कार्य प्रदर्शन का दायरा कैसे लिखें

स्कोप रेंगना कई परियोजना प्रबंधकों की दासता है और अगर ठीक से प्रबंधित नहीं किया जाता है तो एक परियोजना को नष्ट कर सकता है। बदलते हितधारकों की अपेक्षाओं को पूरा करने के लिए परियोजना की अपेक्षाओं को संशोधित करना या पहले से अनुमोदित परियोजना डिजाइन में सुविधाओं को जोड़ना परियोजना की समयरेखा, बजट आवंटन और संसाधनों को प्रभावित करता है। एक अच्छी तरह से लिखित कार्य-का-कार्य-प्रदर्शन दस्तावेज़ जो स्पष्ट कार्य उत्पाद और समयरेखा अपेक्षाएँ सेट करता है, स्कोप रेंगने से रोकने का एक तरीका है। हालाँकि, यह जानना महत्वपूर्ण है कि दस्तावेज़ को निरर्थक प्रस्तुत करने से अस्पष्टता बनाए रखने के लिए काम का एक प्रभावी दायरा कैसे लिखा जाए।

कार्य और आशय

कार्य का एक दायरा व्यवसाय सेवाओं के अनुबंध के समान ही कार्य करता है। हालांकि कानूनी रूप से बाध्यकारी नहीं है, एसओडब्ल्यू एक परियोजना के हितधारकों के बीच एक औपचारिक समझौता है - जो परियोजना के परिणाम में रुचि रखते हैं - और परियोजना प्रबंधक या अन्य प्राधिकरण का आंकड़ा। SOW ने पहले से बातचीत की और परियोजना प्रदर्शन आवश्यकताओं पर सहमति व्यक्त की, जिसमें परियोजना के मील के पत्थर, डिलिवरेबल्स और रिपोर्टिंग प्रक्रिया अपेक्षाएं और प्रत्येक अपेक्षाओं को पूरा करने के लिए समय सीमाएं शामिल हैं। यह कार्य की प्रगति को मापने के लिए एक बेंचमार्क बन जाता है, जो परियोजना के सफल समापन की ओर अग्रसर होता है।

सामान्य लेखन दिशानिर्देश

एक SOW के लिए सामान्य लेखन दिशानिर्देश व्यवसाय नीति या प्रक्रिया लिखने के लिए समान हैं। कथन स्पष्ट होना चाहिए, संक्षिप्त करना चाहिए और केवल उन शब्दों को शामिल करना चाहिए जो बिंदु पर संवाद करने के लिए आवश्यक हैं। एक सक्रिय आवाज़ और कार्य-उन्मुख भाषा का उपयोग करें, जो प्रोजेक्ट हितधारक से डेटा एंट्री टीम के सदस्य तक किसी को भी आसानी से समझा जा सकता है। उदाहरण के लिए, सारांशों को वर्तनी दें, शब्दों को परिभाषित करें और चार्ट, कैलेंडर और अन्य दृश्य एड्स शामिल करें जो अपेक्षाओं को स्पष्ट करते हैं और दस्तावेज़ को पढ़ना आसान बनाते हैं।

प्रारूप तैयार करें

SOW को अलग-अलग वर्गों में विभाजित करें, जिसमें एक शब्दावली, परियोजना परिभाषा कथन, परियोजना लक्ष्यों को रेखांकित करने के साथ-साथ प्रत्येक लक्ष्य को कैसे पूरा किया जाएगा, परियोजना डिलिवरेबल्स और जिम्मेदार पार्टियों की एक विस्तृत सूची, एक कैलेंडर या मील का पत्थर और पूर्व निर्धारित परियोजना को प्रदर्शित करने वाली सूची शामिल है। बैठक की तारीखें, और परियोजना के कार्यों को पूरा करने और परियोजना के वितरण में बदलने के लिए एक समयरेखा। कुल मिलाकर, एसओडब्ल्यू के वर्गों को परियोजना की स्पष्ट तस्वीर, इसकी अपेक्षाएं और इसमें शामिल लोगों की जिम्मेदारियों को चित्रित करना चाहिए।

प्रोजेक्ट बेंचमार्क माप

एसओडब्ल्यू के प्रत्येक खंड में बेंचमार्क माप शामिल होना चाहिए जो प्रदर्शन किए गए कार्य का आकलन करता है और परियोजना को ट्रैक पर रखता है। बेंचमार्क स्पष्ट, औसत दर्जे का मात्रात्मक या गुणात्मक आकलन है जो व्यक्तिगत व्याख्या के लिए कोई जगह नहीं छोड़ते हैं। संख्या, दिनांक, समय और प्रतिशत की गणना मात्रात्मक बेंचमार्क के उदाहरण हैं। गुणात्मक बेंचमार्क कभी-कभी लिखने के लिए मुश्किल हो सकता है, क्योंकि वे अस्पष्टता का संकेत भी शामिल नहीं कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, एक डिलीवरेबल के रूप में लिखा गया है "एंड-यूज़र की जरूरतों को पूरा करने के लिए एक टिप शीट बनाएं" डिलीवर करने योग्य की पहचान करता है, लेकिन अस्पष्ट है और व्यक्तिगत व्याख्या के लिए महान जगह छोड़ देता है। अधिक प्रभावी और आसानी से मापी जाने वाली एक सुपुर्दगी के रूप में लिखा गया है, "एक एकल-पृष्ठ टिप शीट लिखें जो दो-चरणीय सेटअप प्रक्रिया को संबोधित करता है, पासवर्ड बनाने के लिए पासवर्ड नीति और रूपरेखा प्रक्रियाओं का वर्णन करता है।