एक फ़ाइल प्रबंधन कार्यक्रम के कार्य

कम्प्यूटरीकृत डेटा को व्यवस्थित रखना किसी भी व्यवसाय के लिए महत्वपूर्ण है। व्यवसायों के पास अक्सर ग्राहक, दिनांक या अन्य मानदंडों द्वारा फ़ोल्डरों में कई दस्तावेज होते हैं, ताकि वे जल्दी से मिल सकें। एक फ़ाइल प्रबंधन कार्यक्रम आपके कंप्यूटर पर फ़ोल्डर्स में फ़ाइलों को व्यवस्थित करने के लिए एक उपकरण है, साथ ही मौजूदा फ़ाइलों को खोजने, स्थानांतरित करने, खोलने और प्रतिलिपि बनाने के लिए भी है। विंडोज एक्सप्लोरर इस प्रकार की उपयोगिता का एक उदाहरण है, और एप्पल मैकओएस, लिनक्स के विभिन्न वितरण और स्मार्टफोन ऑपरेटिंग सिस्टम आईओएस और एंड्रॉइड के लिए समान कार्यक्रम हैं। आजकल, आप अपने व्यक्तिगत या व्यावसायिक डेटा को दूरस्थ रूप से व्यवस्थित और संग्रहीत करने के लिए क्लाउड-आधारित फ़ाइल प्रबंधन टूल का उपयोग कर सकते हैं।

विंडोज एक्सप्लोरर का उद्देश्य

यदि आप Microsoft Windows का उपयोग कर रहे हैं, तो Microsoft Word या Excel जैसे कार्यक्रमों में फ़ाइलों को संपादित करना संभव है, उन्हें सहेजें और उस विशेष सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके उन्हें फिर से खोलें।

अक्सर, आप अपनी हार्ड ड्राइव या बाहरी मेमोरी जैसे कि USB मेमोरी स्टिक के माध्यम से विशेष फ़ाइलों के लिए ब्राउज़ करना चाहते हैं। आप अपनी फ़ाइलों को फ़ोल्डरों के नए पदानुक्रम में पुनर्गठित करना चाह सकते हैं ताकि आप उन्हें आसानी से पा सकें। उदाहरण के लिए, यदि आप एक छोटा व्यवसाय चलाते हैं, तो आप शुरुआत में क्लाइंट द्वारा फ़ाइलों को व्यवस्थित कर सकते हैं और फिर फ़ोल्डरों की एक दूसरी परत बना सकते हैं जो उन्हें साल या महीने तक व्यवस्थित करते हैं जब फ़ोल्डर्स फ़ाइलों के साथ भीड़ होने लगते हैं।

विंडोज एक्सप्लोरर का उपयोग करना

विंडोज एक्सप्लोरर, एक फाइल यूटिलिटी प्रोग्राम जिसमें माइक्रोसॉफ्ट विंडोज शामिल है, जिसे विंडोज 10 के रूप में फाइल एक्सप्लोरर के रूप में जाना जाता है, आपको फाइलों के पदानुक्रम के माध्यम से ब्राउज़ करने, नए फ़ोल्डर बनाने और एक फ़ोल्डर से दूसरे फ़ोल्डर में फ़ाइलों को खींचने में सक्षम बनाता है। आप फ़ाइलों का नाम बदल सकते हैं, उन्हें संबंधित एप्लिकेशन में खोलने के लिए उन्हें डबल क्लिक करें या उन्हें अपने ड्राइव से हटा दें। यह Microsoft से वेब ब्राउज़र टूल की एक पंक्ति, इंटरनेट एक्सप्लोरर के साथ भ्रमित नहीं होना है।

प्रारंभ मेनू पर क्लिक करके और नाम से ब्राउज़ करके या विंडोज कार्य पट्टी पर फ़ोल्डर आइकन पर क्लिक करके एक्सप्लोरर टूल खोलें।

