व्यवसाय में प्रभावी आंतरिक नियंत्रण तकनीकों के बारे में

कोई भी व्यवसाय जो कर्मचारियों को काम पर रखता है वह धोखाधड़ी गतिविधि का जोखिम चलाता है। अनियंत्रित छोड़ दिया, धोखाधड़ी आपके व्यापार की निचली रेखा पर एक बड़ा नकारात्मक प्रभाव डाल सकती है। कुछ मामलों में, एक विश्वसनीय कर्मचारी, जिसके पास किसी व्यवसाय के वित्त तक आसान पहुंच है, कंपनी के धन को चोरी करके अपने अधिकार का दुरुपयोग कर सकता है। विभिन्न प्रकार की आंतरिक नियंत्रण तकनीकें अड़चनों को रोकने में मदद कर सकती हैं।

भूमिका अलगाव

नेशनल एसोसिएशन ऑफ वेटरन्स रिसर्च एंड एजुकेशन फाउंडेशंस के अनुसार, व्यापार वित्त में सबसे महत्वपूर्ण आंतरिक नियंत्रण मुद्दों में से एक भूमिका विभाजन है। जब भी संभव हो, एक व्यक्ति को असाइन करने के बजाय कई कर्मचारियों के बीच बहीखाता, सूची नियंत्रण और पेरोल प्रबंधन जैसे कार्यों को फैलाएं। यदि आपके व्यवसाय में केवल कुछ मुट्ठी भर कर्मचारी हैं, तो आपको इन क्षेत्रों में खुद पर भारी पड़ने की आवश्यकता हो सकती है।

आचार संहिता

यदि आपके पास पहले से एक नहीं है, तो यह सुनिश्चित करने के लिए एक लिखित आचार संहिता विकसित करें कि आपके कर्मचारियों को स्वीकार्य व्यवहार की सीमाओं को पता है, और आवश्यक होने पर इसे लागू करना सुनिश्चित करें। उदाहरण के लिए, आपका कोड गतिविधियों को विस्तृत कर सकता है जिन्हें आपके व्यवसाय के लिए हानिकारक माना जा सकता है, जैसे कि ग्राहकों या प्रतियोगियों के साथ विशेषाधिकार प्राप्त जानकारी साझा करना। आपके कोड को यह भी स्पष्ट करना चाहिए कि आपके कर्मचारियों की जिम्मेदारी है कि वे अन्य कर्मचारियों द्वारा किए गए अनैतिक कार्यों की रिपोर्ट करें।

पैसा संभालना

निधियों की हैंडलिंग के लिए स्पष्ट प्रक्रियाओं को लागू करें। यदि कर्मचारियों के पास कंपनी की चेकबुक तक पहुंच है, तो सुनिश्चित करें कि इसे उपयोग में न होने पर एक सुरक्षित लॉक में रखा गया है। पेटीएम तक कर्मचारी की पहुंच सीमित करें और इसके उपयोग के लिए वाउचर प्रणाली लागू करें। सुनिश्चित करें कि सभी चेक चेक संख्या दर्ज करने के साथ-साथ जिस कारण से यह लिखा गया था, उसे दर्ज़ किया गया है।

मेल

यदि आपका व्यवसाय बहुत छोटा है, तो ग्राहक चेक या अन्य धन रहस्यमय तरीके से गायब होने की संभावना से बचने के लिए अपना खुद का व्यवसाय मेल खोलने का अभ्यास करें। यदि आप इस कार्य को सौंपते हैं, तो दो या दो से अधिक कर्मचारी एक साथ एक प्रकार की निगरानी प्रणाली के रूप में मेल खोलते हैं।

क्रॉस चेक

यह सुनिश्चित करने के लिए क्रॉस-चेकिंग सिस्टम स्थापित करने पर विचार करें कि सभी प्रक्रियाएं ठीक से और नैतिक रूप से आयोजित की जाती हैं। उदाहरण के लिए, आपका कर्मचारी जो आपकी इन्वेंट्री का प्रबंधन करता है, वह अनियमितताओं को देखने के लिए आपके पेरोल कर्मचारी के काम की अनियमित रूप से जांच कर सकता है। इस तरह की प्रणाली कर्मचारियों को पहले स्थान पर धोखाधड़ी की गतिविधियों में संलग्न होने से भी रोकती है।