कर्मचारी दुर्व्यवहार की रिपोर्ट कैसे लिखें

जब आपके किसी कर्मचारी ने कंपनी की नीति का उल्लंघन करने वाले तरीके से व्यवहार किया है, तो आपको एक कर्मचारी कदाचार प्रपत्र को पूरा करना होगा और अपने मानव संसाधन विभाग के साथ इस दस्तावेज़ को दर्ज करना होगा। आमतौर पर, एक कर्मचारी कदाचार के रूप में कर्मचारी के व्यवहार का सारांश शामिल होता है, और यह कैसे विशेष रूप से कार्य नीति या कार्य प्रक्रियाओं का उल्लंघन करता है। जब तक कदाचार में संघीय कानून शामिल नहीं होता है, तब तक आप इसके मामले-दर-मामला आधार पर निपटेंगे, जिसका अर्थ है कि कर्मचारी कदाचार प्रपत्र आधिकारिक रिकॉर्ड का हिस्सा बन जाएगा। कर्मचारी कदाचार रिपोर्ट तैयार करते समय कुछ विशिष्ट दिशानिर्देशों का पालन करना महत्वपूर्ण है।

विस्तार से जांच कदाचार की

पहली बात जो आपको लिखनी चाहिए वह कथित कदाचार की जांच की प्रक्रिया है। इसमें कदाचार में शामिल प्रत्येक कर्मचारी के नाम, किसी भी गवाह सहित, और प्रत्येक व्यक्ति की गवाही का सारांश शामिल होना चाहिए क्योंकि यह उस घटना से संबंधित है। आपको किसी भी सहायक सबूत जैसे वीडियो फुटेज, ईमेल या पत्रों की उपस्थिति को भी शामिल करना चाहिए जो कदाचार के आसपास की परिस्थितियों की अधिक व्यापक तस्वीर को चित्रित कर सकते हैं।

विशिष्ट कदाचार को स्पष्ट करें

इनसबर्डिनेशन की तैयारी करते समय, यह महत्वपूर्ण है कि आप कदाचार की सही प्रकृति का विवरण दें। लिखावट में कर्मचारी के व्यवहार का सारांश, दुराचार की तारीख, कदाचार होने का समय, और उस व्यवहार का कार्यस्थल नीति का उल्लंघन क्यों शामिल है, का एक सारांश शामिल होना चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि कदाचार में किसी अन्य कर्मचारी के प्रति अपमानजनक भाषा शामिल होती है, तो आप उस तारीख या तारीख को लिखेंगे जिसमें दुर्व्यवहार हुआ हो, कर्मचारी ने जिस भाषा का उपयोग किया था, वह दुरुपयोग की परिस्थितियों और पीड़ित पर पड़ा प्रभाव था। आप उस पॉलिसी को भी शामिल करेंगे जिसका दुरुपयोग किया गया था।

सुधार कार्य योजना का विस्तार करें

आपको उस दिनांक और समय को भी शामिल करना होगा जो आपने कर्मचारी से दुराचार और उस कार्य योजना के बारे में बताया था जो यह सुनिश्चित करने के लिए लिया गया है कि कदाचार पुनरावृत्ति न हो। पिछले उदाहरण का उपयोग करते हुए, आप उन विशिष्ट चरणों का विस्तार करेंगे जो कर्मचारी को दुर्व्यवहार के शिकार के साथ संशोधन करने के लिए लेना है, साथ ही साथ उस कर्मचारी से अपेक्षित मानकों को इंगित करता है जिसने दुर्व्यवहार किया था। आपको यह भी इंगित करना चाहिए कि कर्मचारी को परिवीक्षा पर रखा गया है या नहीं, लिखित या मौखिक चेतावनी जारी की गई है, और यह समझता है कि भविष्य में व्यवहार बर्दाश्त नहीं किया जाएगा।

भविष्य के दुराचार के परिणामों का विस्तार करें

एक अपमान के सबसे महत्वपूर्ण हिस्सों में से एक, जो कर्मचारी नकारात्मक व्यवहार को दोहराता है, परिणामों को सूचीबद्ध कर रहा है। दुराचार की रिपोर्टिंग करने वाले प्रत्येक प्रभावी नमूना पत्र में वे कदम शामिल होने चाहिए, जिन्हें कर्मचारी मौखिक रूप से भविष्य में किसी अन्य सहकर्मी के साथ दुर्व्यवहार करता है। नतीजों में काम से निलंबन, एक पदावनति, या अत्यधिक परिस्थितियों में, समाप्ति शामिल हो सकती है। वास्तव में, आपको संभवतः किसी भी नमूना पत्र पर दुराचार की रिपोर्ट करने पर ध्यान नहीं देना चाहिए, जो कर्मचारी के व्यवहार में सुधार नहीं करता है तो वास्तव में क्या होगा, इसका विस्तार नहीं करता है। यह आपको कुछ कवर देता है यदि आपको अपने व्यवसाय में व्यवस्था को बहाल करने के लिए कठोर उपाय करने हैं।

कर्मचारी के जवाब या अपील के अधिकार का विस्तार करें

यदि आप कदाचार के बारे में रिपोर्ट करने वाले एक नमूना पत्र के लिए इंटरनेट ब्राउज़ करते हैं, तो आप अक्सर एक अनुभाग देखेंगे जो कि आरोप का जवाब देने के लिए कर्मचारी के अधिकार का विवरण देता है, और कर्मचारी को कदाचार के बारे में अपील करने या चुनौती देने का अधिकार है। आमतौर पर, यह रिपोर्ट के अंत में शामिल होता है, और इसमें इस बात की जानकारी शामिल होती है कि कर्मचारी किस तरह से अपील कर सकता है, खोजने की अपील करने की समय सीमा, अपील कैसे प्रस्तुत की जानी चाहिए, और कर्मचारी द्वारा कदाचार के बारे में की गई कोई टिप्पणी । रिपोर्ट के इस अंतिम भाग में यह भी संकेत होना चाहिए कि कर्मचारी आपके द्वारा स्थापित सुधार योजना के लिए सहमत है या नहीं।