एक संगठन के कट्टरपंथी के कर्तव्य क्या हैं?

उद्योग के बावजूद, सभी आकारों के संगठनों को विभिन्न प्रकार के दस्तावेज़ों को बनाए रखना चाहिए। फर्म और स्थानीय और संघीय कानूनों के अनुपालन में रहने के लिए कर्मचारी के रूप में कर्मचारी के रिकॉर्ड और वित्तीय विवरणों को रखा जाना चाहिए। असाधारण ग्राहक सेवा प्रदान करने के लिए ग्राहक संपर्क और क्रय जानकारी को बनाए रखा जाना चाहिए। इसके अतिरिक्त, पिछली सफलताओं के विकास संबंधी शोध और प्रलेखन को दर्ज किया जाना चाहिए ताकि कंपनी उनके द्वारा बनाई गई विरासत का निर्माण कर सके। एक पुरातनपंथी, जिसे लाइब्रेरियन भी कहा जाता है, इन इलेक्ट्रॉनिक और हार्ड-कॉपी दस्तावेजों में से प्रत्येक को संकलित करने और बनाए रखने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति है।

दस्तावेज़ संग्रहण

प्रत्येक संगठन का रिकॉर्ड रखने का अपना तरीका होता है। कई संगठन पेपरलेस होने का प्रयास करते हैं। इन वातावरणों में, एक पुरालेखक सभी भौतिक दस्तावेजों को स्कैन करता है, उन्हें कंप्यूटर फ़ाइलों में परिवर्तित करता है। इन फ़ाइलों को फिर डिस्क, हार्ड ड्राइव या सीडी-रोम पर संग्रहीत किया जाता है। अन्य कंपनियों ने रिकॉर्ड रखने के सभी इलेक्ट्रॉनिक तरीकों को बचा लिया, फ़ाइल अलमारियाँ और दराजों में सभी कागजी रिकॉर्डों को संग्रहीत करने का विकल्प चुना। यदि कोई संगठन इस प्रणाली को पसंद करता है, तो एक आर्किविस्ट के लिए यह सुरक्षित नहीं है कि वह सुरक्षित रखने के लिए फाइलों को स्टोर करने के लिए एक बाहरी फाइल स्टोरेज सुविधा की सेवाएं संलग्न करे। जो भी विधि संगठन द्वारा पसंद की जाती है, एक पुरालेखपाल को सावधानीपूर्वक संग्रहीत किए गए प्रत्येक दस्तावेज़ के स्थान का दस्तावेजीकरण करना चाहिए ताकि इसे आवश्यक रूप से एक्सेस किया जा सके।

रिकॉर्ड्स तक पहुंचना

शायद एक संगठन के पुरालेखपाल को दी गई सबसे बड़ी जिम्मेदारियों में से एक उसके रिकॉर्ड तक पहुंच की निगरानी है। ज्यादातर मामलों में, विशिष्ट नियम हैं कि कौन कौन से दस्तावेजों तक पहुंच सकता है। उदाहरण के लिए, एक सार्वजनिक पुस्तकालय के संग्रह के भीतर कई आइटम उन तक पहुंच सकते हैं जो उनसे अनुरोध करते हैं। एक सरकारी एजेंसी के भीतर, हालांकि, उन लोगों तक पहुंच प्रतिबंधित हो सकती है जो एक निश्चित सुरक्षा मंजूरी रखते हैं। एक कट्टरपंथी के लिए इस बात के बारे में उसके नियोक्ता की नीतियों की स्पष्ट समझ होना जरूरी है, उनका पूरी तरह से पालन करना।

शैक्षिक कर्तव्य

जिस संगठन के लिए वह काम करता है, उसके आधार पर, एक कट्टरपंथी आंतरिक और बाहरी समुदायों के लिए एक शिक्षक के रूप में काम कर सकता है। उदाहरण के लिए, संग्रहालय के भीतर एक पुरालेखपाल व्याख्यान दे सकता है और आगंतुकों के लिए अभिलेखागार की प्रकृति की व्याख्या करने के उद्देश्य से ब्रोशर और पैम्फ़लेट जैसे शैक्षिक संसाधन बना सकता है। फ़ायदेमंद व्यवसाय में एक कट्टरपंथी, इसी तरह कंपनी के इतिहास और संस्कृति के बारे में कंपनी के उन्मुखीकरण प्रक्रिया से गुजरने वाले नए कर्मचारियों को जानकारी दे सकता है। इसके अतिरिक्त, वह मीडिया में विषय विशेषज्ञ के रूप में कार्य कर सकता है, फर्म के अभिलेखागार में रखे गए दस्तावेजों के संबंध में अनुरोधित जानकारी प्रदान करता है।