एक व्यय प्राधिकरण परियोजना रिपोर्ट क्या है?
एक व्यय प्राधिकरण परियोजना रिपोर्ट लेखाकारों और परियोजना प्रबंधकों को उन तरीकों और प्रक्रियाओं की खोज करने में सहायता करती है जो परियोजना लागत को बढ़ाती हैं। कई सरकारी एजेंसियां, जैसे राज्य विश्वविद्यालय या काउंटी कार्यालय, इन रिपोर्टों का उपयोग अत्यधिक व्यय और उनके प्राधिकरण के पीछे के कारणों को ट्रैक करने के लिए करते हैं। छोटे व्यवसाय भी इन रिपोर्टों का उपयोग करके यात्रा लागत, मनोरंजन खर्च और कर्मचारियों के लिए शैक्षिक परिव्यय को ट्रैक करने के लिए लाभ उठा सकते हैं।
व्यय प्राधिकरण प्रक्रिया
प्रोजेक्ट मैनेजर अक्सर ऐसे कार्यों को स्थापित करने के लिए खर्च करते हैं, जिसमें ऐसे कार्य होते हैं जो राजस्व के लिए रक्तस्रावी होते हैं, और कॉर्पोरेट कचरे पर अंकुश लगाने के लिए। इन प्रक्रियाओं में से एक में कॉर्पोरेट व्यय का प्राधिकरण शामिल है। कुछ मामलों में, एक कर्मचारी कंपनी की संपत्ति पर व्यक्तिगत धन खर्च करेगा और परियोजना प्रबंधक या खाता प्रबंधक से प्रतिपूर्ति का अनुरोध करेगा। अन्य समय में, कर्मचारी ऐसे खर्चों के लिए कंपनी के क्रेडिट कार्ड या बैंक खातों तक पहुंच प्राप्त करेगा। प्राधिकरण प्रक्रिया यह सुनिश्चित करती है कि व्यय कंपनी के मिशन को पूरा करे।
प्रोजेक्ट रिपोर्ट
प्रोजेक्ट मैनेजर को प्रोजेक्ट रिपोर्ट भी तैयार करनी होगी। प्रोजेक्ट रिपोर्ट परियोजना के दौरान कर्मचारियों द्वारा की गई प्रगति और नौकरी के कार्यों की व्याख्या करती है। ग्राहक परियोजना रिपोर्ट का उपयोग नौकरी के प्रदर्शन, राजस्व मुद्दों, सुरक्षा जोखिमों और विनियामक अनुपालन कार्यों को समझने के लिए करता है, जो परियोजना के दौरान कंपनी को मिला था। रिपोर्ट में परियोजना व्यय से संबंधित वित्तीय डेटा भी शामिल हो सकते हैं, जैसे कि परियोजना को पूरा करने के लिए आवश्यक कच्चे माल की कीमतों में परिवर्तन।
प्राधिकरण रिपोर्ट के कार्य
व्यय प्राधिकरण रिपोर्ट से पता चलता है कि कौन से व्यय अधिकृत थे, व्यय की राशि, और किस पार्टी ने प्राधिकरण को दिया। परियोजना प्रबंधक परियोजना के बजट के लिए प्राधिकरण की रिपोर्ट की तुलना यह निर्धारित करने के लिए कर सकते हैं कि कुछ अधिकृत व्यय ने परियोजना को ओवर-बजट और कितने द्वारा जाने के लिए मजबूर किया। प्रबंधक उन कर्मचारियों को ट्रैक कर सकता है, जो खर्च करते हैं और जिन प्रबंधकों ने खर्च को अधिकृत किया है। ये रिपोर्टें परियोजना प्रबंधकों को संशोधित करने वाले व्यय प्राधिकरण नीतियों की ओर ले जा सकती हैं, जो लगातार अधिक बजट वाले विभागों को कसने के लिए तैयार करती हैं।
प्राधिकरण रिपोर्ट के लाभ
व्यय प्राधिकरण परियोजना रिपोर्ट अक्सर एक परियोजना को पूरा करने में शामिल खर्च का मूल्यांकन करने के लिए एक प्रभावी उपकरण प्रदान कर सकती है। एक कंपनी के प्रबंधक और अधिकारी आंतरिक प्रक्रियाओं में दक्षता के स्तर का आकलन करने के लिए रिपोर्टों का उपयोग कर सकते हैं और लागत को कम करने के लिए सबसे प्रभावी तरीके काम कर सकते हैं। रिपोर्टें उन्हें यह देखने की अनुमति देती हैं कि कौन से अनुभाग चरम दक्षता पर कार्य करते हैं और किन लोगों को अगले पर्याप्त प्रोजेक्ट से पहले कुछ ठीक ट्यूनिंग की आवश्यकता होती है।
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