वित्तीय प्रबंधन आंतरिक नियंत्रण में कमजोरी

जब आपकी कंपनी के पास वित्तीय प्रबंधन में पर्याप्त नियंत्रण नहीं होता है, तो आपको कंपनी की वास्तविक वित्तीय स्थिति का पता नहीं चलता है और आप कर और नियामक उद्देश्यों के लिए अधिकारियों को गलत मात्रा में रिपोर्ट कर सकते हैं। वित्तीय प्रबंधन नियंत्रण में कमजोरियों के स्पष्ट कारण और उपाय हैं। आपको केवल समस्या क्षेत्रों की पहचान करनी है, यह निर्धारित करना है कि आपके नियंत्रण प्रभावी क्यों नहीं हैं और संबंधित सुधारात्मक कार्रवाई को लागू करते हैं।

प्रलेखन

वित्तीय प्रबंधन में एक बड़ी कमजोरी पर्याप्त दस्तावेज की कमी है। चाहे रिकॉर्ड कागज या डिजिटल रूप में हों, वित्तीय प्रबंधन को फिर से संगठित करने में सक्षम होना चाहिए जिसने भुगतान के रूप में कार्रवाई शुरू की; जिसने इसे मंजूरी दी; जिसने इसे संशोधित किया, अगर इसे संशोधित किया गया; जिसने इसे अंजाम दिया; और कार्रवाई से क्या हुआ। गतिविधियों का पर्याप्त प्रलेखन स्थापित करता है जो एक समस्या के लिए जिम्मेदार था यदि बाद में कोई समस्या उत्पन्न होती है।

समारोह अलगाव

गंभीर गतिविधियाँ, जैसे चेक जारी करना, अलग-अलग कर्मचारियों द्वारा किए गए कई कार्यों में अलग करना है। एक ही कर्मचारी होने से पूरी प्रक्रिया आंतरिक वित्तीय नियंत्रणों में कमजोरी बन जाती है। आमतौर पर एक व्यक्ति चेक जारी करता है, जबकि दो या अधिक लोग इस पर हस्ताक्षर करते हैं और एक अन्य कर्मचारी इसे बाहर भेजता है और इसे किताबों में दर्ज करता है। अलग-अलग कार्यों से धोखाधड़ी की गतिविधि अधिक कठिन हो जाती है।

प्रशिक्षण

यदि किसी कंपनी को कुछ मानकों के अनुसार वित्तीय विवरण तैयार करने होते हैं, तो काम के लिए जिम्मेदार कर्मचारियों को मानकों, कंपनी की नीतियों और आंतरिक नियंत्रण से परिचित होना पड़ता है। जिम्मेदारी के प्रमुख पदों पर कर्मचारियों के अपर्याप्त प्रशिक्षण से आंतरिक वित्तीय प्रबंधन में कमजोरी आती है।

कमी रिपोर्टिंग

प्रक्रियाओं के डिज़ाइन या निष्पादन में कमियां हो सकती हैं, लेकिन वित्तीय प्रबंधन को निगरानी के साथ दोनों संभावनाओं को लक्षित करना पड़ता है जो विसंगतियों का पता लगाता है और संबंधित रिपोर्ट जारी करता है। उदाहरण के लिए, यदि सॉफ़्टवेयर महत्वपूर्ण दस्तावेज़ों को ट्रैक नहीं कर रहा है या कोई कर्मचारी आवश्यक फ़ॉर्म जारी करना भूल जाता है, तो सत्यापन दस्तावेज़ के प्रभारी कर्मचारियों को एक गैर-अनुपालन रिपोर्ट जारी करनी होगी।

प्राधिकरण

यह सुनिश्चित करने के लिए अनुमोदन को ट्रैक करने की उपेक्षा करना कि कर्मचारी अपने प्राधिकरण स्तर से अधिक नहीं हैं, एक महत्वपूर्ण आंतरिक नियंत्रण फ़ंक्शन कमजोरी है। कर्मचारियों के पास कुछ कार्यों और खर्च सीमा के लिए हस्ताक्षर करने के लिए प्राधिकरण है जिसके नीचे वे व्यय को मंजूरी दे सकते हैं। यदि कोई कर्मचारी अपनी सीमाओं का सम्मान नहीं करता है, तो यह आंतरिक वित्तीय नियंत्रणों में एक गंभीर कमजोरी का प्रतिनिधित्व करता है।

सुलह

कर्मचारी कई स्रोतों से एक व्यवसाय के भीतर महत्वपूर्ण चर संकलित करते हैं। उदाहरण के लिए, वे हाथों पर उत्पादों की भौतिक सूची ले सकते हैं, लेकिन प्राप्त उत्पादों और बेचे गए उत्पादों से सूची की गणना भी कर सकते हैं। दो स्रोतों के बीच सामंजस्य की कमी आंतरिक वित्तीय नियंत्रणों में कमजोरी है। सुलह दोनों स्रोतों के बीच अंतर की पहचान करती है और उन स्पष्टीकरणों को ढूंढती है जो परिणाम में सुधार करते हैं। सामंजस्य की कमी का मतलब है कि व्यापार मतभेदों के लिए जिम्मेदार नहीं है।