समस्या-समाधान व्यवसाय पत्र कैसे लिखें

कई व्यावसायिक लोगों के लिए, लेखन एक चुनौती बन जाता है, खासकर जब समस्या-समाधान पत्र हाथ में हो। यह उस कार्य के बारे में सोचने में मदद कर सकता है जिसे आप स्वाभाविक रूप से आशावादी मानते हैं। न केवल आप एक समस्या और उसके परिणामों की रूपरेखा तैयार कर रहे हैं, आप एक समाधान भी प्रदान कर रहे हैं जो दोनों पक्षों के लिए मामलों की स्थिति में सुधार करना चाहिए। चाहे आप किसी ग्राहक, विक्रेता या व्यावसायिक सहयोगी को लिख रहे हों, इस तथ्य को कि आप समाधान प्रस्तुत करने में समय ले रहे हैं, यह सुनिश्चित करने में मदद कर सकता है कि समस्या फिर से न हो।

1।

अपने पत्र के पहले पैराग्राफ को लिखित रूप में अपने उद्देश्य को रेखांकित करने के लिए समर्पित करें: आप एक ऐसी समस्या को संबोधित कर रहे हैं जो हुई है और जो आप आशा करते हैं वह एक पारस्परिक रूप से सहमत समाधान है।

2।

समस्या और स्पष्ट पृष्ठभूमि की जानकारी को दूसरे और तीसरे पैराग्राफ में समझाइए, एक शांत, उचित, यदि वह अनुकूल स्वर नहीं है जो व्यंग्य या क्रोध से रहित है। याद रखें कि आपने अभी तक अपने समाधान का प्रस्ताव नहीं किया है, और आप नहीं चाहते कि आपका पाठक आपके संदेश को सुने।

3।

समस्या के परिणामों को वास्तविक, मानवीय शब्दों में वर्णित करें ताकि पाठक समस्या के दायरे को पूरी तरह से समझ सके। यह कहें कि आप एक ऐसे वेंडर को लिख रहे हैं, जो नियमित रूप से अगले दिन दोपहर के भोजन पर जाता है, जबकि वह प्रतिदिन एक घंटे के लिए अपने भवन के सामने अपने ट्रक को पार्क करता है। फुटपाथ पर चित्रित लाइनों के बावजूद, उनका बड़ा ट्रक आपके भवन के सामने कई पार्किंग स्थल और सही जगह लेता है। इस कार्रवाई के परिणाम यह हो सकते हैं कि ट्रक आपके ग्राहकों के लिए एक निवारक के रूप में कार्य करता है, कुछ जिन्होंने इस व्यवहार के बारे में शिकायत की है।

4।

आपकी कंपनी के साथ व्यक्ति के रिश्ते की सराहना करते हुए, यह कहकर अनुग्रह के लिए प्रयास करें। यदि आप एक समाधान प्रस्तुत कर सकते हैं जो वर्तमान परिस्थितियों को रौंदता है, जैसे कि यह सुझाव देना कि विक्रेता आपके ट्रक को आपकी इमारत के पीछे पार्क करता है, जहां वह रैंप एक्सेस और व्यापक दरवाजे का आनंद लेगा।

5।

कुछ सामान्य आधार के लिए पहुंचें, शायद यह कहकर कि "साथी व्यवसायी के रूप में, " आप अपने ग्राहकों को खुश रखने की इच्छा साझा करते हैं ताकि आपके दोनों व्यवसाय समृद्ध और विकसित होते रहें।

6।

वैकल्पिक समाधान सुनने की इच्छा व्यक्त करें और समस्या पर चर्चा करने के लिए फोन कॉल को प्रोत्साहित करें। यहां तक ​​कि अगर आपको लगता है कि वास्तव में एक व्यावहारिक विकल्प नहीं है, तो आप जिस विकल्प का मनोरंजन करने के इच्छुक हैं, उसकी प्रशंसा के साथ मिलना चाहिए।

7।

कुछ दिनों में कॉल करने का वादा करके समस्या-समाधान पत्र को बंद करें। अपने आत्मविश्वास का वर्णन करें कि आप मामले को संतोषजनक ढंग से हल कर पाएंगे और व्यक्ति को उसके समय और विचार के लिए धन्यवाद देंगे।

8।

अपने पत्र को पढ़ने के लिए किसी सहकर्मी से पूछें और इसे न केवल वर्तनी और व्याकरण के लिए बल्कि स्वर और शब्द विकल्पों के लिए भी प्रमाण दें।

टिप

• मानव स्वभाव क्या है, यह हमेशा संभावना है कि आपका विनम्र और तर्कसंगत समस्या-समाधान पत्र गुस्से में फटकार लगाएगा। यदि ऐसा होता है, तो आपके पास हमेशा अधिक दृढ़ता से लिखे गए अक्षर के साथ अनुसरण करने का विकल्प होता है। आशावादी बने रहें। अधिकांश लोग सकारात्मक तरीके से चालबाजी और कूटनीति का जवाब देते हैं, भले ही वे आपके समाधान के लिए सहमति दें।