अस्पष्टीकृत अनुपस्थिति और श्रम कानून

कर्मचारी की अनुपस्थिति महंगा हो सकती है, खासकर यदि आपको अस्थायी कर्मचारियों को काम पर रखने या अपने व्यवसाय के लिए पर्याप्त स्टाफिंग का आश्वासन देने के लिए अन्य स्टाफ सदस्यों को ओवरटाइम का भुगतान करने की आवश्यकता होती है। अनुपस्थिति तीन श्रेणियों में आती है: बहाना (एक पर्यवेक्षक द्वारा अग्रिम में अनुमोदित); अस्पष्टीकृत (अग्रिम में अनुमोदित नहीं) और कोई दोष नहीं (जिन्हें वर्गीकृत नहीं किया गया है)। आमतौर पर अनुपस्थित और बिना गलती के अनुपस्थिति को व्यवसाय करने की एक लागत माना जाता है, लेकिन छोटे व्यवसायों के लिए अप्रयुक्त अनुपस्थिति से लागत को नियंत्रित करना महत्वपूर्ण है। अनुपस्थिति से संबंधित कानूनों को समझना कानूनी नुकसान से बचने के दौरान आपके व्यवसाय नियंत्रण की लागतों में मदद कर सकता है।

छूट और गैर-छूट वाले कर्मचारी

अनुपस्थिति के दौरान वेतन संबंधी कानून अलग-अलग बनाम गैर-छूट वाले कर्मचारियों के लिए लागू होते हैं। ज्यादातर कर्मचारी, जिन्हें नोक्समैप्ट के रूप में वर्गीकृत किया गया है, वे फेयर लेबर स्टैंडर्ड एक्ट वेज और आवर रूल्स द्वारा कवर किए जाते हैं और काम से चूक जाने के लिए हर समय डॉक किए जा सकते हैं। छूट वाले कर्मचारियों को एफएलएसए नियमों से छूट दी गई है; सबसे सामान्य छूट सफेद कॉलर प्रशासनिक, कार्यकारी और पेशेवर कर्मचारियों, आईटी पेशेवरों और बाहरी बिक्री कर्मचारियों के लिए हैं।

यदि किसी छूट वाले कर्मचारी ने वेतन सप्ताह के दौरान किसी भी समय काम किया है, तो उसके छूट की स्थिति को नुकसान पहुंचाए बिना उसका वेतन डॉक नहीं किया जा सकता है। छूट की स्थिति के नुकसान का मतलब है कि आपको हर घंटे के लिए 1 1/2 बार उसका भुगतान करना होगा जो उसने 40 प्रतिगामी और आगे जाकर काम किया है। हालांकि, एक लिखित नीति जो एक निश्चित संख्या में बीमार या व्यक्तिगत दिनों को निर्दिष्ट करती है, आपको इस संख्या के खिलाफ छूटे दिनों की गणना करने की अनुमति देगी; यदि छूट वाला कर्मचारी उस संख्या से अधिक है, तो आप वेतन का भुगतान कर सकते हैं और, जब तक कि कर्मचारी अन्य मानदंडों को पूरा नहीं करता, अनुशासनात्मक कार्रवाई करें।

बीमारी, विकलांगता और चोट

दो अन्य संघीय कानून बीमारी या विकलांगता के लिए अनुपस्थिति को नियंत्रित करते हैं और छूट और गैर-छूट वाले कर्मचारियों दोनों पर लागू होते हैं। पारिवारिक चिकित्सा अवकाश अधिनियम उन व्यवसायों पर लागू होता है जो 50 से अधिक श्रमिकों को रोजगार देते हैं; इसके लिए नियोक्ताओं की आवश्यकता होती है कि वे श्रमिकों को अपनी गंभीर बीमारी के लिए 12 सप्ताह तक अवैतनिक लेकिन नौकरी से सुरक्षित छुट्टी दें या नवजात, नव दत्तक या बीमार परिवार के सदस्यों की देखभाल करें। यह तब भी छुट्टी की अनुमति देता है जब परिवार के सदस्य सेना में होते हैं। अवकाश लगातार या रुक-रुक कर लिया जा सकता है। विकलांग अधिनियम के लिए अमेरिकियों व्यवसाय पर लागू होता है जो 15 से अधिक श्रमिकों को रोजगार देता है और आवश्यकता होती है कि आप एक विकलांगता वाले कर्मचारी की आवश्यकताओं को समायोजित करने के लिए यदि आवश्यक हो तो विस्तारित छुट्टी प्रदान करें। इसके लिए यह भी आवश्यक है कि आप अपनी विकलांगता या अतिरिक्त समय की आवश्यकता के कारण इस कर्मचारी के साथ काम पर रखने या पदोन्नति में भेदभाव न करें। संघीय नियमों के अलावा, राज्यों के पास अपने स्वयं के कानून हैं जो श्रमिकों की रक्षा करते हैं जिन्हें काम पर लगी चोटों के लिए समय निकालना चाहिए।

