किसी परियोजना के दौरान किस प्रकार के संचार का उपयोग किया जाना चाहिए?

संचार और कैसे आप टीम के अन्य सदस्यों के साथ मिल एक परियोजना की सफलता के लिए महत्वपूर्ण है। अंतिम परियोजना की समग्र योजना और निष्पादन में विभिन्न प्रकार के संचार शामिल हो सकते हैं और इसमें मौखिक, लिखित, इलेक्ट्रॉनिक और आमने-सामने की बातचीत शामिल हो सकती है। आपके प्रोजेक्ट की सफलता में सूचना का प्रवाह भी महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है।

लिखा हुआ

लिखित संचार आसानी से कॉपी किया जाता है और टीम के सभी सदस्यों को भेजा जाता है। गलतफहमियों से बचने के लिए समय-सीमा, प्रक्रिया और कंपनी की नीतियां सभी लिखित रूप में भेजी जानी चाहिए। ईमेल महत्वपूर्ण सूचनाओं को संप्रेषित करने का एक प्रभावी रूप है, खासकर जब आपकी परियोजना टीम के कुछ हिस्से विभिन्न स्थानों पर हों। स्पष्टता सभी प्रतिभागियों को सटीक विवरण और प्रासंगिक जानकारी प्रदान करने के लिए महत्वपूर्ण है। आपको डेटा के साथ टीम के सदस्यों को ओवरलोड करने से बचना चाहिए और इस जानकारी को प्राथमिकता देना चाहिए कि टीम के सदस्यों को परियोजना के अपने वर्गों को पूरा करने की आवश्यकता है। अप्रासंगिक दस्तावेजों और डेटा के साथ भारी परियोजना सदस्यों से बचें।

इलेक्ट्रोनिक

ईमेल में संदेशों और निर्देशों के अलावा, आप त्वरित, प्रभावी संचार की सुविधा के लिए इलेक्ट्रॉनिक उपकरणों का उपयोग कर सकते हैं। जब आपकी टीम अलग-अलग स्थानों में फैल जाती है तो प्रतिभागियों को विचार-मंथन या प्रश्नों और उत्तरों से लाभ हो सकता है, तब वीडियो बैठकों का उपयोग करें। आप टीम मेंबर्स के लिए इन-डेप्थ प्रेजेंटेशन के लिए स्प्रेडशीट और वीडियो फाइल ईमेल से अटैच कर सकते हैं। जानकारी और अद्यतन प्रदान करने के लिए अपने आंतरिक वेब पेजों का उपयोग करें जो परियोजना प्रतिभागियों को किसी भी समय और स्थान पर एक्सेस कर सकते हैं। एक वेबसाइट एक प्रभावी संसाधन है जो सभी टीम के सदस्यों को परियोजना प्रगति का पालन करने की अनुमति देता है, यहां तक ​​कि उन क्षेत्रों में भी जहां वे भूमिका नहीं निभाएंगे।

आमने सामने

व्यक्तिगत रूप से आमने-सामने की बैठकों और एक टीम के रूप में समग्र संचार प्रक्रियाओं में एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं जो सफल परियोजना को पूरा करते हैं। जब आप टीम के सदस्य के साथ व्यक्तिगत रूप से बोल रहे हैं, तो आप प्रतिक्रियाओं का आकलन कर सकते हैं और सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपका संदेश प्राप्त हो गया है। टीम के सदस्यों का एक साथ होना मनोबल में सुधार करता है और परियोजना के लिए रचनात्मकता और उत्साह को बढ़ा सकता है। जब एजेंडा की योजना बनाई जाती है तो बैठकें उपयुक्त होती हैं और आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि इसमें शामिल सभी लोग एक ही संदेश सुनें। कार्यशालाएँ, संगोष्ठियाँ और बैठकें सहयोग को उत्तेजित करती हैं और नए विचारों का मुक्त आदान-प्रदान करती हैं।

उत्तरदायी

संचार का एक महत्वपूर्ण रूप से महत्वपूर्ण पहलू जिसे अक्सर अनदेखा किया जाता है, वह है। टीम के सदस्यों को यह बताने के लिए सक्रिय सुनना आवश्यक है कि उन्होंने क्या कहा, लिखा या प्रदर्शित किया गया है। प्रतिक्रिया विभिन्न रूपों में आती है। व्यक्ति में, आपकी बॉडी लैंग्वेज आपका ध्यान आकर्षित करती है जबकि प्रश्न और समय पर इनपुट यह दर्शाता है कि आपने संदेश सुना है। ईमेल प्रतिक्रियाओं, पाठ संदेश और मेमो ने टीम के अन्य सदस्यों को बताया कि उनके संदेश प्राप्त और समझे गए थे।