ईमेल हस्ताक्षरों के लिए दिशानिर्देश

एक हस्ताक्षर ब्लॉक वह पाठ है जो हर आउटगोइंग ईमेल संदेश के साथ उत्पन्न और भेजा जाता है। एक ईमेल हस्ताक्षर यह सुनिश्चित करने का एक अवसर है कि आपकी जानकारी आपके संदेश प्राप्तकर्ताओं तक आसानी से पहुंच सके। हालांकि, त्वरित संदेश भेजते समय औपचारिक और अनौपचारिक के बीच की रेखाओं को धुंधला करना आसान है। एक अच्छी तरह से डिज़ाइन की गई हस्ताक्षर रेखा होने से आप एक अव्यवसायिक छवि को प्रस्तुत करने से बच सकते हैं।

संपर्क जानकारी

अपने हस्ताक्षर ब्लॉक में अपना नाम, शीर्षक और संपर्क जानकारी शामिल करें। जब आप ई-मेल भेजते हैं, विशेष रूप से व्यावसायिक उद्देश्यों के लिए, प्राप्तकर्ता को आपका पत्र समाप्त करने में सक्षम होना चाहिए और फिर जल्दी से देखना चाहिए कि अधिक जानकारी के लिए आपसे कैसे संपर्क किया जाए। अपनी संपर्क जानकारी में अपना नाम, शीर्षक, अपनी कंपनी का नाम, मेलिंग पता और टेलीफोन नंबर शामिल करें।

वेबसाइट

क्या आपके पास एक निजी वेबसाइट या आपकी कंपनी की वेबसाइट पर एक पेज है? यदि ऐसा है, तो अपने हस्ताक्षर ब्लॉक में पता शामिल करें। इस जानकारी को प्राप्तकर्ता के बुकमार्क में सहेजा जा सकता है। जब एक हस्ताक्षर ब्लॉक में एक वेबसाइट का पता शामिल होता है, तो आप आमतौर पर "// www" भाग को छोड़ सकते हैं। आप बस "xyzcompany.com" लिखेंगे। यह सीमित चरित्र हस्ताक्षर ब्लॉक के लिए पात्रों को बचाएगा।

छह लाइनों से अधिक नहीं

Valparaiso University School of Law के ईमेल हस्ताक्षर दिशानिर्देशों के अनुसार, एक हस्ताक्षर ब्लॉक को छह लाइनों या उससे कम रखा जाना चाहिए। यद्यपि इस पर कोई "नियम" नहीं है और लाइनों की संख्या कंपनी या व्यक्ति द्वारा अलग-अलग हो सकती है, अंगूठे का सामान्य नियम है कि हस्ताक्षर यथासंभव कम रखें।

वर्दी हस्ताक्षर

कोलोराडो विश्वविद्यालय डेनवर एक कंपनी या संगठन के माध्यम से वर्दी ईमेल को बढ़ावा देता है। यह उन ग्राहकों को ब्रांड मान्यता प्रदान करेगा जो किसी कंपनी के भीतर कई लोगों के साथ व्यापार करते हैं। यदि आप अपने कार्यस्थल पर उपयोग करने के लिए एक हस्ताक्षर बना रहे हैं, तो अपने श्रेष्ठ से पूछें कि क्या हस्ताक्षर हस्ताक्षर करने के लिए कोई दिशानिर्देश हैं और नमूना या दो के लिए पूछें। यदि आप व्यक्तिगत उद्देश्यों या स्वयं के व्यवसाय के लिए एक हस्ताक्षर बना रहे हैं, तो आप अपने स्वयं के दिशानिर्देश बना सकते हैं।

कोटेशन से बचें

व्यावसायिक पत्राचार में व्यक्तिगत बातें या उद्धरण का उपयोग करने से बचें। जो आपको मज़ेदार लगता है, वह दूसरे व्यक्ति को अप्रिय लग सकता है, इसलिए सावधानी बरतने से बेहतर है कि आप उद्धरण न जोड़ें। बुनियादी संपर्क तथ्यों से चिपके रहें आपके पाठक को आपको पहचानने और संपर्क करने की आवश्यकता होगी।