कर्मचारियों के साथ संवाद करने के लिए कैसे लिखें

जैसे-जैसे ईमेल की लोकप्रियता बढ़ी है, लिखित संचार कौशल में गिरावट आई है। जब आप किसी कर्मचारी को एक छोटा, अनौपचारिक संचार प्रदान कर रहे होंगे, तब भी कुछ नियम लागू होंगे। इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपको क्या कहना है, अगर आप इसे स्पष्ट और पेशेवर रूप से नहीं लिख रहे हैं, तो आपका संदेश अनुवाद में खो सकता है। किसी छोटे व्यवसाय के स्वामी के लिए कर्मचारियों के साथ संवाद करना सीखना एक महत्वपूर्ण कौशल है।

1।

कर्मचारियों को सही तरीके से संबोधित करें। सुनिश्चित करें कि आप उनके नाम को ठीक से वर्तनी कर रहे हैं और "प्रिय" या अत्यधिक औपचारिक सुश्री, श्रीमती या श्री के उपयोग से बचें आमतौर पर, उनके पहले नाम का उपयोग अधिकांश कार्य संचार के साथ पर्याप्त होना चाहिए। जबकि यह आवश्यक नहीं है, यह बहुत ही संक्षिप्त परिचय देने में भी सहायक है जो कर्मचारी को अच्छे दिन की शुभकामना देता है या कुछ व्यक्तिगत टिप्पणी करता है जो अभी भी पेशेवर है। इससे कर्मचारियों को अधिक मूल्यवान महसूस करने में मदद मिलती है।

2।

पहले पैराग्राफ में अपने ईमेल का मुख्य बिंदु शामिल करें। औसत कर्मचारी को एक दिन में कई सूचनाओं के साथ बमबारी की जाती है और इससे लिखित संचार को कम किया जा सकता है। आपको ईमेल के पहले पैराग्राफ के भीतर अपनी बात मनवाने की जरूरत है और फिर जो कहना है उसे और पुख्ता करने के लिए शेष शरीर का उपयोग करें।

3।

महत्वपूर्ण जानकारी को बाहर खड़े होने दें। यदि कोई परियोजना एक निश्चित तिथि के कारण होती है, तो उस तिथि को निर्दिष्ट करना सुनिश्चित करें और इसे ईमेल के एक क्षेत्र में डालें जहां वह बाहर खड़ा होगा। उदाहरण के लिए, किसी अनुच्छेद में नियत तारीख को दफनाने के बजाय, तारीख को ईमेल में अपनी लाइन दें। यह इस जानकारी पर ध्यान आकर्षित करने में मदद करेगा। जब आप बोल्डिंग या फ़ॉन्ट रंगाई का उपयोग कर सकते हैं, तो यह एक अव्यवसायिक-दिखने वाला ईमेल हो सकता है।

4।

अनुकूल और पेशेवर के बीच संतुलन बनाए रखें। हालांकि कर्मचारियों को यह महसूस करना पसंद है कि वे एक कंपनी के लिए महत्वपूर्ण हैं और अच्छी तरह से सराहना की जाती है, एक ईमेल में अत्यधिक अनौपचारिक या व्यक्तिगत होने के कारण "बॉस" के रूप में आपकी स्थिति समाप्त हो सकती है।

5।

कर्मचारी को याद दिलाएं कि आपको समापन पैराग्राफ में उन्हें क्या करने की आवश्यकता है। फिर, कई लोग लिखित संचार के माध्यम से स्किम करते हैं। वे इस बात पर ध्यान देते हैं कि इसका आरंभ और अंत किससे है। अंतिम पैराग्राफ में किसी भी आवश्यक बिंदुओं को दोहराएं।

6।

एक उपयुक्त समापन कथन का उपयोग करें। यदि आप "धन्यवाद, (आपका नाम) या इसी तरह के समापन कथन को शामिल नहीं करते हैं, तो आपके ईमेल की व्याख्या अधिक भंगुर होने के रूप में की जा सकती है। याद रखें, कर्मचारी सराहना महसूस करना चाहते हैं और उन्हें जाने देने के लिए एक छोटा नोट शामिल करने के लिए यह सही जगह है जानते हैं कि आप उनके प्रयासों की सराहना करते हैं।