किसी संस्था में प्रशासनिक सहायक किस प्रकार की शक्तियों को नियंत्रित करते हैं?

हालांकि प्रशासनिक सहायकों के पास नौकरी का विवरण होता है, लेकिन यह वर्णन उन तरीकों का वर्णन करना शुरू नहीं करता है जो कार्यालय सहायकों की शक्ति का उपयोग करते हैं। मजबूत निजी कौशल के साथ एक सामान्य प्रशासनिक सहायक आपके कार्यालय को एक बिजलीघर बना सकता है। आपके व्यवसाय के व्यवहार में एक टोन और स्वाद होना चाहिए जो न केवल ग्राहकों, साथियों और कर्मचारियों को प्रभावित करता है, बल्कि आपकी कंपनी को संचालित करने में भी आपकी मदद करता है। जब आप एक प्रशासनिक सहायक की संभावित शक्ति को समझते हैं, तो आप जानते हैं कि प्रतिनिधि को क्या अधिकार है।

आधिकारिक शक्तियाँ

प्रशासनिक सहायक आपके दिन को अधिक कुशल बनाने के लिए कर्तव्यों का पालन करता है। नियमित ईमेल लिखना, मेल खोलना, कैलेंडर पर अपॉइंटमेंट लिखना, पत्र लिखना और भंडारण के लिए कागजात का आयोजन करना सभी प्रशासनिक सहायक के दायरे में आते हैं। इन कार्यों के पीछे की शक्ति निर्णय लेने, पेशेवर संबंधों का पोषण करने, परियोजनाओं की देखरेख और कर्मचारियों की निगरानी के लिए बॉस को सशक्त बनाने में रहती है।

अनौपचारिक शक्तियां

किसी भी कार्यालय की स्थिति में तनावपूर्ण क्षणों के दौरान आपके सहायक का लचीलापन आपकी कंपनी की सफलता की कुंजी है। उस लचीलापन में से कुछ में काम पर तनाव को संभालने के साथ-साथ कई कार्यों को करने की क्षमता पर एक सकारात्मक दृष्टिकोण शामिल है। महत्वपूर्ण कंपनी की जानकारी को गोपनीय रखना आपके प्रशासनिक सहायक की भूमिका के लिए एक और अमूल्य पहलू हो सकता है। इसके अलावा बहुत महत्वपूर्ण है आपके संगठन में ऐसे लोगों के साथ काम करने की उनकी क्षमता जो जिम्मेदारी के अलग-अलग स्तर रखते हैं। आपका सहायक आपके और आपके ग्राहकों के साथ काम करने वालों के बीच सीधा संपर्क बन जाता है। आप तब तक जागरूक नहीं हो सकते जब तक आप अपने सहायक को नियुक्त नहीं करते हैं कि उसके पास इतनी महत्वपूर्ण, अभी तक अनौपचारिक शक्तियां हैं, लेकिन वे आपके व्यवसाय की प्रगति और सफलता के लिए महत्वपूर्ण हैं।

सहज शक्ति

सर्वश्रेष्ठ प्रशासनिक सहायकों के पास ऐसी शक्तियाँ होती हैं जो लगभग सहज लगती हैं। आपका सहायक बहुत से लोगों के लिए आपका द्वारपाल बन सकता है और उन मुद्दों और निर्णयों को संभाल सकता है जिनके लिए आपके पास पता करने का समय नहीं है। इस प्रकार की शक्ति बहुत उपयोगी हो सकती है जब आप बैठकों के साथ जलमग्न हो जाते हैं, और उत्तर देने के लिए भारी यात्रा कार्यक्रम या कई ईमेल और वॉइस मेल होते हैं। एक बार जब आप अपने प्रशासनिक सहायक के साथ एक भरोसेमंद संबंध विकसित कर लेते हैं, तो वह आपकी प्रबंधकीय शैली के प्रति इतनी सजग हो सकती है कि वह लोगों से या तो ईमेल और फोन संदेशों के माध्यम से अनुरोधों का जवाब देने में सक्षम हो, जो आपकी तात्कालिक कार्रवाई पर निर्भर न हों ।

पावर थ्रैटिक्स एंड ड्रामा के माध्यम से

अधिकांश व्यावसायिक संगठन इस बात पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं कि किसी कार्यस्थल को समय पर नियंत्रण और पागल कैसे किया जा सकता है। यह लगभग असंभव समय सीमा, भारी कार्यभार, परीक्षण व्यक्तित्व और संगठन के भीतर नाजुक मनोबल के कारण हो सकता है। एक प्रशासनिक सहायक जो आपके संगठन की नसों को शांत करने के लिए अपनी "नाटकीय" शक्तियों का उपयोग करता है, आप और आपके पूरे संगठन दोनों के लिए ऐसे कठिन समय से गुजरने में एक शक्तिशाली अंतर ला सकता है। इसमें एक मजबूत शारीरिक रुख पेश करने और एक आधिकारिक आवाज़ का उपयोग करके अराजकता का प्रभार लेना शामिल हो सकता है, यह घोषणा करके विवादों को समाप्त करना कि एक बैठक में भाग लेने वाले विषय से बाहर हैं और आदेश के माध्यम से कार्यस्थल के माध्यम से मार्च निकाल रहे हैं, जो प्रशासनिक कहते हैं सहायक के पास बॉस का कान है। ये थियेट्रिक्स एक स्तर की शक्ति ले जाते हैं जो आपको साथियों और अधीनस्थों के सम्मान को बनाए रखने में मदद कर सकती हैं।