कार्य विधियों को डबल-चेक कैसे करें

कार्य विधियाँ वे प्रक्रियाएँ हैं जिनके द्वारा व्यवसाय कार्य करते हैं। हालांकि, ऐसे तरीके हमेशा इष्टतम नहीं होते हैं: वे अक्षम, अस्पष्ट, लापता कदम या पुरातन हो सकते हैं। डबल-चेकिंग कार्य विधियां संगठन को ऐसी प्रक्रियाओं में सुधार या संशोधन करने में सक्षम बनाती हैं। हालांकि, इस प्रकार के ऑडिट में प्रबंधन दल से लेकर उनके अधीनस्थों तक कई दलों के सहयोग की आवश्यकता होती है। कुछ मामलों में, आप काम के तरीकों को संशोधित करते समय प्रतिरोध का सामना कर सकते हैं।

1।

कार्य विधि से संबंधित सभी नीतियों और प्रक्रियाओं की समीक्षा करें। प्रशिक्षण मैनुअल, नौकरी ड्यूटी और नौकरी विवरण से संबंधित ज्ञापन इकट्ठा करें। सत्यापित करें कि आप सामग्री को हाथ में दिए गए कार्य कर सकते हैं। यदि कार्य प्रदान की गई जानकारी के साथ नहीं किया जा सकता है, तो दस्तावेजों के भीतर उल्लिखित अतिरिक्त चरणों को शामिल करने के लिए सामग्री में संशोधन करें। जानकारी गायब होने की स्थिति में कार्य करने के तरीके के बारे में कर्मचारियों के साथ पालन करें।

2।

उल्लिखित कार्यों को लागू करने के लिए प्रबंधन टीम के साथ प्रक्रियाओं का सत्यापन करें। मीटिंग बुलाएं और स्पष्टता के लिए जोड़ी गई नीतियों के अतिरिक्त पहले से सूचीबद्ध प्रत्येक चरण पर जाएं। प्रत्येक कार्य कार्य को करने वाले कर्मचारियों की सूची बनाएं। काम के तरीकों की समीक्षा करने के लिए उनके काम का निरीक्षण करने के लिए एक समय निर्धारित करें। नीतियों में सूचीबद्ध श्रमिकों की निहित अपेक्षाओं के बारे में इनपुट के लिए प्रबंधन टीम से पूछें: ऐसी उम्मीदें एक प्रक्रिया समाप्त होने के बाद स्वच्छ उपकरण या सामग्री को त्यागने के लिए जल्दी आ सकती हैं।

3।

संबंधित कार्य करने वाले श्रमिकों को देखें। कार्य विधि प्रलेखन में सूचीबद्ध नहीं किए गए किसी भी चरण को रिकॉर्ड करें। किसी भी विचलन, शॉर्टकट या अन्य विसंगतियों को भी नोट करें। उस कर्मचारी से पूछें, जहाँ उसने सीखे या तैयार किए गए चरणों का उल्लेख उल्लिखित कार्य विधियों में नहीं किया है। दस्तावेज कि क्या इस तरह के विचलन में सुधार या नौकरी के प्रदर्शन की गुणवत्ता में कमी है।

4।

प्रबंधन टीम के साथ काम के तरीकों में अंतर को रिले करें। पर्यवेक्षक और अधीनस्थों के साथ कार्य विधि संशोधन को समन्वित करें। कार्लोस मूर, "लघु व्यवसाय प्रबंधन" पुस्तक के लेखक, "कितने संगठन" गुणवत्ता मंडलियां बनाते हैं, "या उन कार्यकर्ताओं के समूह, जो गुणवत्ता की समस्याओं और सुधार के सुझावों पर चर्चा करने के लिए नियमित रूप से मिलते हैं। डबल-चेक किए गए कार्य विधियों में अंतर के बारे में दोनों पक्षों से प्रतिक्रिया प्राप्त करें। यदि आवश्यक हो, तो उल्लिखित विधियों को निष्पादित करने के सर्वोत्तम तरीकों के बारे में बाहरी स्रोतों जैसे कि ट्रेड प्रकाशन, सलाहकार और अन्य पेशेवरों से अतिरिक्त इनपुट प्राप्त करें।

5।

संशोधित कार्य विधियों का उपयोग करके फिर से कार्य करें। यदि कार्य पूर्व विधि की तुलना में अधिक दक्षता और सुधार के साथ नहीं किया गया है, तो तरीकों की फिर से जाँच करें और किसी भी समस्या को ठीक करें।

6।

दोनों पक्षों के इनपुट के आधार पर कार्य विधियों को फिर से लिखें। सभी स्टाफ सदस्यों को मेमो भेजकर बदलाव बताए।

टिप

• एक टीम के हिस्से के रूप में डबल-चेकिंग कार्य विधियों पर विचार करें। समीक्षा किए जा रहे प्रत्येक कार्यों में कौशल के साथ अतिरिक्त ऑडिटर इकट्ठा करें। मैट सीवर, पुस्तक के लेखक, "गॉवर हैंडबुक ऑफ़ क्वालिटी मैनेजमेंट" बताते हैं कि विभिन्न कार्यों के साथ ऑडिटरों की एक टीम हाथ में तरीकों के अधिक अच्छी तरह से गोल मूल्यांकन के लिए प्रदान करती है।