कैसे अपने संगठन के लिए एक अच्छा PowerPoint देने के लिए

पॉवरपॉइंट को दर्शकों को प्रस्तुतियां देने के लिए सार्वजनिक वक्ताओं के रूप में प्रशिक्षित नहीं करने वाले लोगों को सक्षम करने के लिए इसकी क्षमता के लिए प्रशंसा प्राप्त होती है, लेकिन इसे भी संशोधित किया जाता है क्योंकि कई अच्छे विचार दर्शकों तक पहुंचने में विफल होते हैं जो खराब क्लिप के बीच में उन्हें समझ नहीं पाते हैं। कला और zippy, व्यर्थ एनिमेशन। अपने सबसे अच्छे रूप में, यह सम्मोहक ग्राफिक्स प्रस्तुत करता है जो बहुत अधिक पाठ की आवश्यकता के बिना बड़े विचारों को प्रदर्शित करता है, जैसा कि डिजाइन फर्म एम्पावर्ड प्रेजेंटेशन ने "द एडवांस्ड ट्रुथ" में किया, जो एक पुरस्कार विजेता विरोधी संदेश है। इसकी सबसे बुरी स्थिति में, यह कथा के दृश्यों में महत्वपूर्ण तथ्यों को डुबो देता है, क्योंकि नासा के इन-हाउस प्रस्तुतिकरण ने वरिष्ठ प्रबंधन को महत्वपूर्ण डिजाइन की खामियों के प्रति सचेत करने में विफल रहने के कारण अंतरिक्ष शटल कोलंबिया को विस्फोट करने के लिए प्रेरित किया। जब आपकी कंपनी के लिए पॉवरपॉइंट प्रस्तुति बनाने की आपकी बारी है, तो सफलता तक पहुंचने और हर कदम पर विफलता से बचने की योजना बनाएं।

1।

अपनी प्रस्तुति को तैयार करने से पहले जानें कि आपको क्या संदेश देना है। जैसे ही आपको काम करने का मौका मिलता है, वैसे ही आप इसमें गोता लगाना और ग्राफिक्स चुनना, स्लाइड बनाना या रंगों का चयन करना शुरू कर सकते हैं। सर्वोत्तम परिणामों के लिए, संदेश को स्पष्ट करें और इसे प्राप्त करने के लिए क्या दांव पर है। भावी ग्राहकों के लिए एक प्रस्तुति के लिए विभाग के प्रबंधकों से घर में बात करने की तुलना में एक अलग दृष्टिकोण की आवश्यकता होती है।

2।

अपनी प्रस्तुति के दौरान एक सुसंगत दृश्य विषय लागू करें। एकाधिक टाइपफेस का उपयोग करने या प्रत्येक स्लाइड को अगले से पूरी तरह से अलग बनाने से बचें। पावरपॉइंट गैलरी से एक थीम चुनें और इसका उपयोग करें या इसे अनुकूलित करें, या अपनी खुद की विकसित करें जो आपकी कंपनी की पहचान को दर्शाता है।

3।

पाठ को सीमित करें। स्लाइड्स में एक शीर्षक और एक मुट्ठी भर गोलियों को शामिल करने की आवश्यकता नहीं है। जब यह दृश्य को भड़काने के लिए दृश्य के बिना प्रस्तुत किया जाता है तो आपका संदेश खो जाता है। अपनी कथा के लिए पृष्ठभूमि प्रदान करने के लिए एक सरल, सम्मोहक दृश्य का उपयोग करें।

4।

एक पाठ आकार का उपयोग करें जिसे पिछली पंक्ति के लोग पढ़ सकते हैं। शर्तों के तहत अपनी प्रस्तुति का परीक्षण करें जिसके तहत आप सेट अप कर सकते हैं। प्रोजेक्शन स्क्रीन से दूर बैठें या मॉनिटर करें क्योंकि आपके दर्शक बैठ सकते हैं, और आपकी सामग्री की पठनीयता का मूल्यांकन कर सकते हैं। अपना पाठ तब तक बढ़ाएँ जब तक वह स्पष्ट न हो, और अपनी सामग्री का मूल्यांकन करके देखें कि क्या आप क्रिया पर उसकी निर्भरता को कम कर सकते हैं।

5।

अपने पाठ और अपनी पृष्ठभूमि के बीच पठनीय रंग विपरीत बनाए रखें। रंग योजनाओं का चयन करते समय रंग-बोध की समस्या वाले लोगों की आवश्यकताओं को ध्यान में रखें। एक दूसरे के ऊपर रंग विरोध रखने से बचें। हरे रंग की पृष्ठभूमि पर न केवल लाल पाठ दिखता है, जैसे कि यह हिल रहा है, लेकिन इसका परिणाम किसी ऐसे व्यक्ति के लिए अपठनीय हो सकता है जो रंग अंधा कर रहा है।

6।

ध्यान से ग्राफिक्स चुनें। उस क्लिप आर्ट से बचें जो आपने पहले या छवियों का उपयोग किया है जो आपको ट्राइट या टैक्सेस के रूप में प्रहार करती है। सस्ती रॉयल्टी मुक्त लाइसेंसिंग या ओपन-सोर्स उपयोग निकासी के साथ अच्छी गुणवत्ता, प्रभावी तस्वीरों के लिए देखें।

