कैसे एक व्यापार संग्रह पत्र लिखने के लिए

व्यापार संग्रह पत्र आमतौर पर एक चालान के अपराधी होने के समय में अपने स्वर को समायोजित करते हैं। हालांकि एक संग्रह पत्र का प्राथमिक लक्ष्य ग्राहक को भुगतान प्रस्तुत करने के लिए राजी करना है, लेकिन संग्रह प्रक्रिया को व्यावसायिक संबंधों को खतरे में नहीं डालना चाहिए। कंपनियां संग्रह पत्र का उपयोग संचार के एकमात्र साधन के रूप में कर सकती हैं, जब वे पिछले बकाया चालान को इकट्ठा करने का प्रयास करते हैं। कुछ उन्हें संग्रह कॉल के पूरक के रूप में उपयोग कर सकते हैं।

सुर

संग्रह एजेंट को एक स्वर में पत्र लिखना चाहिए जो दोनों फर्म और विचारशील है, जो उस ग्राहक को याद दिलाता है जो पिछले कारण है और यह कि व्यवसाय एक तेज भुगतान की सराहना करेगा। उदाहरण के लिए, एक ऋण के लिए एक संग्रह पत्र जो 30 दिनों के अतीत के कारण बताते हुए कहा जा सकता है, "हमारे पास अभी तक भुगतान प्राप्त करने के लिए नहीं है और आपको अपने क्रेडिट विशेषाधिकारों को बनाए रखने के लिए इसे जल्द से जल्द भेजने के लिए प्रोत्साहित करेगा।"

सामग्री

किसी भी व्यवसाय संग्रह पत्र की सामग्री आम तौर पर शिकायत की प्रकृति और प्राप्तकर्ता को इसे हल करने के लिए उठाए जाने वाले कदमों के बारे में बताती है। उदाहरण के लिए, एक ऋण के लिए एक पत्र जो 60 दिनों के लिए पिछले कारण हो सकता है: "हमें अभी भी इनवॉइस # 19 दिनांक 2 जनवरी, 2012 के लिए भुगतान नहीं मिला है। 2 मार्च को, हमने एक पिछला कारण अनुस्मारक भेजा है लेकिन वापस नहीं सुना है आप। भुगतान की व्यवस्था के लिए कृपया जल्द से जल्द हमारे कार्यालय से संपर्क करें। "

परिणाम

व्यवसाय के संग्रह पत्र जो अंतिम नोटिस हैं, आमतौर पर ग्राहक को सूचित करेंगे कि उनका ऋण एक निश्चित तारीख के बाद एक संग्रह एजेंसी को भेजा जाएगा। कुछ परिस्थितियों में, एक अंतिम नोटिस में यह भी कहा जा सकता है कि कंपनी कानूनी कार्रवाई दायर करेगी या अवैतनिक संपत्ति का प्रतिकार करेगी। अंतिम नोटिस आमतौर पर 90 दिनों या उससे अधिक पिछले ऋण के साथ होते हैं। उदाहरण के लिए, फर्नीचर पर भुगतान के लिए एक अंतिम संग्रह पत्र में कहा जा सकता है, "जब तक इस पत्र की तारीख से दो सप्ताह के भीतर पूर्ण भुगतान प्राप्त नहीं हो जाता है, हम संपत्ति को फिर से जमा करने के लिए मजबूर होंगे।"

भुगतान बातचीत

एक व्यापार संग्रह पत्र जो व्यापारी और ग्राहक के बीच संबंधों की भलाई को संरक्षित करने का प्रयास करता है, एक संशोधित भुगतान योजना की पेशकश कर सकता है। उदाहरण के लिए, कंपनी ग्राहक को आंशिक भुगतान की पेशकश कर सकती है जो 30 दिनों के कारण अतीत में है। संग्रह पत्र में कहा गया है, "हम पहचान सकते हैं कि आप वित्तीय कठिनाई का सामना कर रहे हैं। कृपया वैकल्पिक भुगतान समझौते को स्थापित करने के लिए हमसे जल्द से जल्द संपर्क करें।"