व्यापार पत्र की विभिन्न शैलियाँ
ईमेल और ग्रंथों ने हमारे जीवन के कई क्षेत्रों में पत्रों को बदल दिया है, लेकिन छोटे व्यवसाय के मालिकों के लिए एक पेशेवर व्यवसाय पत्र लिखना सीखना आवश्यक है। चाहे आप आपूर्तिकर्ताओं, ग्राहकों या संभावित वित्तपोषण भागीदार को लिख रहे हों, आपका पत्र आपके और आपके व्यवसाय को दर्शाता है। एक खराब स्टाइल वाला पत्र पाठक को यह आभास दे सकता है कि आपके पास अपने व्यवसाय को चलाने के लिए कौशल और व्यावसायिकता की कमी है।
तीन शैलियाँ
व्यापार पत्रों की तीन स्वीकार्य शैलियाँ ब्लॉक, संशोधित ब्लॉक और सेमीब्लॉक हैं। तीन सबसे अलग हैं जहां लाइनें शुरू होती हैं। ब्लॉक शैली में, सभी लाइनें बाएं मार्जिन पर शुरू होती हैं। यदि आप एक संशोधित-ब्लॉक शैली चुनते हैं, तो वापसी पते और समापन लाइनों को छोड़कर सभी पत्र अनुभागों को शुरू करें - अपने हस्ताक्षर सहित - बाएं मार्जिन पर; अपने पृष्ठ के केंद्र में अपवाद शुरू करें। सिंबल शैली संशोधित ब्लॉक के समान है, सिवाय इसके कि आपको पत्र के प्रत्येक पैराग्राफ की पहली पंक्ति को इंडेंट करना चाहिए।
फ़ॉन्ट, मार्जिन और रिक्ति
अपने पत्र को पढ़ने में आसान बनाने के लिए 12-बिंदु एरियल या टाइम्स न्यू रोमन फ़ॉन्ट का उपयोग करें। अपने पत्र को एक पेशेवर रूप देने के लिए आपके द्वारा चुनी गई शैली की परवाह किए बिना चारों ओर 1-इंच का मार्जिन सेट करें। आपके पत्र के आस-पास का स्थान भी इसे अस्पष्ट दिखता है और इसे पढ़ना आसान बनाता है। यदि आप ब्लॉक शैली का उपयोग कर रहे हैं, तो हमेशा अपने रिटर्न पते के बाद एक पंक्ति छोड़ें - या शीर्षक - इससे पहले कि आप एक तारीख शामिल करें। यदि आप संशोधित ब्लॉक या अर्ध-संशोधित ब्लॉक का उपयोग कर रहे हैं, तो चुनाव आपका है कि तारीख से पहले एक लाइन छोड़ें या नहीं। सभी शैलियों में, अपने पत्र के प्रत्येक भाग के बीच और पत्र के शरीर में पैराग्राफ के बीच एक रेखा छोड़ें।
धारा
व्यावसायिक पत्रों में कई खंड होते हैं। शीर्षक में आपका रिटर्न पता, दिनांक और प्राप्तकर्ता का पता शामिल होता है। अभिवादन या अभिवादन अगला है, उसके बाद शरीर, समापन और हस्ताक्षर रेखा। हमेशा अपना पूर्ण रिटर्न पता शामिल करें, हालांकि आप अपना ईमेल पता और फोन और फैक्स नंबर शामिल कर सकते हैं यदि आप चुनते हैं। यदि आपके पास प्राप्तकर्ता की पहचान की जानकारी, जैसे कि उसका विभाग, हैडिंग में शामिल करें। व्यक्ति के व्यक्तिगत या व्यावसायिक शीर्षक के बाद "डियर" के साथ अपना अभिवादन शुरू करें। अभिवादन के बाद एक बृहदान्त्र का उपयोग करें। अपने पत्र को "ईमानदारी से, " उसके बाद अल्पविराम से बंद करें। चार लाइनें छोड़ें और अपना नाम और शीर्षक टाइप करें। अपने नाम के ऊपर पत्र पर हस्ताक्षर करें।
विचार
अपनी शैली को पूरे पत्र के अनुरूप रखें। जब तक यह उचित रचना के लिए आवश्यक नहीं है, इटैलिकाइज़ न करें, बोल्ड या शब्दों को रेखांकित करें। अक्सर इन शैलियों का उपयोग अनौपचारिक रूप से लिखते समय कुछ शब्दों पर जोर देने के लिए किया जाता है, लेकिन वे व्यावसायिक लेखन में व्यावसायिकता की कमी को उधार देते हैं। शरीर में पाठ के एक ठोस खंड के बजाय, इसे कई आसानी से पढ़े जाने वाले पैराग्राफ में तोड़ दें। किसी को भेजने से पहले अपने पत्र को त्रुटियों और स्पष्टता की समस्याओं का प्रमाण देने के लिए कहें।
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