प्रोजेक्ट प्राथमिकताओं की योजना बनाने के लिए आदर्श पीएमओ मॉडल का उपयोग कैसे करें

किसी भी उद्योग के बारे में परियोजना प्रबंधन महत्वपूर्ण है। कुछ उद्योगों में, जैसे कि सूचना-प्रौद्योगिकी क्षेत्र, परियोजना प्रबंधन कार्यालय या पीएमओ, परियोजना-प्रबंधन पहल करने के लिए कई व्यवसायों में एक प्रमुख विभाग के रूप में कार्य करते हैं। दो बुनियादी पीएमओ मॉडल स्पेक्ट्रम के विपरीत छोर का प्रतिनिधित्व करते हैं, जिस तरह की भूमिका पीएमओ को निभानी चाहिए। जिन दो मॉडलों का उपयोग किया जा सकता है वे पर्यवेक्षी और समर्थन मॉडल हैं।

मॉडल के

पर्यवेक्षी मॉडल में, पीएमओ परियोजना-प्रबंधन प्रक्रिया की देखरेख करता है और परियोजना के पूरा होने में शामिल विभिन्न टीमों के काम का पर्यवेक्षण करता है। समर्थन मॉडल में, पीएमओ अधिक सलाहकार क्षमता में कार्य करता है और जहाँ भी संभव हो अतिरिक्त सहायता प्रदान करके टीमों को अपने लक्ष्य को पूरा करने में मदद करता है। कुछ कंपनियां अब दो मॉडलों के सम्मिश्रण पर जोर देती हैं क्योंकि वे केवल एक चरम या दूसरे पर ध्यान केंद्रित करने की सीमाओं को पहचानती हैं। उदाहरण के लिए, परियोजना प्रबंधन के समर्थन के रूप में सेवारत पीएमओ का परियोजना निष्पादन पर बहुत कम नियंत्रण है और परियोजना की दिशा को ठीक से आकार देने और प्रभावित करने में सक्षम नहीं हो सकता है। इसी तरह, पर्यवेक्षी PMO प्रक्रिया पर बहुत अधिक नियंत्रण प्रदर्शित कर सकता है और पूरी तरह से रचनात्मकता को नियंत्रित कर सकता है।

मैदान का मध्य

जब परियोजना की प्राथमिकताओं की योजना बनाने का प्रयास किया जाता है, तो समर्थन और पर्यवेक्षी मॉडल के दो चरम सीमाओं के बीच एक मध्य मैदान खोजना आदर्श होता है। किसी भी समय परियोजना टीम पर पर्यवेक्षणीय नेतृत्व थोपना मुश्किल हो सकता है, इसलिए पीएमओ का उपयोग करके निर्देश देना या निर्देशित करना कि परियोजना को कैसे प्राथमिकता दी जानी चाहिए और बाहर किया जाना चाहिए, यह उन सभी के हित में नहीं है। समय या दूरी के हिसाब से अलग होने के कारण सही निर्णय लेने के लिए आवश्यक सभी उपलब्ध जानकारी पीएमओ के पास नहीं हो सकती है। वही समर्थन मॉडल पर बहुत अधिक भरोसा करने का सच है। टीमों को एक समर्थन कार्यालय के रूप में पीएमओ के साथ मिलने से अधिक दिशा और नेतृत्व की आवश्यकता हो सकती है। इसके बजाय, कंपनियों को स्पेक्ट्रम के एक छोर से दूसरे स्थान पर आवश्यक रूप से द्रवित रूप से बढ़ते हुए, दोनों के बीच संतुलन कार्य करना होता है।

अभिनंदन करना

दो चरम सीमाओं के बीच कसकर चलने से एक पीएमओ में परिणाम होना चाहिए जो परियोजना प्रबंधन के लिए एक सुविधा के रूप में कार्य करता है। परियोजना की प्राथमिकताओं की योजना भी चरम सीमाओं के बीच संतुलन का विषय है। पीएमओ यह निर्धारित करने में पर्यवेक्षक के रूप में कार्य कर सकता है कि कौन सी परियोजनाएं दूसरों की तुलना में अधिक महत्वपूर्ण हैं। पीएमओ को अपनी टीमों को काम पूरा करने की प्राथमिकता का संकेत देना चाहिए, लेकिन फिर भी इस संभावना को खुला छोड़ दें कि स्थिति यह तय कर सकती है कि परियोजनाएं सामने आने के साथ ही अन्य प्राथमिकताएं आगे निकल जाएंगी। हालांकि, अगर पीएमओ जोर देकर कहता है कि परियोजनाओं को एक विशिष्ट क्रम में किया जाता है, तो यह सुनिश्चित करने के लिए एक सुविधा या समर्थन कार्यालय के रूप में भी काम करना चाहिए।

जानकारी

टेक रिपब्लिक वेबसाइट का तर्क है कि पीएमओ को ज्ञान प्रबंधन में महत्वपूर्ण भूमिका निभानी चाहिए। ज्ञान प्रबंधन परियोजना प्राथमिकताओं की योजना बनाने के लिए महत्वपूर्ण है। पीएमओ ज्ञान के भंडार के रूप में काम कर सकता है, जिस पर टीम प्राथमिकताओं की योजना बनाने के उद्देश्य से भरोसा कर सकती है। पीएमओ टीमों को यह जानकारी दे सकता है कि कौन से तरीके काम करते हैं और कौन से नहीं। इसमें उन कार्यों का बेहतर विचार भी हो सकता है, जिन्हें दूसरों के आगे पूरा किया जाना चाहिए। टीमें पीएमओ पर भरोसा करने के लिए भरोसा कर सकती हैं कि किन कार्यों को दूसरों पर प्राथमिकता देनी चाहिए और फिर सर्वोत्तम उपलब्ध ज्ञान के आधार पर उन्हें पूरा करने के लिए आवश्यक सहायता प्रदान करनी चाहिए।