जब एक व्यावसायिक पत्र के बजाय संवाद करने के लिए एक व्यवसाय रिपोर्ट का उपयोग करें
एक व्यावसायिक रिपोर्ट का उपयोग मुख्य रूप से सूचना को संप्रेषित करने के लिए किया जाता है। एक पत्र भी जानकारी दे सकता है, लेकिन यह आमतौर पर जानकारी को सारांशित करता है। हालांकि एक पत्र विशिष्ट प्राप्तकर्ताओं को संबोधित किया जाता है, एक रिपोर्ट कंपनी के बाहर के लोगों को भेजी जा सकती है या प्रकाशित की जा सकती है। रिपोर्ट को अक्सर एक तरीके से स्वरूपित किया जाता है जो एक रिपोर्टिंग अवधि से दूसरे तक लगातार होती है ताकि जानकारी की तुलना की जा सके। यदि रिपोर्ट पूरी करने वाले कर्मचारियों का कारोबार होता है, तो रिपोर्ट टेम्प्लेट की एकरूपता कंपनी के लिए अपनी रिपोर्टिंग प्रथाओं में निरंतरता बनाए रखना आसान बनाती है।
लंबाई
व्यवसाय रिपोर्ट या व्यावसायिक पत्र का उपयोग करना है या नहीं यह तय करने में एक कारक उस जानकारी की लंबाई है जिसे आपको संवाद करने की आवश्यकता है। एक व्यावसायिक पत्र आम तौर पर एक और तीन पृष्ठों के बीच लंबा होता है। यदि आप ऐसी जानकारी दे रहे हैं जो इससे अधिक लंबी है, तो यह पढ़ना आसान होगा कि क्या यह एक अवलोकन, शीर्षक और निष्कर्ष के साथ रिपोर्ट के रूप में प्रारूपित है। पाठक की सहायता के लिए लंबी रिपोर्टों में सामग्री की एक तालिका होनी चाहिए।
दर्शक
एक और पहलू पर विचार करने के लिए अपने दर्शकों है। यदि आपके द्वारा एकत्र की गई जानकारी की समीक्षा केवल कुछ लोगों द्वारा की जाएगी, तो इसे अपनी व्यक्तिगत टिप्पणियों वाले पत्र में शामिल करें। हालाँकि, यदि आप ऐसी जानकारी संकलित कर रहे हैं जो आपकी कंपनी के बाहर के व्यक्तियों द्वारा कई लोगों द्वारा पढ़ी जाएगी या भविष्य में संदर्भित की जाएगी, तो व्यावसायिक रिपोर्ट का उपयोग करें। वित्तीय डेटा, उदाहरण के लिए, आपकी कंपनी के शेयरधारकों, एकाउंटेंट, वकीलों और सरकारी एजेंसियों द्वारा समीक्षा की जा सकती है।
सूचना का प्रकार
डेटा टेबल, सूची, स्प्रेडशीट या फ़ॉर्म में संकलित किया जाता है जो एक पत्र की तुलना में व्यावसायिक रिपोर्ट में बेहतर रूप से फिट होते हैं। इसी तरह, यदि आप रेखांकन या आरेख शामिल हैं, तो एक रिपोर्ट का उपयोग करें। एक प्रमुख अनुसंधान परियोजना, जैसे कि व्यवहार्यता अध्ययन, को एक रिपोर्ट में रखा जाना चाहिए क्योंकि यह अनुसंधान डेटा, सांख्यिकी, विधियों और परिणामों की महत्वपूर्ण मात्रा को रेखांकित करने के लिए प्रारूप प्रदान करता है। दूसरी ओर, एक पत्र, अनुसंधान के एक संक्षिप्त सारांश को संप्रेषित करने के लिए उपयोगी है। अन्य प्रकार की जानकारी जो आमतौर पर एक रिपोर्ट में बताई जाती है, उनमें रणनीतिक योजना, बिक्री रिपोर्ट, अनुपालन रिपोर्ट और विपणन योजना शामिल हैं।
औपचारिकता
एक पत्र के बजाय एक व्यावसायिक रिपोर्ट का उपयोग करें, क्या आपका लेखन औपचारिक है। यदि आप पत्र में "I" या "आप" का स्वतंत्र रूप से उपयोग कर सकते हैं, तो एक रिपोर्ट कम व्यक्तिगत है। एक रिपोर्ट एक उद्देश्यपूर्ण लहजे में लिखी गई है, तथ्यों को व्यक्त करने के बजाय तथ्यों की रिपोर्टिंग। यदि आप रिपोर्ट के साथ एक राय शामिल करना चाहते हैं, तो रिपोर्ट के साथ एक पत्र में लिखें। यदि आप जो सामग्री प्रस्तुत कर रहे हैं, उसे बाहरी स्रोतों को उद्धरणों की आवश्यकता होती है, तो एक रिपोर्ट ऐसा करने के लिए उपयुक्त प्रारूप है। आपकी कंपनी द्वारा पसंद की गई शैली के आधार पर, रिपोर्ट के पाठ के भीतर उद्धरणों को फुटनोट में या रिपोर्ट के अंत में रखें।
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