अन्य ऑपरेटिंग सिस्टम का उपयोग करना

यदि आप अपने कार्यालय में विंडोज नहीं चला रहे हैं, तो आप अपने कंप्यूटर पर फ़ाइलों का प्रबंधन करने के लिए समकक्ष उपकरणों का उपयोग कर सकते हैं।

मैक कंप्यूटर पर, मैक के अंतर्निहित फाइंडर टूल का उपयोग करें। सिस्टम डॉक पर फाइंडर आइकन पर क्लिक करें और अपने मैक पर फ़ाइलों और फ़ोल्डरों के माध्यम से नेविगेट करें।

यदि आप Ubuntu Linux चला रहे हैं, तो डिफ़ॉल्ट फ़ाइल प्रबंधक को Nautilus कहा जाता है। एंड्रॉइड फोन पर, आमतौर पर एक फ़ाइल प्रबंधक स्थापित होता है जब आप फोन खरीदते हैं, और आप Google Play स्टोर के माध्यम से अतिरिक्त फ़ाइल प्रबंधक स्थापित कर सकते हैं। Apple iPhones, फ़ाइल नामक एक फ़ाइल प्रबंधक के साथ जहाज करता है, और आप ऐप स्टोर के माध्यम से अतिरिक्त प्रबंधक स्थापित कर सकते हैं।

जब आप अपने कंप्यूटर या फोन पर एक तृतीय-पक्ष फ़ाइल प्रबंधक स्थापित करते हैं, तो सुनिश्चित करें कि यह आपके द्वारा विश्वास किए जाने वाले स्रोत से है, क्योंकि इसमें आपकी फ़ाइलों को पढ़ने, लिखने और पुनर्गठन करने की अनुमति होगी।

क्लाउड-आधारित फ़ाइल प्रबंधन उपकरण

फ़ाइलों के भंडारण और प्रबंधन के लिए क्लाउड-आधारित उपकरण व्यवसाय और व्यक्तिगत उपयोग के लिए प्रचलित हो रहे हैं। इनमें से कई उपकरण स्वचालित रूप से आपके उपकरणों के बीच डेटा को सिंक कर सकते हैं और एक दूरस्थ सर्वर पर फ़ोल्डर्स और फ़ाइलों का एक पदानुक्रम बना सकते हैं जिसे आप वेब ब्राउज़र से भी एक्सेस कर सकते हैं।

इस श्रेणी के कुछ लोकप्रिय टूलों में ड्रॉपबॉक्स, गूगल ड्राइव, माइक्रोसॉफ्ट वनड्राइव और एप्पल आईक्लाउड शामिल हैं । कई क्लाउड सेवाएं आपको सीमित मात्रा में मुफ्त संग्रहण प्रदान करती हैं, और आप आवश्यकतानुसार अतिरिक्त संग्रहण स्थान के लिए भुगतान कर सकते हैं। उन्नत उपयोगकर्ताओं के लिए कुछ सिस्टम आपको अन्य क्लाउड सिस्टम का उपयोग करके डेटा स्टोर करने की अनुमति देते हैं, जैसे अमेज़ॅन की सरल भंडारण सेवा । एक अच्छी कीमत पर अपनी आवश्यकताओं को पूरा करने वाली सेवा के लिए खरीदारी करें।

आप आमतौर पर क्लाउड सिस्टम के वेब या स्मार्टफोन ऐप इंटरफेस के माध्यम से फ़ाइलों और फ़ोल्डरों को सीधे जोड़ सकते हैं या इसे अपने डिवाइस पर मौजूद फ़ाइल और फ़ोल्डर संरचनाओं को सिंक करने की अनुमति दे सकते हैं।

कई क्लाउड प्रदाता व्यवसाय खाते भी प्रदान करते हैं जो कई संगठनों या लोगों को फ़ाइलों को साझा करने और सही सुरक्षा अनुमतियों को सेट करने की अनुमति देने के लिए उपयोगी हो सकते हैं।