द आर्गेमेंटेटिव कंपनी ईमेल्स को हैंडल करने के बेस्ट तरीके

निराश और क्रोधित कर्मचारियों से निपटना एक छोटे-व्यवसाय के मालिक की जिम्मेदारियों का एक हिस्सा है। जब आप एक तर्कपूर्ण ईमेल प्राप्त करते हैं, तो ध्यान केंद्रित रहना कठिन हो सकता है। फिर भी इसका मतलब यह नहीं है कि आपको अपनी भावनाओं को नियंत्रण से बाहर सर्पिल करने की अनुमति देनी होगी। इसके बजाय, अपनी भावनाओं को ध्यान में रखें, स्थिति का विश्लेषण करें और तदनुसार अपने कार्यों को दर्जी करें।

रुकिए

एक तर्कपूर्ण ईमेल पढ़ने के बाद, रक्षात्मक भावनाओं के लिए सतह पर बढ़ना सामान्य है। शांत रहो। टिप्पणियों को अपने दिमाग में बसने के लिए कुछ समय दें। अपनी पहली प्रतिक्रिया के आधार पर ईमेल बंद न करें। यदि आप जल्दी जवाब देते हैं, तो खुद को सोचने का समय दिए बिना, आप कुछ पछतावा कर सकते हैं। एक छोटे-व्यवसाय के स्वामी के रूप में, एक अच्छा उदाहरण निर्धारित करें और संयम बरतें।

का विश्लेषण करें

आपके सोचने का समय होने के बाद, ईमेल को फिर से लिखें। किसी भी चुनौतीपूर्ण टिप्पणी या अव्यवसायिक भाषा को अनदेखा करें। संदेश के उद्देश्य के लिए देखें। पता करें कि कर्मचारी क्या परेशान कर रहा है। एक बार जब आप समस्या जानते हैं, तो आप इसे हल करने का प्रयास कर सकते हैं। कर्मचारी के तर्क के बारे में सोचें और तय करें कि उसे कैसे जवाब देना है।

सामना करना

कर्मचारी को फोन पर बुलाओ। शांत रूप से समझाएं कि आपने उनका ईमेल प्राप्त किया है और आप चिंता के मुद्दों पर चर्चा करना चाहते हैं। उसे अपने कार्यालय में आपसे मिलने के लिए कहें। बैठक की शुरुआत एक टिप्पणी के साथ करें, जैसे "मैं समझता हूं कि आप पदोन्नत नहीं होने के बारे में निराश हैं। मुझे समझाएं कि मैंने आपको अपनी वर्तमान स्थिति में रखने का फैसला क्यों किया।" कर्मचारी को अपना निर्णय समझाएँ। यदि वह आपको बाधित करने या बहस करने की कोशिश करता है, तो शांति से कहें, "मैं सुनना चाहता हूं कि आपको क्या कहना है, लेकिन कृपया मुझे बोलने दें।"

बात सुनो

अपनी स्थिति बताए जाने के बाद, कर्मचारी को जवाब दें। उसके लिए अपनी बात मनवाने या बहस करने के लिए तैयार रहें। अपने आप को उसके साथ एक तर्क में संलग्न होने की अनुमति न दें। सुनो, बात मत करो। आखिरकार, कर्मचारी बात करना बंद कर देगा। तटस्थ प्रतिक्रिया के साथ अपनी प्रतिक्रिया को प्रस्तुत करें जैसे, "मैं सुनता हूं कि आप क्या कह रहे हैं, और मैं आपकी स्थिति का सम्मान करता हूं।" अपने समाधान के साथ पालन करें। अपनी बात मनवाने के लिए आपको पहले कही गई बातों को दोहराना पड़ सकता है।

सही बात

सुनिश्चित करें कि कर्मचारी जानता है कि जब आप उसके विचारों और विचारों में रुचि रखते हैं, तो आप चाहते हैं कि वह उन्हें विनम्र और सम्मानजनक तरीके से संबोधित करें। ऐसा कुछ कहें, "मैं आपकी कुंठाओं को समझता हूं, लेकिन मैं सम्मान की कंपनी संस्कृति को बढ़ावा देना चाहता हूं। कृपया मेरे और आपके सहकर्मियों के साथ आपके सभी संबंधित संचार में एक सम्मानजनक लहजे का उपयोग करें और मैं भी ऐसा ही करूंगा।"