कर्मचारियों को उनके कार्य की विस्तृत प्रक्रिया लिखने के लिए कैसे प्राप्त करें

अक्सर आपकी कंपनी को चलाने के सबसे करीबी लोग आपके कर्मचारी होते हैं। चूँकि आपके कर्मचारी नियमित रूप से कार्य और प्रक्रियाएँ कर सकते हैं, इसलिए वे इन प्रक्रियाओं के बारे में अधिक जान सकते हैं। एक मैनुअल जिसमें प्रक्रियात्मक निर्देश शामिल हैं, आपकी कंपनी के लिए एक मूल्यवान संपत्ति हो सकती है। सबसे प्रभावी मैनुअल आपके कर्मचारियों के प्रत्यक्ष इनपुट का परिणाम हो सकता है। एक प्रक्रियात्मक मैनुअल संकलित करने के लिए कर्मचारियों को अपने काम की विस्तृत प्रक्रिया लिखने के लिए प्राप्त करें।

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उस कार्य को चुनें जिसमें लिखित प्रक्रियाओं की आवश्यकता है। ऐसी गतिविधियां जो लोगों को कई चरणों के साथ भ्रमित या जटिल कार्यों का पता लगाती हैं, वे प्रक्रियाओं से लाभान्वित हो सकती हैं। महत्वपूर्ण कार्य जिन्हें कर्मचारियों को त्रुटियों के बिना पूरा करना होगा, वे लिखित प्रक्रियाओं से लाभान्वित हो सकते हैं।

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कर्मचारियों को इस बारे में सोचने के लिए प्रोत्साहित करें कि वे प्रक्रिया के बारे में जागरूकता शुरू करने के लिए कार्यों को कैसे करते हैं। कर्मचारी इस बात पर ध्यान देना चाहते हैं कि वे इस बात को याद रखना चाहते हैं कि वे कैसे कार्य करते हैं। यदि कर्मचारियों के पास कोई निर्देश या नियमावली है जो उन्हें कार्य करने में सहायता करते हैं, तो उन्हें इन सामग्रियों को इकट्ठा करना चाहिए।

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उन सभी कर्मचारियों को इकट्ठा करें जो एक कार्य (यदि लागू हो) पर एक साथ काम करते हैं, और प्रक्रिया का एक सहयोगी मसौदा लिखते हैं। एक चॉकबोर्ड या व्हाइटबोर्ड का उपयोग करें ताकि हर कोई आपके द्वारा बनाए गए चरणों को देख सके, जो पहले चरण से शुरू होता है और पूरी प्रक्रिया के माध्यम से जारी रहता है। प्रक्रिया को उन्मुख और संक्षिप्त बनाने के लिए एक क्रिया के साथ प्रत्येक चरण शुरू करें।

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यह सुनिश्चित करने के लिए प्रारूप प्रक्रिया पर चर्चा करें कि यह प्रक्रिया को सही और सटीक रूप से संलग्न करती है। संक्षिप्त और सीधे निर्देशों के लिए प्रयास करें। यदि आप कदम के बारे में संक्षिप्त विवरण प्रदान करके जोड़ सकते हैं कि वे क्यों महत्वपूर्ण हैं, तो यह अतिरिक्त जानकारी जोड़ें। कोई संशोधन या समायोजन आवश्यक करें।

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प्रक्रियाओं में आरेख या चित्र जोड़ें यदि वे उपयोगकर्ता को प्रक्रिया में संशोधन करने में मदद करेंगे।

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प्रक्रियाओं का अंतिम मसौदा तैयार करें। प्रक्रियाओं को आगे बढ़ाएं और उन्हें मानक पेपर पर प्रिंट करें। बाइंडरों में प्रक्रियाओं को रखें, उन्हें बाइंडर की रीढ़ के साथ एक शीर्षक के साथ स्पष्ट रूप से लेबल करें। प्रक्रिया को उस क्षेत्र के पास रखें जहां कर्मचारी कार्य करेंगे।

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• जिल्दसाज़