7।

एनीमेशन का उपयोग बुद्धिमानी से और संयम से करें। यदि हर स्लाइड झपट्टा मारती है, झूमती है, झपकती है और उड़ती है, तो आपके दर्शक चक्कर और हंसी के बीच फटे हो सकते हैं। अपने आप से पूछें कि आपको एक विशेष एनीमेशन की आवश्यकता क्यों है, और यदि आपका एकमात्र जवाब "है क्योंकि यह प्रोग्राम विकल्पों की सूची में है, " इसे बाहर निकालें।

8।

अपनी स्लाइड्स को अपने दर्शकों के लिए न पढ़ें और इसे एक प्रस्तुति कहें। यह उनके ध्यान को संलग्न करने की तुलना में उन्हें सोने के लिए डालने की संभावना है वास्तव में, यदि आपकी सभी स्लाइडों में पाठ शामिल है, तो आपकी प्रस्तुति आपके दर्शकों को अपनी बात कहने के लिए पर्याप्त रूप से शामिल नहीं करेगी।

9।

विषय वस्तु और भाषा में अपनी जानकारी अपने दर्शकों के लिए प्रासंगिक रखें। उन लोगों को तकनीकी शब्दों की व्याख्या न करें जो हर दिन उनका उपयोग करते हैं या एक दर्शक पर शब्दजाल भरते हैं जो यह नहीं जान पाएंगे कि आप किस बारे में बात कर रहे हैं।

10।

अपने दर्शकों को संलग्न करें; सिर्फ उन पर व्याख्यान मत करो। उन सवालों को पूछने के अवसरों का निर्माण करें, जो आपकी भागीदारी को प्रभावित करते हैं और आपके दर्शकों को दिखाते हैं कि आप अपनी आवश्यकताओं से संबंधित बिंदु बना रहे हैं।

1 1।

अपनी प्रस्तुति का पूर्वाभ्यास करें, खासकर यदि आप इसमें समयबद्ध घटनाओं का उपयोग कर रहे हैं। एक परीक्षण दर्शकों के सामने अभ्यास करें जो आपके विषय को नहीं जानते हैं। उनसे यह जानने के लिए डिज़ाइन किए गए प्रश्न पूछें कि आपने कितने स्पष्ट रूप से अपने अंक बनाए हैं और आप अपने कथन को बेहतर बना सकते हैं।

12।

सुनिश्चित करें कि आपके उपकरण काम कर रहे हैं। यदि आप अपने स्वयं के कार्यालयों में प्रस्तुत कर रहे हैं, तो अपने कंप्यूटर और प्रक्षेपण उपकरण को पहले से अच्छी तरह से स्थापित करें और इसके प्रत्येक पहलू का परीक्षण करें, ऑपरेटिंग सिस्टम और सॉफ्टवेयर से प्रोजेक्टर लैंप तक। यदि आप सड़क पर प्रस्तुत कर रहे हैं, तो समस्याओं के लिए योजना बनाएं ताकि आप उनके होने पर उन्हें पकड़ न सकें। अतिरिक्त केबल लाओ, अंगूठे ड्राइव पर अपनी PowerPoint फ़ाइल की एक अतिरिक्त प्रतिलिपि और यदि संभव हो तो एक अतिरिक्त लैपटॉप भी।

13।

यदि आप एक का उपयोग कर रहे हैं, तो एक अलग हैंडआउट तैयार करें, न कि केवल आपकी स्लाइड का प्रिंटआउट। स्क्रीन पर जो काम करता है वह जरूरी नहीं है कि आपकी बात को उचित रूप से प्रस्तुत किया जाए, खासकर यदि आप ग्राफिक्स के साथ स्लाइड का उपयोग करते हैं जो पाठ के साथ-साथ आपके संदेश का एक हिस्सा है। जब तक आपने अपनी पिच नहीं बनाई है, तब तक अपने मुद्रित दस्तावेज़ को पास न करें, या आप एक प्रभाव बनाने के लिए अपना मौका खराब कर देंगे - और हर कोई आपकी ओर ध्यान देने के बजाय पढ़ेगा।

टिप्स

• यदि आपको ऐसी स्लाइड के लिए माफी मांगनी है जिसमें ऐसी जानकारी है जो पढ़ने में बहुत छोटी है, तो इसकी सामग्री प्रस्तुत करने का दूसरा तरीका खोजें। एक बड़े प्रवाह चार्ट या ग्राफिक को शामिल करने के लिए, ऊपर से नीचे के क्रमिक वर्गों पर ज़ूम करें।
• अपने आप से पूछें कि क्या आप बहुत अधिक पृष्ठभूमि जानकारी शामिल कर रहे हैं जो आपके दर्शकों को पहले से ही पता है। एक परिचयात्मक क्षण संदर्भ प्रस्तुत करता है, जबकि स्पष्ट का एक लंबा पुनरुत्थान असावधानी को बढ़ावा देता है।
• एक वेबसाइट या उत्पाद डिजाइन के बारे में एक बिंदु के पाठ की बजाए, साइट या फीचर को दिखाएं और जब आप अपना दृश्य दिखाते हैं, तो इसके बारे में बात करें।

चेतावनी

• यदि आप एक ग्राहक स्थान, कन्वेंशन मीटिंग रूम या अन्य साइट पर नियंत्रण कर रहे हैं, तो आप कभी भी यह न मानें कि आपके द्वारा वादा किया गया उपकरण या सेटअप भौतिक हो जाएगा। पहले से साइट देखें, या एक तस्वीर का अनुरोध करें जो परिसर को दर्शाता है यदि यह एक कन्वेंशन रूम है।