दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली आवश्यकताएँ

दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियाँ संगठनों के स्टोर करने और दस्तावेज़ों और सूचनाओं को पुनः प्राप्त करने के तरीके को बदल रही हैं। वे नए और उच्च तकनीक वाले उपकरणों के साथ पुराने स्कूल की फाइलें और फाइलिंग कैबिनेट्स को बदलते हैं। इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइलों को कंपनी में किसी को भी तुरंत प्राप्त किया जा सकता है और परिष्कृत एन्क्रिप्शन द्वारा संरक्षित किया जा सकता है। बुद्धिमान ऑप्टिकल चरित्र मान्यता किसी भी उपयोगकर्ता को महत्वपूर्ण दस्तावेजों की पुनर्प्राप्ति को सरल बनाने, कीवर्ड के लिए पूरे डेटाबेस को खोजने में सक्षम बनाती है। प्रत्येक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली को कई प्रमुख घटकों की आवश्यकता होती है।

स्कैनर

संगठन द्वारा प्राप्त प्रत्येक पेपर दस्तावेज़ को डिजिटल संस्करण बनाने के लिए स्कैन किया जाना चाहिए। स्कैनर सभी आकार और आकारों में आते हैं। बड़े संगठन एक ऐसे स्वचालित स्कैनर का पता लगाना चाहते हैं, जो एक स्वचालित फीडर के साथ एक कापियर के समान संचालित होता है, जो लंबे दस्तावेजों को स्वचालित रूप से संसाधित कर सकता है। कई स्कैनर एक डिवाइस में प्रिंटर, फैक्स मशीन और स्कैनर की भूमिका को जोड़ते हैं, जिससे सभी आउटपुट का डिजिटल संस्करण स्वचालित रूप से बन जाता है। छोटी कंपनियों को एक सस्ते फ्लैटबेड स्कैनर खरीदने की इच्छा हो सकती है जो आसानी से छोटे वॉल्यूम को संभाल सके।

दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर

एक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली केवल उस सॉफ़्टवेयर के रूप में अच्छी है जो इसे चलाता है। कई सिस्टम उपलब्ध हैं, प्रत्येक विशेष कार्यक्षमता प्रदान करता है। सभी सिस्टम डिजिटल दस्तावेज़ों को ट्रैकिंग कोड असाइन करने की अनुमति देते हैं, डॉकेट्स को दस्तावेज़ असाइन करते हैं और उपयोगकर्ताओं को कुछ दस्तावेज़ पुनर्प्राप्त करने की अनुमति देते हैं। कई प्रणालियों में संवेदनशील जानकारी को सुरक्षित रखने और उन्हें किसी अन्य व्यक्ति को अग्रेषित करने से पहले दस्तावेजों को एनोटेट करने के तरीके शामिल हैं। दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों पर निर्णय लेने से पहले, विचार करें कि आपकी कंपनी का प्रत्येक विभाग आज पेपर दस्तावेजों को कैसे संग्रहीत करता है और पुनर्प्राप्त करता है, और आवश्यक कार्यक्षमता के आधार रेखा के रूप में उपयोग करता है।

भंडारण युक्ति

एक बार जब कोई दस्तावेज़ डिजीटल कर दिया जाता है, तो इसे आवश्यक रूप से पुनर्प्राप्ति के लिए सुरक्षित रूप से संग्रहीत किया जाना चाहिए। भंडारण उपकरणों का आकार और कार्यक्षमता होती है। छोटे कार्यालय दस्तावेज़ संग्रहण के लिए सर्वर पर हार्ड ड्राइव निर्दिष्ट करना चाहते हैं। बड़े कार्यालयों को एक समर्पित भंडारण उपकरण की आवश्यकता हो सकती है। एक ऑफसेट बैकअप प्रक्रिया को शामिल करने पर विचार करें जो एक डुप्लिकेट डेटाबेस बनाता है। उपकरण की खराबी, आग, पानी की क्षति या भंडारण उपकरण की चोरी की स्थिति में, महत्वपूर्ण दस्तावेज खोए बिना, सभी ग्राहक डेटा को बैकअप ड्राइव से तुरंत प्राप्त किया जा सकता है।