उपस्थिति नीतियाँ

अनुपस्थिति से निपटने का सबसे अच्छा तरीका एक उपस्थिति नीति विकसित करना है जो आपके व्यवसाय की जरूरतों को पूरा करती है और कानून का अनुपालन करती है। एक ध्वनि उपस्थिति नीति में निम्नलिखित सभी को शामिल किया जाना चाहिए: मरोड़, बीमारी, व्यक्तिगत व्यवसाय, परिवार और चिकित्सा अवकाश (सैन्य अवकाश सहित) और विकलांगता अवकाश। नीति विशिष्ट होनी चाहिए। उदाहरण के लिए, शिफ्ट शुरू होने के तुरंत बाद कर्मचारी को अनुशासनात्मक कार्रवाई से बचने के लिए बीमार होने पर कॉल करना चाहिए? या कर्मचारी को अनुपस्थित अनुपस्थिति के लिए एक पर्यवेक्षक को कितना नोटिस देना चाहिए? नीति में यह भी स्पष्ट रूप से लिखा जाना चाहिए कि अनुशासनात्मक कार्रवाई क्या होती है और यह कि अनुशासन कैसे प्रगति करेगा; उदाहरण के लिए, बिना बुलाए गैर-अनुपस्थित अनुपस्थिति या आपातकालीन अनुपस्थिति का पहला उदाहरण मौखिक चेतावनी को ट्रिगर करेगा; दूसरा लिखित चेतावनी, और तीसरा समाप्ति के लिए आधार हो सकता है। कर्मचारियों को लिखित रूप में नीति की निगरानी करना और पर्यवेक्षकों को प्रशिक्षित करना। एक बार विकसित होने के बाद, भेदभाव के दावों से बचने के लिए नीति को लगातार लागू करें।

नो-फॉल्ट एब्सेंस

कुछ कंपनियां बिना किसी गलती के अनुपस्थिति की नीति विकसित करती हैं। इस प्रणाली के तहत, अनुपस्थित या अनुपस्थित के रूप में अनुपस्थिति को वर्गीकृत करने का कोई प्रयास नहीं किया जाता है; इसके बजाय, प्रत्येक कर्मचारी को एक निश्चित संख्या में काम करने की अनुमति दी जाती है, जिसे वांछित के रूप में उपयोग करने के लिए। प्रगतिशील अनुशासन का उपयोग तब किया जाता है जब कर्मचारी अनुमत अनुपस्थिति की संख्या से अधिक हो। हालाँकि यह प्रणाली प्रशासन के लिए आसान लग सकती है, यह जानते हुए कि आपके कर्मचारी अनुपस्थित क्यों हैं, यह साबित करने में समस्या हो सकती है कि आपने FMLA का अनुपालन किया है। इस प्रकार की प्रणाली खुदरा या कॉल सेंटर स्थितियों में आपके व्यवसाय की जरूरतों को पूरा करने में विफल हो सकती है जब कुछ घंटों के दौरान कवरेज महत्वपूर्ण होता है।

रिकॉर्ड रखना

मुकदमों से बचने के लिए उचित रिकॉर्ड की व्यवस्था महत्वपूर्ण है। उदाहरण के लिए, श्रमिक दावा कर सकते हैं कि उन्होंने वर्षों तक एक आकस्मिक "COMP समय" में काम किया है, अपने स्वयं के ओवरटाइम को ट्रैक करते हैं और फिर ओवरटाइम को ऑफसेट करने के लिए अतिरिक्त अवकाश लेते हैं। यदि आपके पास आधिकारिक समय रिकॉर्ड्स की कमी है, तो आप अलग तरह से साबित नहीं कर सकते। कई पेरोल सिस्टम अनुपस्थिति को ट्रैक कर सकते हैं और अनुपस्थित प्रकारों के बीच अंतर कर सकते हैं। यदि आपकी कंपनी के पास इस प्रकार का विकल्प नहीं है, तो अलग-अलग अनुपस्थितियों को ट्रैक करने और कंपनी-व्यापी योगों को टाइप और सारणीबद्ध करने का एक और तरीका विकसित करें।