कैसे एक व्यापार लेनदेन के लिए एक पत्र लिखने के लिए

एक पत्र एक कानूनी दस्तावेज के रूप में अर्हता प्राप्त नहीं कर सकता है, लेकिन अगर व्यापार लेनदेन गलत हो जाता है तो यह सबूत के रूप में काम कर सकता है। यहां तक ​​कि अगर आप अपने छोटे व्यवसाय के लिए व्यापार लेनदेन की पुष्टि करने या विस्तार करने के लिए एक पत्र लिख रहे हैं, तो आप पहले से ही किसी के साथ चर्चा कर चुके हैं, यह महत्वपूर्ण है कि गलत व्याख्या न करें। कुछ के बाद, बुनियादी पत्र-लेखन प्रक्रिया आपको और आपके सहयोगी को एक ही तरंग दैर्ध्य पर बने रहने में मदद करेगी, सभी तथ्यों की समीक्षा करें और अपने लेनदेन को सुचारू रखें।

1।

कंपनी स्टेशनरी पर अपना पत्र लिखें। यह प्राप्तकर्ता को आपसे संपर्क करने का एक आसान तरीका देगा यदि उसके पास लेख की सामग्री के बारे में कोई प्रश्न है। यह आपकी व्यक्तिगत देयता से रक्षा कर सकता है यह पुष्टि करके कि पत्र कंपनी से आता है न कि आप व्यक्तिगत रूप से।

2।

किसी विभाग के बजाय किसी व्यक्ति को पत्र को संबोधित करें। यदि संभव हो, तो "प्रिय महोदय" या "किससे यह चिंता हो सकती है" के बजाय नमस्कार में व्यक्ति के नाम का उपयोग करें।

3।

पहले वाक्य में पत्र का कारण विस्तार से बताएं, जैसे कि, "मैं हमारी चर्चा के बारे में पुष्टि करने के लिए लिख रहा हूं ..."

4।

लेन-देन की बारीकियों के साथ अपने बयान का पालन करें। उदाहरण के लिए, लिखिए, "मैं ACME विजेट्स के 15 मामलों के आपके आदेश की पुष्टि कर रहा हूं, मॉडल # 223, 23 दिसंबर, 2011 तक वितरित किया जाएगा।" बस किसी भी मॉडल नंबर या डिलीवरी की तारीख के साथ विगेट्स संदर्भित करने के लिए गलत सूचना हो सकती है। इस जानकारी को जोड़ने से प्राप्तकर्ता को एक त्रुटि हुई है अगर कोई बनाया गया है।

5।

अपने पत्र की समीक्षा करें कि क्या आपने पांच डब्ल्यूएस को कवर किया है: कौन, क्या, कहां, कब, क्यों। यह मत मानिए कि क्योंकि आपने फोन पर बात की है, इसलिए आपको उस व्यक्ति या कंपनी का नाम शामिल करने की आवश्यकता नहीं है जिसे आप पत्र में व्यवहार कर रहे हैं। जब आपने कहा, "अगले गुरुवार, " आपके सहयोगी ने सोचा होगा कि आपके द्वारा किए गए सप्ताह के बाद का अर्थ है। विशिष्ट बनें जैसे कि आप किसी ऐसे व्यक्ति को पत्र लिख रहे हैं जिसे लेन-देन का कोई ज्ञान नहीं है।

6।

विचार, या लाभ, आप में से प्रत्येक को प्राप्त होगा। उदाहरण के लिए, लिखें, "मैं 23 दिसंबर, 2011 तक वितरित किए जाने वाले ACME विजेट्स, मॉडल # 223 के 15 मामलों के आपके आदेश की पुष्टि कर रहा हूं। ऑर्डर की कुल कीमत $ 2, 847.52 होगी।"

7।

अपने लेन-देन में समाप्ति तिथि जोड़ें। यदि आप अपने ऑफ़र के अच्छे होने के समय को सीमित नहीं करते हैं, तो आपका सहयोगी बाज़ार की स्थितियों का लाभ उठाने में सक्षम हो सकता है जो आपकी इच्छित लेन-देन की तारीख के हफ्तों या महीनों के बाद उसे लाभ पहुंचाते हैं।

8।

अपने पत्र को स्पेलचेक करें। अनप्रोफेशनल दिखने के अलावा, टाइपोस लेनदेन त्रुटियों को जन्म दे सकता है और आपकी कंपनी के पैसे खर्च कर सकता है।

9।

एक संकेत के साथ बंद करें कि आपको अपने ग्राहक, ग्राहक या व्यावसायिक सहयोगी से फोन कॉल लेने में खुशी होगी यदि उसे कोई समस्या है।

10।

अपने हस्ताक्षर के तहत अपना शीर्षक और कंपनी का नाम शामिल करें। यह आपको व्यक्तिगत दायित्व से बचा सकता है, क्योंकि यह स्पष्ट कर देगा कि आप अपने व्यवसाय के एजेंट के रूप में काम कर रहे हैं।

1 1।

एक पीएस में एक पोस्टस्क्रिप्ट, या पीएस सूचना जोड़ें, बाहर खड़ा है और आपको महत्वपूर्ण जानकारी को उजागर करने या फिर से दोहराने का मौका देता है।