व्यापार संचार के मौलिक तत्व

व्यावसायिक संचार एक संगठन के भीतर कई रूपों में प्रकट होता है। कंपनियां वेबसाइटों, रिपोर्टों या पत्रिकाओं के माध्यम से ग्राहकों के साथ संवाद करती हैं। आंतरिक संचार में फोन, वॉयस मेल, कंपनी समाचार पत्र और इन-हाउस ईमेल प्रणाली शामिल हैं, कुछ का नाम। सभी मामलों में, चाहे व्यावसायिक संचार कंपनी के लिए आंतरिक हो या बाहरी, इसकी सफलता के लिए मौलिक तीन तत्व स्पष्टता, संरचना और आपके दर्शकों को जानना है।

स्पष्टता

स्पष्टता के साथ लिखना या संवाद करना शायद संचार का सबसे महत्वपूर्ण तत्व है। प्रभावी व्यावसायिक संचार बिंदु पर सही हो जाता है, ठीक वैसा ही बोलें, जैसा कि डबल-बोलने को सम्मिलित किए बिना होता है और संभव सबसे सरल शब्दों में बताया जाता है। केवल कुछ ही ज्ञात उद्योग समरूपों के बजाय, सामान्य वर्नाक्यूलर का उपयोग, श्रोता या पाठक को संचार अधिक उपलब्ध कराता है और आसानी से समझा जाता है।

संरचना

अच्छी कहानी कहने की तरह, व्यावसायिक संचार के लिए शुरुआत, मध्य और अंत की आवश्यकता होती है। एक पाठक या श्रोता के लिए इस तार्किक संरचना का अनुसरण करना आसान है, क्योंकि यह एक है जिसे ज्यादातर लोगों को समझना सिखाया गया है। किसी भी प्रकार के संचार माध्यम, रिपोर्ट, ईमेल या वॉयस मेल के लिए इस संरचना का उपयोग करें; कंपनी की बैठकों के दौरान इसे नियोजित भी करें। सकुशल रहें और अत्यधिक चिंता करने से बचें, और आपके संदेश को प्राप्त करना चाहिए।

दर्शक

अपने दर्शकों को समझें। जब आप किसी ग्राहक के साथ संवाद करते हैं, तो उस शब्दावली को चुनें, जिसे वह समझेगा, बजाय शब्दावली के जो उसके ज्ञान से बाहर है। साथियों या अन्य इन-हाउस टीम सदस्यों से बात करते समय भी यही अवधारणा लागू होती है। परिवर्णी स्थान को बचा सकता है, लेकिन अधिकांश लोगों को यह नहीं पता होगा कि उनका क्या मतलब है; परिणामस्वरूप लिखित संचार वर्णमाला सूप की तरह दिखता है। अपने विषय को अपने दर्शकों को संबोधित करें - अपने दर्शकों को विषय को फिट करने के लिए मजबूर न करें।

संगति

अपने संचार में लगातार रहें; विरोधी रुख न लें, जो केवल श्रोता या पाठक को भ्रमित करने का कार्य करता है। उस मुद्दे का पक्ष चुनें जिसे आप बैक करना चाहते हैं और उससे चिपके रहते हैं। लगातार आवाज और शैली का उपयोग करने से दर्शकों को संदेश के साथ जुड़ने और आपकी कंपनी या उत्पाद में विश्वास विकसित करने में मदद मिलती है। लोगों को एक संदेश में निहित जानकारी पर भरोसा करने की संभावना नहीं है जो असंगत या विरोधाभासी है।

मध्यम

अपने दर्शकों को संबोधित करने के लिए सही माध्यम का उपयोग करें। यदि संदेश व्यक्तिगत पत्र या ईमेल के लिए कहता है, तो संदेश के लिए उस माध्यम का उपयोग करें। यदि इसके लिए वॉयस-टू-वॉयस या आमने-सामने संचार की आवश्यकता होती है, हालांकि, ईमेल गलत विकल्प है। व्यापार संचार के लिए उपयोग किया जाने वाला माध्यम संदेश को विश्वसनीयता प्रदान करता है, इसलिए संदेश का समर्थन करने वाले माध्यम से चिपके रहें।