फैक्स शिष्टाचार

फैक्स द्वारा व्यावसायिक सामग्री भेजना काफी हद तक कम्प्यूटरीकृत हो गया है, हालांकि व्यावसायिक संचार शिष्टाचार नियम अभी भी लागू होते हैं। यह एक पेशेवर प्रस्तुति सुनिश्चित करने के लिए है और यह कि आपके फैक्स इच्छित प्राप्तकर्ता को मिलते हैं और गोपनीय जानकारी को निजी रखा जाता है। फैक्स शिष्टाचार भी फैक्सिंग प्रक्रिया को कारगर बनाने में मदद करने के लिए आंतरिक नियमों और दिशानिर्देशों को स्थापित करने में मदद करता है।

आउटगोइंग फ़ैक्स पहचानकर्ता

इलेक्ट्रॉनिक रूप से या फैक्स मशीन द्वारा फैक्स भेजना, प्रत्येक फैक्स को हमेशा सूचनाओं की पहचान के साथ होना चाहिए। इसमें आपकी कंपनी का नाम और लोगो, संपर्क जानकारी और फैक्स भेजने वाले व्यक्ति का नाम शामिल होना चाहिए। फ़ैक्स ट्रांसमिशन की तिथि, अनुलग्नक की प्रकृति और आकार और एक नोट भी शामिल है जो फ़ैक्स के कारण को इंगित करता है।

कोई स्पैमिंग नहीं

स्पैम या अनचाहे विज्ञापनों को भेजने के लिए अपने फ़ैक्स मशीन का उपयोग न करें - यह केवल आपके ग्राहकों को परेशान करेगा। अनुरोधित जानकारी और सामयिक समाचार अपडेट के लिए फ़ैक्स को सीमित करें, और अप्रतिष्ठित फ़ैक्स को संक्षिप्त रखें - एक या दो पृष्ठ सबसे अधिक। इसी तरह, अपने फैक्स नंबर को सुरक्षित रखें ताकि आप स्पैम न करें। यह आपकी मशीन और बेकार कागज और स्याही को बाँध सकता है। केवल आवश्यकतानुसार अपना फैक्स नंबर दें और कर्मचारियों द्वारा व्यक्तिगत फैक्स को हतोत्साहित करें।

गोपनीय जानकारी को सुरक्षित रखें

जब दूसरे लोग फैक्स भेज रहे हों, तो मत रोको, और जब आप ट्रे में एक नया फैक्स देखते हैं, तो उसे हटा दें, उसे पलट दें, प्राप्तकर्ता के इनबॉक्स में डालें या व्यक्तिगत रूप से वितरित करें। यह निजी जानकारी को गोपनीय रखने में मदद करेगा। यदि आवश्यक हो तो तत्काल भेजने और प्राप्त करने के लिए फैक्स मशीन के उपयोग को प्राथमिकता दें।

फ़ैक्सिंग को विनियमित करें

यदि संभव हो, तो आने वाले और आउटगोइंग फैक्सों को एक प्रशासनिक सहायक को सौंपें जो फैक्स जरूरतों को प्राथमिकता दे सकते हैं और यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि वे कहां जा रहे हैं। यह फैक्स के लिए लाइन में प्रतीक्षा करने के लिए कर्मचारियों की आवश्यकता को समाप्त करता है, नियमित रूप से स्थिति के लिए मशीन या जॉकी की जांच करता है। इस कार्य के लिए ज़िम्मेदार एक व्यक्ति संचालन को सुव्यवस्थित कर सकता है और फ़ैक्सिंग को अधिक कुशल बना सकता है।

जब फैक्स के लिए नहीं

याद रखें कि फ़ैक्स शीट पर नाम की तुलना में फ़ैक्स को अधिक आँखों से देखने की क्षमता है। निजी जानकारी को फैक्स न करें, जैसे कि कर्मियों का रिकॉर्ड या कंपनी का वित्तीय डेटा जो गलत हाथों में संभावित रूप से हानिकारक हो सकता है। इस प्रकार के डेटा के लिए रात में डिलीवरी या यहां तक ​​कि घोंघा मेल पर विचार करें।