प्रभावी व्यवसाय प्रस्ताव / पत्र कैसे लिखें

व्यापार में अच्छा संचार आप कैसे माना जाता है में एक बड़ा अंतर कर सकते हैं। चाहे आप पत्र के रूप में औपचारिक प्रस्ताव लिख रहे हों या सिर्फ एक व्यावसायिक पत्र, उचित स्वरूपण और अपने विचारों को स्पष्ट रूप से और स्पष्ट रूप से समझाने का उपयोग करके सुनिश्चित करेंगे कि आपके दर्शक आपके विचारों को समझते हैं और उन्हें अनुकूल रूप से देखने की संभावना बढ़ाते हैं।

पत्र को प्रारूपित करें

अक्षर को # सही रूप से प्रारूपित करें। अपने नाम, पते और शीर्ष पर केंद्रित अन्य संपर्क जानकारी के साथ लेटरहेड पर लिखें। यदि आपके पास लेटरहेड नहीं है, तो अपना नाम और पता अक्षर के ऊपरी दाएं कोने में लिखें। प्राप्तकर्ता का नाम और पता आपके पते और बाएं कोने से दो लाइनें नीचे होना चाहिए। तारीख को प्राप्तकर्ता के पते के नीचे या प्राप्तकर्ता के पते के नीचे की रेखा पर दाईं ओर केंद्रित रखें। फिर दिनांक के नीचे बाईं ओर एक "Re:" लाइन लगाएं। इस पंक्ति में पत्र के विषय के बारे में स्पष्ट, संक्षिप्त जानकारी होनी चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि आप किसी प्रस्ताव पर चर्चा कर रहे हैं, तो कुछ इस तरह लिखें: "पुन: साझेदारी का विस्तार करने का प्रस्ताव।"

प्राप्तकर्ता को संबोधित करें

प्राप्तकर्ता के उचित शीर्षक का उपयोग करते हुए एक औपचारिक अभिवादन के साथ अपने पत्र की शुरुआत करें। उचित शीर्षक में मिस्टर, मिस और डॉ शामिल हैं, एक महिला को श्रीमती या मिस के रूप में संबोधित नहीं करें जब तक कि उसने स्पष्ट रूप से आपको ऐसा करने के लिए नहीं कहा है। अभिवादन का पालन एक बृहदान्त्र द्वारा किया जाना चाहिए ताकि आपका अभिवादन इस तरह दिखे: "प्रिय डॉ। स्मिथ:"

पृष्ठभूमि विवरण प्रदान करें

पहले पैराग्राफ में किसी भी पृष्ठभूमि की जानकारी प्रदान करें। उदाहरण के लिए, यदि आप किसी मीटिंग का अनुसरण कर रहे हैं, तो मीटिंग के विषय पर संक्षेप में चर्चा करें। यदि आप एक प्रस्ताव प्रस्तुत कर रहे हैं, तो पहले पैराग्राफ में प्रस्ताव का एक संक्षिप्त सारांश दें। इससे आपके दर्शकों को जटिल प्रस्तावों को समझने में मदद मिल सकती है।

आपका उद्देश्य राज्य

स्पष्ट रूप से और स्पष्ट रूप से आपके पत्र और आपके अनुरोध की अगली कार्रवाई का लक्ष्य। प्रस्ताव लिखते समय, स्पष्ट विवरण प्रदान करें जो बाहरी जानकारी न जोड़ें। एक व्यापार व्यवस्था के लिए एक प्रस्ताव, उदाहरण के लिए, प्रस्ताव की मूल शर्तें देना चाहिए। प्राप्तकर्ता से फॉलोअप का अनुरोध करें। यदि आप प्राप्तकर्ता से विशिष्ट कार्रवाई के लिए पूछ रहे हैं - जैसे कि धनवापसी या समय सीमा का विस्तार - अंतिम पैराग्राफ में यह बताएं। यदि प्रस्ताव प्राप्तकर्ता को कोई संभावित लाभ देता है, तो यह बताना सुनिश्चित करें। व्यवसाय से धनवापसी का अनुरोध करने वाला व्यक्ति इस बात पर जोर दे सकता है कि यह धनवापसी उसे भविष्य में व्यवसाय को संरक्षण देने के लिए प्रोत्साहित करेगी।

पत्र को बंद करें

व्यक्ति को उसके विचार के लिए धन्यवाद देकर पत्र को बंद करें और यदि कोई प्रश्न हो तो उसे आपसे संपर्क करने के लिए प्रोत्साहित करें। पत्र को "ईमानदारी से" या "आपका वास्तव में" जैसे अल्पविराम के बाद एक मान्यता के साथ बंद होना चाहिए। अपने नाम को नीचे दी गई कुछ पंक्तियों को लिखें और अपने नाम को अपने टाइप किए गए नाम के ऊपर साइन करें।

दस्तावेज संलग्न करें

अपने पत्र में किसी भी सहायक दस्तावेज को शामिल करें। अपने हस्ताक्षर के नीचे बाईं ओर "बाड़ों:" टाइप करके इन बाड़ों को अस्वीकार करें। इस शब्द के बाद शामिल किए गए बाड़ों की सूची बनाएं।

टिप

किसी भी टाइपोस, वर्तनी त्रुटियों या व्याकरण संबंधी गलतियों के लिए अपने पत्र को प्रूफरीड करें।
किसी भी प्रासंगिक आँकड़े या तथ्यों को अपने प्रस्ताव में शामिल करें। जब वे अनुसंधान या वास्तविक दुनिया के अनुभव के आधार पर प्रस्ताव मजबूत और अधिक सम्मोहक होते हैं।

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