एक फ्रंट डेस्क रिसेप्शनिस्ट की ड्यूटी

अपनी कंपनी के चेहरे के रूप में सेवा करने के लिए एक फ्रंट-डेस्क रिसेप्शनिस्ट को किराए पर लेना एक अच्छी तरह से तैयार किए गए नौकरी विवरण के साथ शुरू होता है जो स्थिति के कर्तव्यों को रेखांकित करता है। नौकरी विवरण में रिसेप्शनिस्टों के लिए आवश्यक विशिष्ट जिम्मेदारियों को शामिल करें, लेकिन उन कर्तव्यों में जोड़ने में संकोच न करें जो आपके व्यवसाय के लिए विशेष रूप से हैं, जैसे कि नए ग्राहक पहले आने पर परिचयात्मक कागजी कार्रवाई को पूरा करना। जब तक नौकरी का विवरण स्पष्ट है और उचित वेतन के लिए कर्तव्यों का पालन करता है, यह आपको नौकरी के लिए एकदम सही व्यक्ति खोजने में मदद कर सकता है।

अभिवादन करने वाले

फ्रंट-डेस्क रिसेप्शनिस्ट के मूल कर्तव्यों में से एक आगंतुकों को शुभकामनाएं देना है। रिसेप्शनिस्ट पहली बार है, और कभी-कभी केवल, आपकी दुकान या कार्यालय में आने वाले व्यक्ति मिल सकते हैं। हालांकि यह एक प्रवेश स्तर की भूमिका है, एक सफल रिसेप्शनिस्ट को एक उत्कृष्ट संचारक और एक मजबूत प्रशासक दोनों होना चाहिए, आराम से सभी अनुनय और पेशेवर स्तरों के व्यक्तियों के साथ बातचीत कर रहा है।

जब मेहमान आते हैं, तो फ्रंट-डेस्क रिसेप्शनिस्ट को उनका गर्मजोशी से स्वागत करना चाहिए, कभी-कभी उनके कोट लेने, रिफ्रेशमेंट प्रदान करने और व्यापार से संबंधित बुनियादी सवालों के जवाब देने में, जैसे कि संचालन के घंटे। रिसेप्शनिस्ट को अपनी कंपनी द्वारा प्रदान किए जाने वाले उत्पादों और सेवाओं का संक्षिप्त विवरण प्रदान करने के लिए पर्याप्त जानकार होना चाहिए।

इन-पर्सन अभिवादन के अलावा, एक फ्रंट-डेस्क रिसेप्शनिस्ट सभी इनकमिंग कॉल का जवाब देने के लिए जिम्मेदार है। आपकी कंपनी के आकार के आधार पर, रिसेप्शनिस्ट को इस कार्य को पूरा करने के लिए आपके टेलीफोन सिस्टम में पारंगत होना चाहिए। अनुरोध के रूप में स्क्रीनिंग कॉल, रिसेप्शनिस्ट मार्ग अपने उचित प्राप्तकर्ता को कॉल करते हैं, आवश्यकतानुसार संदेश लेते और स्थानांतरित करते हैं।

मेल वितरित करना

कुछ कंपनियों में, एक फ्रंट-डेस्क रिसेप्शनिस्ट इनकमिंग और आउटगोइंग मेल के वितरण की देखरेख करता है। जब मेल आता है, तो रिसेप्शनिस्ट इसे सॉर्ट करता है, जंक मेल को खत्म करता है और सर्वोच्च प्राथमिकता के टुकड़ों की पहचान करता है। मेल कंपनी की नीति के अनुसार वितरित किया जाता है। एक फ्रंट-डेस्क रिसेप्शनिस्ट या तो मेल के प्रत्येक टुकड़े को सीधे अपने प्राप्तकर्ता को सौंप सकता है या पार्सल को एक उपयुक्त इंटरऑफिस मेल स्लॉट में रख सकता है। रिसेप्शनिस्ट प्राथमिकता या रात के पैकेज के लिए संकेत भी देते हैं क्योंकि वे आते हैं।

दैनिक आधार पर, फ्रंट-डेस्क रिसेप्शनिस्ट डाक सेवा या रातोंरात कूरियर द्वारा पिकअप के लिए आउटगोइंग मेल तैयार करता है। यदि किसी व्यक्ति या व्यवसाय को एक भीड़ में दस्तावेजों की आवश्यकता होती है, तो रिसेप्शनिस्ट एक मैसेंजर सेवा से संपर्क करता है और सभी आवश्यक निर्देश प्रदान करता है।

प्रशासनिक कार्य

एक फ्रंट-डेस्क रिसेप्शनिस्ट विभिन्न प्रकार के लिपिक कार्य भी कर सकता है, जिसमें पत्राचार पत्राचार, वित्तीय स्प्रेडशीट तैयार करना और तैयारी करना शामिल है। वरिष्ठ टीम के सदस्यों के कैलेंडर का प्रबंधन करना और व्यापार यात्रा की व्यवस्था करना छोटे या मध्यम आकार के व्यवसायों में फ्रंट-डेस्क रिसेप्शनिस्ट के दायरे में आ सकता है। फ्रंट-डेस्क रिसेप्शनिस्ट पर कभी-कभी कार्यालय की आपूर्ति का आदेश देने, दस्तावेज दाखिल करने, फोटोकॉपी बनाने और फैक्स भेजने और प्राप्त करने का भी आरोप लगाया जाता है। कुछ उदाहरणों में, सामने बैठा व्यक्ति हल्का बहीखाता कार्य भी कर सकता है।