एक कर्मचारी को पहचानने वाला पत्र कैसे लिखें

व्यवसाय की सफलता के लिए कर्मचारी के योगदान को पहचानने वाला एक पत्र आपके कार्यबल को प्रेरित करने और कर्मचारियों की संतुष्टि बढ़ाने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। पत्र एक विशिष्ट घटना की सफलता या समय के साथ उनके निरंतर योगदान में एक कर्मचारी की भूमिका को पहचान सकता है। एक पत्र एक नियमित मान्यता कार्यक्रम का हिस्सा भी बन सकता है जिसमें कर्मचारी सहकर्मियों को नामित करते हैं जो उन्हें लगता है कि उदाहरण के लिए पिछले महीने या तिमाही के दौरान महत्वपूर्ण योगदान दिया है।

निजीकरण

पत्र व्यक्तिगत होना चाहिए। हालांकि मानक पत्र टेम्पलेट समय बचाते हैं, वे पुरस्कार के प्रभाव को कम कर सकते हैं। कर्मचारी की उपलब्धि के बारे में विस्तार से वर्णन करने और कर्मचारी द्वारा किए गए विशिष्ट कार्यों को स्वीकार करने से, आप प्रदर्शित करते हैं कि आप कर्मचारी के योगदान के व्यक्तिगत महत्व को पहचानते हैं। एक व्यक्तिगत पत्र व्यवहार और दृष्टिकोण को सुदृढ़ करने में मदद करता है जो व्यवसाय की सफलता में योगदान देता है। बताएं कि कर्मचारी के कार्य महत्वपूर्ण क्यों थे और कंपनी की अपेक्षाओं से अधिक थे।

स्वरूप

पत्र का प्रारूप कर्मचारी के योगदान के महत्व पर निर्भर करता है। मामूली उपलब्धि के लिए छह या सात पंक्तियों का एक संक्षिप्त नोट उपयुक्त है। यदि कर्मचारी ने एक बड़ा योगदान दिया है, तो परिस्थितियों और घटना का विवरण देते हुए तीन या चार पैराग्राफ का एक पत्र लिखें।

स्रोत

मान्यता पत्र का उस समय अधिक प्रभाव पड़ता है जब किसी व्यक्ति द्वारा यह लिखा जाता है कि कर्मचारी सम्मान करता है। यदि पत्र किसी व्यक्ति को लाभ पहुंचाने वाले योगदान को पहचानता है, तो पत्र को व्यक्ति या उनके प्रबंधक से आना चाहिए। जब कोई योगदान किसी विभाग को लाभान्वित करता है, तो विभाग के प्रमुख को पत्र लिखना चाहिए। एक योगदान जो आपके व्यवसाय की सफलता पर एक बड़ा प्रभाव डालता है, एक वरिष्ठ कार्यकारी से मान्यता पत्र प्राप्त करता है।

समय

एक पत्र किसी विशिष्ट घटना या कार्रवाई के योगदान को पहचानता है, घटना के तुरंत बाद कर्मचारी तक पहुंचना चाहिए। जहां संभव हो, एक महत्वपूर्ण घटना के 24 घंटे के भीतर पत्र लिखें। पत्र में निजीकरण के स्तर को बढ़ाने के लिए योगदान की तारीख का संदर्भ लें। एक हस्तलिखित नोट पुरस्कार की स्पष्टता को जोड़ता है। यदि पत्र समय के साथ एक कर्मचारी के योगदान को पहचानता है, तो पत्र को एक महत्वपूर्ण तारीख पर भेजें, जैसे कि तिमाही का अंतिम दिन या आपके वित्तीय वर्ष का अंत।

वितरण

आप कर्मचारी की मेज पर या उनके घर पर डाक द्वारा पत्र भेजकर पुरस्कार के प्रभाव को बढ़ा सकते हैं। यद्यपि ईमेल त्वरित और अधिक सुविधाजनक है, यह मैन्युअल डिलीवरी की तुलना में कम व्यक्तिगत है। कर्मचारी के पर्यवेक्षक या लाइन प्रबंधक को पत्र की प्रतियां भेजना भी मान्यता के स्तर को बढ़ाता है।