एक बैठक एजेंडा डिजाइन करने के लिए दिशानिर्देश
मीटिंग का एजेंडा एक स्पष्ट, आसानी से पढ़ा जाने वाला दस्तावेज़ होना चाहिए जो मीटिंग के लिए एजेंडा को इस तरह से तैयार करता है कि मीटिंग में शामिल होने वाले लोग उसका पालन कर सकें। आपको कई प्रकार के फोंट और फंकी लेआउट शैलियों के साथ, इसे नेत्रहीन रोचक बनाने के लिए लुभाया जा सकता है; हालाँकि, यह विचलित करने वाला और भ्रमित करने वाला हो सकता है। अपने अगले बैठक के एजेंडे को डिजाइन करते समय कुछ पेशेवर दिशानिर्देशों पर विचार करें।
स्पष्ट लेआउट
बैठक के एजेंडे के लिए लेआउट स्पष्ट और अव्यवस्था मुक्त होना चाहिए। बैठक में भाग लेने वाले लोगों को एजेंडे का पालन करने के लिए आवश्यक जानकारी की खोज नहीं करनी चाहिए और न ही उन्हें विभिन्न बक्से, चित्रों और अन्य डिजाइन तत्वों के एक स्लीप के माध्यम से नेविगेट करना चाहिए। लेआउट को सरल और साफ रखें। इसमें थोड़ी सी जगह देने के लिए भरपूर सफेद जगह और कुछ डिज़ाइन तत्वों को शामिल करें।
संक्षिप्त जानकारी
एजेंडा विस्तृत जानकारी प्रदान करने का स्थान नहीं है; बैठक के लिए बचाओ। इसके बजाय, बैठक में चर्चा किए जाने वाले विषय के बारे में सिर्फ एक या दो लाइन दें क्योंकि एजेंडा केवल उपस्थित लोगों के लिए एक मार्गदर्शक है। लेआउट में संक्षिप्त जानकारी शामिल करें और फिर एजेंडा आइटम के लिए जिम्मेदार व्यक्ति को उस विषय पर विस्तार करने की अनुमति दें जब वह बात करने के लिए अपनी बारी हो।
सरल फ़ॉन्ट
आपको फंकी फ़ॉन्ट के साथ मीटिंग के एजेंडे में कुछ पीज़ाज़ जोड़ने के लिए लुभाया जा सकता है। हालाँकि, यह दस्तावेज़ के फोकस से हटता है, जो बैठक का एजेंडा है। कुछ लोगों के लिए पढ़ना भी मुश्किल हो सकता है। एक साधारण फ़ॉन्ट, जैसे टाइम्स न्यू रोमन, एरियल या हेल्वेटिका, जो 11- या 12-बिंदु प्रकार में उपयोग किया जाता है, एक पेशेवर-दिखने वाली बैठक के एजेंडे के लिए एक प्रभावी विकल्प है।
अतिरिक्त मुद्दो पर विचार करना
दस्तावेज़ में प्रत्येक एजेंडा आइटम के लिए पांच या 10 मिनट जैसे समय तत्व शामिल करें, प्रत्येक प्रस्तोता से बात करने के लिए एक दिशानिर्देश प्रदान करें। सुनिश्चित करें कि प्रति मिनट मिनट की कुल राशि बैठक के लिए आवंटित समय से अधिक नहीं है। बैठक की कार्यवाही के रूप में भ्रम को दूर करने के एजेंडा आइटम के लिए जिम्मेदार व्यक्ति का संबंधित नाम भी शामिल करें।
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