एक निगम को अपने लेखाकार को लाने के लिए क्या दस्तावेज चाहिए?

यहां तक ​​कि जिन कंपनियों में एक लेखा कर्मचारी होता है, वे आमतौर पर अपने रिकॉर्ड का लेखा-जोखा करने के लिए या निगम के वार्षिक कर रिटर्न को तैयार करने के लिए एक बाहरी लेखाकार का उपयोग करते हैं। जब आप या आपके लेखा स्टाफ का कोई सदस्य आपके कर लेखाकार के साथ मिलने के लिए नियुक्ति का समय निर्धारित करता है, तो उसे संघीय और राज्य कर रिटर्न को सफलतापूर्वक पूरा करने के लिए कई दस्तावेजों की प्रतियों की आवश्यकता होती है। इसे आसान बनाने के लिए, एक व्यक्ति को उन दस्तावेजों को इकट्ठा करने के लिए असाइन करें जिन्हें आपके एकाउंटेंट की आवश्यकता होगी।

कंपनी के दस्तावेज़

अपने कर एकाउंटेंट के साथ आपकी पहली बैठक के लिए, उसे आपके निगम के संगठनात्मक दस्तावेजों की प्रतियां प्रदान करें। इसमें आपके निगम के निगमन के लेख, बायलॉज, प्रमुख शेयरधारक की सूची या कंपनी के मालिक के नाम और राज्य द्वारा जारी किए गए किसी भी अन्य संगठनात्मक दस्तावेज शामिल हैं जिसमें आपने अपना निगम पंजीकृत किया था। संघीय और राज्य सरकारों दोनों के लिए अपने निगम के कर पहचान संख्याओं की उसकी प्रतियां दें।

कर दस्तावेज़

जब आप अपने कर रिटर्न तैयार करने के लिए किसी बाहरी अकाउंटेंट का उपयोग करते हैं, तो अपने साथ निगम के पिछले कर रिटर्न, यदि कोई हो, तो अपने साथ लाएं। वर्ष के माध्यम से त्रैमासिक रूप से दायर सभी पेरोल कर दस्तावेजों को शामिल करें, जिसमें आंतरिक राजस्व सेवा प्रपत्र 940 और 941, कर प्रपत्र और राज्य बेरोजगारी दस्तावेजों को रोकना शामिल है। सभी वेतन रिपोर्टों की प्रतियां लाना मत भूलना, जिसमें कर्मचारी डब्ल्यू -2 फॉर्म और वेतन रिपोर्ट ट्रांसमिटेड फॉर्म, जैसे आईआरएस डब्ल्यू -3 फॉर्म की प्रतियां शामिल हैं। विक्रेताओं, उपमहाद्वीपों या स्वतंत्र ठेकेदारों को जारी किए गए सभी 1099 रूपों के अपने एकाउंटेंट के उपयोग के लिए प्रतियां बनाएँ। किसी भी वर्ष के अंत राज्य बिक्री कर रिपोर्ट की प्रतियां शामिल करें। कर्मचारी के कर डेटा, बीमा प्रीमियम रोक और अन्य सभी खातों जो कर्मचारियों से संबंधित हैं, जैसे कि ट्यूशन प्रोग्राम या कैफेटेरिया योजनाओं को संक्षेप में प्रस्तुत करना।

ऋण दस्तावेज़

कॉर्पोरेट ऋण जो आप साल भर में भुगतान करते हैं, कर कटौती के लिए एक अवसर प्रदान करते हैं। अपने एकाउंटेंट को बताएं कि क्या आपने वर्ष के दौरान कोई बड़ी संपत्ति खरीदी है, जैसे कि डिलीवरी ट्रक या आपके व्यवसाय में उपयोग किए जाने वाले उपकरण। पुरानी और नई संपत्तियों की चालान प्रतियों के साथ लाएं जो उपकरण की खरीद की तारीख, आपके द्वारा खरीदे गए उपकरण और खरीदी गई संपत्ति का विवरण। यदि आपके पास अपने ऋणदाता या मासिक भुगतान किए गए किसी अन्य कॉर्पोरेट ऋण के साथ क्रेडिट की एक पंक्ति है, तो अपने पट्टों या किसी भी सहायक दस्तावेजों की प्रतियां बनाएं जो आपके ऋण, पट्टों या क्रेडिट लाइनों को बैकअप प्रदान करते हैं। अपने प्रत्येक ऋण, पट्टों या क्रेडिट की लाइनों के लिए वर्ष के अंत के विवरणों को प्रिंट करें।

वित्तीय दस्तावेज

अस्थायी रूप से अपने करों की गणना में मदद करने के लिए अपने लेखाकार को अपने आंतरिक लेखा प्रणाली तक पहुंच देने पर विचार करें। यदि यह संभव नहीं है, तो आपको कॉरपोरेट बैलेंस शीट, आय और व्यय विवरण, बरकरार रखी गई आय, मालिक की इक्विटी और नकदी प्रवाह के बयान जैसे साल के अंत में वित्तीय विवरणों की प्रतियां लाने की आवश्यकता होगी। साल के अंत की जाँच और बचत खाता शेष, मासिक बैंक विवरण और बैंक सामंजस्य की जानकारी शामिल करें। अपने अकाउंटेंट के उपयोग के लिए, यदि लागू हो, तो पूरे वर्ष के शेयरधारकों को भुगतान किए गए किसी भी वर्ष के अंत में निवेश खाते की शेष राशि या लाभांश की प्रतियां भी उत्पन्न करें।

अन्य दस्तावेज

जब आप एक निगम चलाते हैं जो एक उत्पाद बनाता है, तो आपके अकाउंटेंट के लिए वर्ष के अंत की सूची रिपोर्ट की प्रतियां तैयार करें। वर्ष के अंत वित्तीय विवरणों के लिए बैकअप के रूप में बेची गई माल की वर्ष-समाप्ति लागत की गणना के लिए उपयोग की जाने वाली कोई भी लागत-माल रिपोर्ट शामिल करें। यदि आपकी कंपनी salespeople को रोजगार देती है, तो एक रिपोर्ट शामिल करें जो प्रत्येक वाहन के व्यवसाय के लिए साल भर में संचालित व्यवसाय मील को इंगित करता है जो व्यवसाय का मालिक है या लाभ की प्रतिपूर्ति करता है। विस्तृत रिकॉर्ड के साथ तैयार रहें जो हर साल मील की दूरी पर वापस आते हैं। यदि आपकी कंपनी एस कॉर्पोरेशन के रूप में काम करती है, तो कंपनी के प्रमुख मालिकों और उनके आश्रितों के लिए भुगतान की गई चिकित्सा बीमा प्रीमियम जानकारी को शामिल करें, क्योंकि आईआरएस को इस जानकारी को शेयरधारक कर योग्य फ्रिंज लाभ के रूप में दिखाए गए W-2 पर सकल मजदूरी में शामिल करने की आवश्यकता होती है।