प्रबंधन क्षमता बढ़ाने के लिए कंप्यूटर का उपयोग कैसे करें

कंप्यूटर हार्डवेयर, जैसे लैपटॉप, स्कैनर और प्रिंटर का उपयोग हाल के दशकों में विस्फोट हुआ है। सॉफ्टवेयर प्रबंधन दक्षता बढ़ाने के लिए डिज़ाइन किया गया है। वर्ड प्रोसेसिंग, स्प्रेडशीट निर्माण और प्रस्तुतियों के लिए कार्यालय अनुप्रयोगों का कुशल उपयोग करके, व्यवसाय प्रबंधन पेशेवर कंपनी में सभी के लिए उत्पादकता बढ़ा सकते हैं। छोटे व्यवसाय विक्रेताओं से Microsoft या Apple जैसे कार्यालय एप्लिकेशन खरीद सकते हैं या वे OpenOffice.org जैसे संगठनों से मुफ्त सॉफ्टवेयर का उपयोग करते हैं।

ईमेल सॉफ्टवेयर

ईमेल एप्लिकेशन का सबसे अच्छा उपयोग करना आम तौर पर आने वाले संदेशों को प्रबंधित करने, हस्ताक्षर के लिए मानक स्थापित करने, कार्यालय से बाहर के उत्तरों और अन्य टेम्पलेट्स के लिए नियमों को स्थापित करने पर निर्भर करता है। विकर्षणों को खत्म करने और उत्पादकता में सुधार करने के लिए, सफल लघु व्यवसाय प्रबंधन को अपने ईमेल की समीक्षा करने के लिए दिन के विशिष्ट समय निर्धारित करने चाहिए। उन्हें नए ईमेल की घोषणा करने वाले विचलित करने वाले झंकार को बंद करने पर विचार करना चाहिए। स्पैम फ़िल्टर अनावश्यक संदेशों को हटाने में मदद करते हैं। जब कर्मचारी वर्णनात्मक विषय लाइनों का उपयोग करते हैं, तो प्रबंधक आने वाले ईमेल को जल्दी से स्कैन कर सकते हैं और महत्वपूर्ण संदेश की पहचान कर सकते हैं, जिसमें तत्काल कार्रवाई की आवश्यकता होती है। प्रभावी प्रबंधक एक संदेश को एक बार पढ़ने और फिर हटाने, जवाब देने या सबफ़ोल्डर में बाद की कार्रवाई के लिए दाखिल करने से सीखते हैं।

वर्कफ़्लो और सहयोगात्मक सॉफ़्टवेयर

सहयोग सॉफ्टवेयर, जैसे कि SharePoint, प्रबंधकों को एक कर्मचारी से दूसरे कर्मचारी के लिए रूट वर्कफ़्लो का उपयोग करने में सक्षम बनाता है। स्पष्ट निर्देशों के साथ, कर्मचारी तुरंत कार्रवाई करते हैं और यह सुनिश्चित करते हैं कि संगठन में काम आसानी से और कुशलता से चलता है। कागज के दस्तावेजों को स्कैन करके और उन्हें ऑनलाइन उपलब्ध कराकर, छोटे व्यवसाय प्रबंधक महत्वपूर्ण सूचना को संप्रेषित करने और साझा करने में लगने वाले समय को कम कर देते हैं।

कैलेंडर अनुप्रयोग

एक ऑनलाइन कैलेंडर बनाए रखने से सभी को अधिक कुशलता से संचालित करने में मदद मिलती है क्योंकि सभी कर्मचारी काम के समेकित दृष्टिकोण के साथ देख सकते हैं और बातचीत कर सकते हैं। नियमित बैठकों को पहले से निर्धारित किया जा सकता है ताकि लोग अपने स्वयं के कार्यक्रम को अधिक प्रभावी ढंग से योजना बना सकें। कार्यालय से दूर कर्मचारी की छुट्टियों और अन्य व्यक्तिगत समय को सूचीबद्ध करके, प्रबंधक अतिरिक्त कवरेज की आवश्यकता होने पर जल्दी से देख सकते हैं।

परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर

परियोजना प्रबंधन उपकरण, जैसे कि Microsoft प्रोजेक्ट, बेसकैंप या ज़ोहो, एक व्यस्त लघु व्यवसाय परियोजना प्रबंधक को प्रोजेक्ट कार्यों में प्रवेश करने, संसाधन आवंटित करने और प्रगति की निगरानी करने की अनुमति देता है। क्योंकि प्रोजेक्ट टीम के सदस्यों के साथ आसानी से जानकारी साझा की जा सकती है, सफल प्रोजेक्ट मैनेजर समय की बचत करते हैं और पेपर कचरे को कम करते हैं। स्टेटस अपडेट्स, प्लान्स या एक्शन आइटम्स के लिए पेपर डॉक्युमेंट्स डिस्ट्रीब्यूट करने के बजाय, वे टीम के सदस्यों के साथ ऑनलाइन सहयोग करते हैं और जरूरी होने पर ही प्रिंट करते हैं, जैसे अप्रूवल साइनिंग के लिए।

स्मार्टफोन और लैपटॉप

स्मार्टफोन प्रौद्योगिकी का उपयोग करके, कर्मचारी कार्यालय से बाहर रहने पर संपर्क में रहते हैं। कार्यालय अनुप्रयोगों उत्पादकता बढ़ाने के लिए फोन अनुप्रयोगों के साथ सिंक्रनाइज़। प्रभावी कार्मिक अपने फोन पर अपनी संपर्क सूची, व्यक्तिगत नोट और नियुक्तियों को बनाए रखते हैं। वे अपने फ़ोन और लैपटॉप पर दस्तावेज़ देखते हैं, कागज़ प्रतियों की आवश्यकता को कम करते हैं।

इंटरनेट

इंटरनेट संसाधनों के उपयोग से बोझिल मैनुअल और अन्य मुद्रित संदर्भ सामग्री की आवश्यकता कम हो जाती है। मोबाइल कर्मचारी बाह्य हार्ड ड्राइव और यूएसबी कनेक्टर का उपयोग एक कंप्यूटर से दूसरे में दस्तावेज़ स्थानांतरित करने और आपातकालीन या आपदा के मामले में बैकअप बनाने के लिए करते हैं। सोशल मीडिया प्रौद्योगिकी, जैसे कि विकी, ब्लॉग और फ़ोरम, प्रबंधकों के लिए अधीनस्थों, साथियों, वरिष्ठों और ग्राहकों के साथ बातचीत करना अधिक प्रभावी ढंग से संभव बनाते हैं।