कैसे एक छंटनी पत्र लिखने के लिए

बल और छंटनी में कटौती मुश्किल काम है जिसके लिए मानव संसाधन कर्मचारी जिम्मेदार हैं। जब वे कर्मचारियों के साथ संचार को प्राथमिकता देते हैं तो नियोक्ता प्रक्रिया को कम दर्दनाक बना सकते हैं। छंटनी के बारे में कर्मचारियों को सूचित करने के लिए एक पत्र लिखना एक अच्छी शुरुआत है; हालाँकि, इस पत्र पर विभागीय या कर्मचारियों की बैठक के दौरान कर्मचारियों के साथ चर्चा की जानी चाहिए। इससे कंपनी प्रबंधन को कर्मचारियों को छंटनी करने के लिए पश्चाताप व्यक्त करने का अवसर मिलता है और प्रत्यक्ष संचार एक संदेश देता है कि संगठन वास्तव में कार्यस्थल के भीतर और बाहर कर्मचारियों के जीवन की परवाह करता है।

1।

कर्मचारियों को बिछाने के लिए दृढ़ संकल्प बनाने के लिए आप पर निर्भर सामग्री और प्रलेखन को इकट्ठा करें। छंटनी के लिए पहचाने गए कर्मचारियों के नाम के साथ कर्मचारी की जनगणना प्राप्त करें। ऐसे दस्तावेज इकट्ठा करना, जो कर्मचारियों के लिए फैसलों का समर्थन करता है, जिन्हें नौकरी से हटा दिया जाना चाहिए या संगठनात्मक पुनर्गठन के बारे में नोट जैसे बयान।

2।

पत्र के पहले पैराग्राफ को ड्राफ़्ट करें, संगठन के इतिहास, इसकी नींव और इसके कर्मचारियों की कड़ी मेहनत और प्रतिबद्धता के माध्यम से सफलता कैसे हासिल की। अपनी प्रतिभा और योगदान के लिए कार्य बल की सराहना करें जिसने पूरे वर्ष जीवित रहने के लिए संभव बना दिया। उन सभी के लिए आभार व्यक्त करें जिन्होंने वर्षों में व्यवसाय को विकसित करने और बनाए रखने में एक भूमिका निभाई।

3।

व्यवसाय के फ़ोकस को बदलने वाली परिस्थितियों की व्याख्या करके दूसरे पैराग्राफ का निर्माण करें। चुनौतीपूर्ण आर्थिक परिस्थितियों, व्यावसायिक मांगों और उत्पादों और सेवाओं के लिए ग्राहकों की मांगों को पूरा करने में असमर्थता के सामने एक सफल संगठन को बनाए रखने में कठिनाई की व्याख्या करें।

4।

यह बताएं कि कर्मचारियों का चयन कैसे किया जाएगा और यह तय करने के लिए इस्तेमाल किया जाता है कि किन पदों को समाप्त किया जाएगा। परिदृश्यों का वर्णन करें कि कंपनी ने कर्मचारियों और उनके परिवारों के जीवन को प्रभावित करने से बचने के लिए चिंतन किया था लेकिन यह वर्तमान कार्यबल को बनाए रखने के लिए संभव नहीं है। पुष्टि करें कि कंपनी को, पछतावा करना चाहिए, कर्मचारियों की छंटनी करनी चाहिए और इस प्रक्रिया के दौरान यह नियमित, अद्यतन संचार बनाए रखने का इरादा रखता है ताकि कर्मचारियों को हमेशा अच्छी तरह से सूचित किया जाए कि उन्हें क्या उम्मीद है।

5।

आने वाले हफ्तों में कर्मचारियों को क्या अनुमान लगाना चाहिए, इसके बारे में चरण-दर-चरण विवरण प्रदान करें। प्रक्रिया का वर्णन करने के लिए एक कैलेंडर या समयरेखा का उपयोग करें। कर्मचारियों को लाभों, सेवानिवृत्ति बचत खातों, अवकाश अर्जित करने और अप्रयुक्त भुगतान समय के भुगतान के बारे में सवालों के लिए मानव संसाधन विभाग में आने के लिए आमंत्रित करें। कर्मचारियों को वह तारीख बताएं जिस पर उन्हें एक सूचना पैकेट प्राप्त होगा जो बेरोजगारी लाभ के लिए आवेदन करने, नई नौकरियों के लिए फिर से आवेदन करने और कर्मचारियों को रोजगार खोजने में मदद करने के लिए विस्थापन सेवाओं की रूपरेखा तैयार करता है।

6।

सभी कर्मचारियों की बैठक के दौरान इस पत्र को पढ़ें। बस कर्मचारियों के घरों में एक फार्म पत्र मेल न करें, हालांकि आपको प्रत्येक कर्मचारी को पत्र की एक प्रति प्रदान करनी चाहिए। कंपनी अध्यक्ष के मूल हस्ताक्षर के साथ पत्रों को एक व्यक्तिगत स्पर्श दें। कर्मचारियों को यह महसूस करने से रोकने के लिए कि वे व्यावसायिक निर्णयों के बारे में अंधेरे में हैं जो उनके करियर को प्रभावित करते हैं और उनकी जीवन शैली का समर्थन करने की क्षमता को रोकने के लिए एक छंटनी की खबर को निजीकृत करते हैं।