ईमेल अनुरोध की उपलब्धता कैसे लिखें

ईमेल व्यापार संचार का एक स्वीकृत रूप है, और आप इस पद्धति का उपयोग बैठक के लिए उपलब्धता का अनुरोध करने के लिए कर सकते हैं। जब आप ऐसे किसी व्यक्ति से संपर्क करते हैं जो आपसे नहीं मिला है और आपको अपने उत्पादों या सेवाओं के बारे में कम जानकारी है, तो आपको यथासंभव संक्षिप्त रूप से जानकारी देनी होगी। याद रखें कि कई अधिकारी स्मार्ट फोन और टैबलेट के माध्यम से ईमेल तक पहुंचते हैं, और लंबा संदेश पढ़ने का समय नहीं होता है। विनम्र, उपयुक्त भाषा का उपयोग करते हुए आपके ईमेल को इस बिंदु पर होना चाहिए।

1।

ईमेल को व्यक्तिगत रूप से संबोधित करें और शुरुआत में इसका उद्देश्य संक्षेप में बताएं। कुछ व्यवसायिक लोगों के पास यह समझने की कोशिश करने के लिए पैराग्राफ के एक जोड़े के माध्यम से पढ़ने का समय है। एक ऐसे वाक्य के साथ ईमेल खोलें जो पाठक को बताता है कि आप उसकी सुविधा पर नियुक्ति को निर्धारित करने के लिए लिख रहे हैं।

2।

मीटिंग का अनुरोध करने के लिए अपने कारण के साथ उद्देश्य कथन का पालन करें। प्राप्तकर्ता को संक्षेप में बताएं कि आप कौन हैं और इस कारण से आपको उससे मिलने की आवश्यकता है। स्पष्ट भाषा और छोटे वाक्यों का उपयोग करें, जैसे "मेरी कंपनी आपके क्षेत्र में काम करती है और मेरे पास एक सेवा है जो आपको लाभान्वित कर सकती है।"

3।

बैठक के लिए कुछ संभावित तारीखों और समयों का सुझाव दें, वैकल्पिक विकल्पों के लिए अनुरोध के साथ अगर उनमें से कोई भी तारीख उपयुक्त नहीं है। वह प्राप्तकर्ता से मीटिंग सेट करने के लिए ओनस को हटा देगा, जिससे उसे जवाब देना आसान हो जाएगा। यदि आप उसे उसकी उपलब्धता का विवरण देने के लिए कहते हैं, तो आप उसे उससे अधिक काम करने के लिए कह रहे हैं जो आप हैं।

4।

बैठक के लिए स्पष्ट रूप से स्थान, और इसे चुनने के लिए आपके कारण। एक प्रारंभिक बैठक के लिए, यह बैठक के लिए यात्रा करने के लिए एक होने का अनुरोध करने वाले व्यक्ति के लिए स्वीकार किया जाता है। यह लागू नहीं होगा, हालांकि, यदि प्राप्तकर्ता को आपके व्यवसाय में आना चाहिए, तो वह आपकी सुविधाओं और उत्पादों को देख सकता है। उस स्थिति में, आपके ईमेल को यह समझाना चाहिए।

5।

उपलब्धता का अनुरोध करने के लिए अपने ईमेल में विनम्र, सभ्य भाषा का उपयोग करें, और जांचें कि आपकी वर्तनी और व्याकरण सही है। एक संभावित ग्राहक या व्यवसाय सहयोगी को एक संदेश द्वारा बंद किया जा सकता है जो भाषा की खराब समझ प्रदर्शित करता है। संक्षेप में अपने व्यवसाय के साथ सहयोग से प्राप्तकर्ता को संभावित लाभ प्रदान करें।

6।

ईमेल के लिए अपनी कंपनी और उत्पादों या सेवाओं के बारे में जानकारी संलग्न करें ताकि प्राप्तकर्ता उन्हें आसानी से एक्सेस कर सके। अपने उत्पाद या सेवा के बारे में अपनी कंपनी की वेबसाइट और समाचार लेखों के लिंक प्रदान करें जो प्राप्तकर्ता को बैठक का अनुरोध करने के कारण की समझ दे सकते हैं। ईमेल का आकार दो मेगाबाइट से कम रखें, और सुनिश्चित करें कि अटैचमेंट में कंप्यूटर वायरस न हों।

7।

एक सप्ताह के बाद ईमेल अनुरोध का पालन करें, अगर प्राप्तकर्ता ने जवाब नहीं दिया है। अपने दूसरे ईमेल में, पुष्टि करें कि उसने पहला ईमेल प्राप्त किया है, और एक बैठक के लिए आपके अनुरोध को दोहराता है। यह बताएं कि यदि आपने इसे प्राप्त नहीं किया है, तो आप किसी विशिष्ट तिथि पर टेलीफोन द्वारा प्राप्तकर्ता से संपर्क करेंगे और यह सुनिश्चित करने के लिए फोन कॉल शेड्यूल करेंगे कि आप इसका पालन करते हैं।

जरूरत की चीजें

• नाम और ईमेल पता
• संभावित तिथियां और समय
• वर्तनी जाँच करनेवाला
• इलेक्ट्रॉनिक प्रचार सामग्री