संचार में कंप्यूटर का उपयोग कैसे करें

चाहे वह आंतरिक हो या बाहरी, संचार किसी भी व्यवसाय के जीवन के लिए महत्वपूर्ण है। कंप्यूटर कॉर्पोरेट संचार में एक बड़ी भूमिका निभाते हैं, ईमेल, त्वरित संदेश, वीडियोकांफ्रेंसिंग और अधिक सहित कंप्यूटर के साथ संवाद करने के तरीके। जबकि आपके व्यवसाय का आकार और स्वरूप यह निर्धारित करेगा कि आप अपनी कंपनी के संचार में कंप्यूटर का कितना उपयोग करते हैं, आपको पता होना चाहिए कि आप अपनी कंपनी की निचली रेखा को बेहतर बनाने के लिए तकनीक का लाभ कैसे उठा सकते हैं।

कंप्यूटर संचार के व्यावसायिक उपयोग

लगभग किसी भी व्यवसाय, छोटे या बड़े, आजकल संचार करने के लिए कंप्यूटर का उपयोग करने की आवश्यकता है। ग्राहकों को ऑनलाइन व्यापार के बारे में जानकारी प्राप्त करने और ईमेल के माध्यम से संवाद करने में सक्षम होने की उम्मीद है। कई व्यवसाय अब कार्यालय के अंदर और बाहर समन्वय करने के लिए आंतरिक रूप से स्लैक जैसे त्वरित संदेश उपकरणों का उपयोग करते हैं।

कंप्यूटर या स्मार्ट फोन के माध्यम से सुलभ सोशल मीडिया, ग्राहकों और जनता के साथ संवाद करने का एक प्रमुख साधन बन गया है। कई व्यवसायों को फेसबुक, ट्विटर, इंस्टाग्राम या अन्य प्लेटफार्मों पर मौजूदगी बनाए रखना मूल्यवान लगता है।

व्यवसाय के लिए ईमेल का उपयोग करना

बहुत ज्यादा किसी भी आधुनिक व्यवसाय को आंतरिक और बाहरी रूप से संवाद करने के लिए ईमेल का उपयोग करने की आवश्यकता है। चाहे आप अपना स्वयं का ईमेल सर्वर स्थापित करें या ईमेल विक्रेता को अपने कॉर्पोरेट ईमेल ट्रैफ़िक की मेजबानी करने की अनुमति दें, यह संभवतः कंपनियों के संचार में कंप्यूटर का प्राथमिक अनुप्रयोग है।

यदि आप ईमेल के माध्यम से गोपनीय दस्तावेज भेजने और प्राप्त करने की योजना बनाते हैं, तो डिजिटल हस्ताक्षर और एन्क्रिप्शन लागू करें। यदि आप अपने स्वयं के ईमेल सर्वर को लागू करते हैं, तो इसे स्पैम और संगरोध संदिग्ध ईमेल को फ़िल्टर करने के लिए कॉन्फ़िगर करें। ये कदम आपकी कंपनी को स्पैम ईमेल में एम्बेडेड मैलवेयर से बचाने के लिए एक लंबा रास्ता तय करेंगे।

सोशल मीडिया की स्थापना

फेसबुक पर ट्विटर और इंस्टाग्राम पर बिजनेस पेज स्थापित करने पर विचार करें। ये प्लेटफ़ॉर्म आपको ग्राहकों को बिक्री और ऑफ़र की घोषणा करने की अनुमति देते हैं और ग्राहकों को आप तक पहुंचने का रास्ता देते हैं।

संभवतः आप अपने सामाजिक खातों की नियमित आधार पर निगरानी करना चाहते हैं, यह देखने के लिए कि कौन आप तक पहुँचने की कोशिश कर रहा है और किसी भी सार्वजनिक रूप से पोस्ट की गई ग्राहक प्रतिक्रिया को संबोधित कर रहा है।

एक व्यावसायिक वेबसाइट का निर्माण

अपनी वेबसाइट के माध्यम से अपनी कंपनी के लिए एक वेब उपस्थिति बनाएँ। यह संभावित ग्राहकों के लिए अपनी सेवाओं को संप्रेषित करने के प्रमुख तरीकों में से एक है। येलो पेज के पेपर संस्करण में एक व्यवसाय को देखने के दिन ज्यादातर चले गए हैं, और अधिकांश लोग इंटरनेट पर सबसे पहले सेवाओं और उत्पादों की तलाश करते हैं। खोज इंजन अनुकूलन या एसईओ के साथ अपनी साइट को अनुकूलित करें, ताकि खोज इंजन के साथ एक उच्च रैंकिंग प्राप्त हो सके।

डिजिटल फोन कनेक्शन

वॉइस ओवर इंटरनेट प्रोटोकॉल या वीओआईपी के साथ अपने फोन सिस्टम को नेटवर्क करें। यह सेवा आपके नेटवर्क पर एक सर्वर के साथ, पुराने प्राइवेट ब्रांच एक्सचेंजों की जगह लेती है, जिन्हें पीबीएक्स कहा जाता है। यदि आपकी कंपनी के पास विस्तृत भौगोलिक क्षेत्र में कई स्थान हैं, तो आप इंट्राकंपनी लंबी दूरी के शुल्कों को बचाने के लिए इंटरनेट पर वीओआईपी का उपयोग कर सकते हैं। आपको विशेष आईपी फोन की आवश्यकता हो सकती है, लेकिन आपकी कॉलिंग आदतों के आधार पर, निवेश पर रिटर्न बहुत बड़ा हो सकता है।

व्यापार के लिए त्वरित संदेश

इंस्टेंट मैसेजिंग अभी बच्चों के लिए नहीं है। स्लैक ने मैसेजिंग और चैट को मुख्य धारा की व्यावसायिक दुनिया में ला दिया है, जिससे श्रमिकों को जल्दी से संवाद करने, फाइलों को साझा करने और अनिवार्य रूप से टेक्स्ट मीटिंग ऑनलाइन करने की सुविधा मिलती है।

कार्य के लिए उपयोगी अन्य टूल में Google Hangouts और Skype शामिल हैं।

वीडियोकांफ्रेंसिंग टूल का उपयोग करना

वीडियोकांफ्रेंसिंग संचार में कंप्यूटर का उपयोग करने की एक उन्नत विधि है जो आपकी कंपनी के लिए बहुत लाभकारी हो सकती है। वॉइस कॉन्फ्रेंसिंग आपको एक कॉन्फ्रेंस कॉल के दौरान अशाब्दिक सुराग देखने की अनुमति नहीं देता है, लेकिन वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग आपको एक टिप्पणी के जवाब में एक ग्राहक की असुविधा, या उनके प्रसन्नता के बारे में बताती है जब आप अपने उत्पाद की कीमत का उल्लेख करते हैं। किसी भी तरह से, वीडियोकांफ्रेंसिंग आपकी कंपनी के संचार को बढ़ा सकती है।

इस उद्देश्य के लिए Skype, Google Hangouts और WebEx सहित कई उपकरण हैं।