देर से कर्मचारियों के लिए एक मेमो में आप किन शब्दों का उपयोग करेंगे?

कर्मचारी जो बहुत देर से आते हैं, कंपनी के पैसे खर्च कर सकते हैं और कर्मचारी मनोबल को प्रभावित कर सकते हैं। अप्रैल 2010 पेन स्टेट की रिपोर्ट के अनुसार, संयुक्त राज्य अमेरिका के नियोक्ताओं की लागत उत्पादकता में प्रति वर्ष 3 बिलियन डॉलर है। जब वे पहली बार उठते हैं तो अपनी कंपनी को मौखिक रूप से परेशान होने के मुद्दों को सुचारू रूप से कार्य करने में मदद करें। यदि मौखिक चेतावनियों में सुधार नहीं होता है, तो आपको अपनी चिंताओं को लिखित रूप में रखना होगा। ज्ञापन एक लिखित चेतावनी के रूप में कार्य कर सकता है और इसे मानव संसाधन विभाग में कॉपी किया जाना चाहिए और कर्मचारी की फाइल में रखा जाना चाहिए।

कंपनी की नीति देखें

जब आप एक कर्मचारी की मर्यादा को संबोधित करते हुए एक ज्ञापन लिखते हैं, तो इस मुद्दे के बारे में अपनी कंपनी की नीति को संदर्भित करके शुरू करें। न केवल यह आपके ज्ञापन को अधिक पेशेवर बना देगा, बल्कि इस भाग को शामिल करने पर व्यक्तिगत रूप से लिया जाने की संभावना कम है। नीति शब्दशः उद्धृत करें। आप अपने ज्ञापन को एक वाक्यांश के साथ शुरू कर सकते हैं जैसे, "कर्मचारी हैंडबुक में अध्याय 3, अनुभाग 1 के अनुसार, 'कर्मचारियों से अपेक्षा की जाती है कि वे प्रत्येक दिन समय पर काम करने के लिए दुकान खोलने के लिए तैयार हो जाएँ।' यह मेरे ध्यान में आया है कि आप पिछले भुगतान अवधि के भीतर इस नीति का तीन बार उल्लंघन कर चुके हैं। "

विशिष्ट उदाहरण दें

अपने ज्ञापन में, कर्मचारी देर होने पर उदाहरण प्रदान करें। यह न केवल उस कर्मचारी के साथ स्पष्ट करता है जो आप दिनों का उल्लेख कर रहे हैं, लेकिन यह प्रलेखन प्रदान करता है जिसे बाद में आवश्यकता हो सकती है यदि व्यवहार में वृद्धि होती है। उदाहरण के लिए: "रिकॉर्ड दिखाते हैं कि आपने 2 फरवरी, 2011 को सुबह 8:16 बजे, फरवरी 4, 2011 को 8:32 बजे और 5 फरवरी, 2011 को 8:13 बजे देखा था। यह हमारी चर्चा के बाद है 26 जनवरी, 2011 को आपकी विनम्रता। "

परिणाम स्पष्ट करें

अपने कर्मचारी को काम करने के लिए देर से जारी रखने के परिणामों के बारे में बताएं। कंपनी की नीति के लिए सख्ती से रहें, इसलिए अन्य कर्मचारियों को समान तरीके से अनुशासित करने पर आपके कार्य लगातार होंगे। आप लिख सकते हैं, "यह पत्र एक लिखित चेतावनी के रूप में कार्य करता है। एक अतिरिक्त घटना का परिणाम दूसरी लिखित चेतावनी के रूप में होगा। कंपनी की नीति के अनुसार, दो लिखित चेतावनी के बाद, कर्मचारियों को रोजगार से मुक्त कर दिया जाता है। हम इस मुद्दे को हल करना चाहते हैं, इसलिए आपके पास कंपनी के साथ कई अच्छे साल हैं। ”

बचने के शब्द

कर्मचारियों को लिखित संचार हमेशा स्पष्ट होना चाहिए। "शायद, " और "चाहिए" जैसे अस्पष्ट शब्दों का उपयोग करने से बचें। अपने कर्मचारी को केवल यह बताना उचित है कि वह कहां खड़ा है। इसके अलावा, जब आपको झटका देने के लिए कर्मचारी के प्रदर्शन या अन्य अप्रासंगिक सामग्री के बारे में प्रशंसा के शब्दों को शामिल करने के लिए लुभाया जा सकता है, तो ऐसा करने से बचें। एक दिवंगत कर्मचारी को ज्ञापन उस घटना में दिया जा सकता है जब कर्मचारी को निकाल दिया जाता है और मुकदमा चलाया जाता है - ऐसा परिदृश्य जो असामान्य नहीं है। किसी भी भ्रम या दायित्व से बचने के लिए मुद्दे पर चिपके रहें। कर्मचारी ने ज्ञापन की अपनी प्रति को इंगित करने के लिए हस्ताक्षरित किया कि वह इसे प्राप्त करता है।