारा अपने कार्यालय व्यवस्थित करते हैं, और प्रत्येक विभाग प्रमुख व्यवसाय के स्वामी को सीधे रिपोर्ट कर सकता है। विभागों में बिक्री, विपणन, लेखा, मानव संसाधन, आईटी और उत्पादन शामिल हो सकते हैं। इस तरह की संरचना में प्रबंधन की एक परत नहीं हो सकती है, जैसे कि सीओओ और सीएफओ, मालिक और विभाग प्रमुख के बीच। कई मालिकों के साथ छोटे व्यवसायों में, मालिक अक्सर अपनी विशेषज्ञता के क्षेत्रों के आधार पर इन कर्तव्यों को विभाजित करते हैं।

ज्योग्राफिक

यदि किसी व्यवसाय में कई स्थान हैं, तो मालिक निगम के साथ कुछ सेवाओं और लागतों को साझा करते हुए प्रत्येक इकाई को एक फ्रीस्टैंडिंग व्यवसाय बनाने का निर्णय ले सकता है। प्रत्येक इकाई अपने स्वयं के काम पर रखने और फायरिंग, बहीखाता, रखरखाव और अन्य कार्यों के लिए जिम्मेदार हो सकती है। इकाइयां कुछ लागतों को साझा कर सकती हैं, जैसे कि विपणन और खरीदारी, या वे कर्मचारियों को साझा कर सकते हैं, जैसे कि एक लेखाकार जो प्रत्येक इकाई के लिए किताबें करता है।

उत्पाद

यदि किसी व्यवसाय में कई अलग-अलग उत्पाद या सेवाएं हैं, तो कार्यालय को उन लाइनों के साथ व्यवस्थित किया जा सकता है। एक मनोरंजन सुविधा में बड़े टेनिस, तैराकी और गोल्फ कार्यक्रम हो सकते हैं, उदाहरण के लिए, इसलिए कार्यालय को उन तीन प्रभागों में विभाजित किया जा सकता है। प्रत्येक विभाग अपने कुछ प्रशासन के लिए जिम्मेदार है, जैसे कि कर्मियों और विपणन, लेकिन अन्य कार्यों को साझा करता है, जैसे कि लेखांकन और सुविधा रखरखाव। एक फुटवियर कंपनी में महिलाओं, पुरुषों और बच्चों के विभागों के लिए अलग कार्यालय प्रशासन हो सकता है। एक कानूनी फर्म को अभ्यास क्षेत्र द्वारा विभाजित किया जा सकता है, प्रत्येक विभाग के निदेशक के नेतृत्व में जो कंपनी के संगठन चार्ट पर समान है।