फ़ाइल संगठन तकनीक

एक संगठित फाइलिंग प्रणाली को बनाए रखने के कई लाभ हैं, और व्यापार की दुनिया में इस प्रकार का संगठनात्मक कौशल आपको अपनी उत्पादकता और दक्षता बढ़ाने में मदद कर सकता है। चूंकि फ़ाइल प्रबंधन प्रणाली कई रूप लेती है, इसलिए फाइलिंग तकनीकों के साथ आना महत्वपूर्ण है जो आपके लिए काम करते हैं और उनके इच्छित उद्देश्य की सेवा करते हैं।

पता है कि आपको क्या चाहिए

यह व्यवस्थित होने का समय है, इसलिए अपने डेस्क पर फाइलों के ढेर से गुजरना शुरू करें और यह निर्धारित करें कि आपको क्या फाइल करने की आवश्यकता है। दस्तावेजों के माध्यम से छाँटने से आपको यह पता चल जाएगा कि आपको किस प्रकार की जानकारी के आधार पर संस्थान की किस प्रकार की तकनीकों को संस्थान में भेजना है। आपके द्वारा निर्धारित श्रेणियों के अनुसार उप-ढेर बनाएँ, जैसे कि "क्लाइंट फाइलें, " "फाइनेंस फाइल्स" या "मार्केटिंग फाइलें।" आपकी कंपनी के अभिलेखागार में।

यदि आपको इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइलों को व्यवस्थित करने की आवश्यकता है, तो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों का उपयोग करके समान गतिविधि करें। इलेक्ट्रॉनिक उप-फ़ोल्डर बनाएं और अपने दस्तावेज़ों को फ़ोल्डर में छोड़ दें, जो कि वे फ़ाइलों के प्रकार पर निर्भर करते हैं। पुराने और पुराने दस्तावेजों को अपने कंप्यूटर ट्रैशकेन में स्थानांतरित करें।

वर्णमाला क्रम

एक बार जब आपके पास आपके सभी उप-ढेर पूरे हो जाते हैं और आप जानते हैं कि आपको क्या फाइल करने की आवश्यकता है, तो आप यह पता लगा सकते हैं कि दस्तावेजों को किस तरह से व्यवस्थित रखा जाए जिससे आप आसानी से जानकारी तक पहुँच सकें। टेक्सास स्टेट लाइब्रेरी एंड आर्काइव्स कमीशन के अनुसार, वर्णमाला फाइलिंग सिस्टम बुनियादी और सबसे पसंदीदा फ़ाइल संगठन तकनीकों में से एक है। वर्णानुक्रम दाखिल को वर्णमाला के अक्षरों के अनुसार अपने दस्तावेजों को व्यवस्थित करने के साथ करना पड़ता है, और इसे हार्ड कॉपी या इलेक्ट्रॉनिक रूप से किया जा सकता है। यदि आप अपने दस्तावेज़ों को वर्णानुक्रम में बदलना चाहते हैं, तो फ़ाइल फ़ोल्डर की व्यवस्था करें जो ए से जेड तक लेबल किए गए हैं और फाइलिंग हैं।

कालानुक्रमिक क्रम में

आप फाइलिंग के लिए एक कालानुक्रमिक संगठन तकनीक का उपयोग कर सकते हैं, जो दिनांक के अनुसार फाइलों की व्यवस्था करता है, या तारीखों के अनुक्रम। एंटरप्रेन्योर नेटवर्क (उद्यमियों के लिए एक ऑनलाइन संसाधन) एक कालानुक्रमिक संगठन तकनीक का उपयोग करने की सलाह देता है क्योंकि यह रिकॉर्ड और एक्सेस को अधिक सुविधाजनक बनाता है। इस प्रकार की संगठन प्रणाली विशेष रूप से आसान हो सकती है, जब बैठकों से फाइलों को दूर रखा जाए। हार्ड और इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइलों के लिए, अपनी ज़रूरत के आधार पर, सप्ताह, महीने, तिमाही या वर्षों में विभाजित किए गए फ़ोल्डर बनाएँ।

प्रक्रिया को बनाए रखना

उन पत्रों को ढेर और ऊपर जाने देना आसान है, लेकिन एक फाइलिंग प्रक्रिया स्थापित करना फायदेमंद होगा। जब नए दस्तावेज़ आपके डेस्क पर आते हैं, तो उन्हें जितनी जल्दी हो सके उतनी दूर दाखिल करने का प्रयास करें। यह आपको बड़े पैमाने पर फाइलिंग परियोजना से सड़क के नीचे का समय बचाएगा। यदि आप तुरंत दस्तावेज़ों को दर्ज करने में सक्षम नहीं हैं, तो उन्हें उसी क्रम में एक फाइलिंग ट्रे में सेट करें, जिसे आपने स्थापित किया है (वर्णानुक्रमिक या क्रोनोलोगिक)। यह आपके फाइलिंग के प्रयासों को बाद में और तेज कर देगा।