अपने समूह से किसी को खारिज करने के लिए एक पत्र कैसे लिखें

अपने समूह के किसी कर्मचारी को बर्खास्त करते समय एक समाप्ति पत्र लिखना एक महत्वपूर्ण कदम है। यद्यपि आप समाचार को तोड़ने के लिए कर्मचारी के साथ व्यक्तिगत रूप से मिलना चाहेंगे, समाप्ति पत्र उन विषयों के लिखित रिकॉर्ड के रूप में कार्य करता है जो आप और कर्मचारी बैठक के दौरान चर्चा करेंगे। एक अच्छा पत्र स्पष्ट रूप से समाप्ति की शर्तों की व्याख्या करता है और कर्मचारी को अवैतनिक अवकाश वेतन और अन्य लाभों के बारे में बहुमूल्य जानकारी प्रदान करता है।

1।

पत्र को यह समझाकर शुरू करें कि पत्र उस बैठक की पुष्टि करता है जिसमें आपने कर्मचारी को सूचित किया था कि आपके समूह के साथ उसका रोजगार समाप्त कर दिया गया है। प्रभावी समाप्ति तिथि शामिल करें।

2।

समाप्ति के कारणों को सूचीबद्ध करें, जैसे कि काम पर आने में विफलता के रूप में निर्धारित कार्यों को पूरा करने में असमर्थता या अक्षमता; समाप्ति के सभी कारणों को शामिल करना सुनिश्चित करें। हर बार कर्मचारी को समस्या के संबंध में पिछली चेतावनी दी गई थी, और पत्र को लिखित चेतावनी की प्रतियां संलग्न करें।

3।

बता दें कि कर्मचारी को कंपनी की संपत्ति, जैसे कि चाबियाँ, लैपटॉप या कंपनी की कारों में बारी करनी चाहिए। वह तारीख नोट करें जब आइटम आपको वापस करना होगा। सोसाइटी फॉर ह्यूमन रिसोर्स मैनेजमेंट ने पत्र में कहा है कि कंपनी की संपत्ति लौटाने में विफलता को चोरी माना जाएगा।

4।

ध्यान दें कि क्या कर्मचारी को बकाया छुट्टी के भुगतान के लिए भुगतान मिलेगा, और सूचीबद्ध करें कि कितने अवैतनिक छुट्टी के घंटे शेष हैं। यदि कर्मचारी को विच्छेद का भुगतान किया जाएगा, तो पत्र में दिए जा रहे विच्छेद की अवधि का उल्लेख करें।

5।

समझाएं कि कर्मचारी का स्वास्थ्य बीमा कवरेज कब समाप्त होगा, यदि लागू हो, और समेकित सर्वग्राही बजट सुलह अधिनियम द्वारा अनिवार्य प्रीमियम की पूरी राशि का भुगतान करके अपने स्वास्थ्य बीमा कवरेज को जारी रखने की पात्रता पर चर्चा करें। कर्मचारी को अपने मानव संसाधन विभाग में निर्देशित करें, उसके पास COBRA पात्रता और 401k या जीवन बीमा योजनाओं जैसे अन्य लाभों की स्थिति पर सवाल होने चाहिए।

6।

कर्मचारी को पत्र पर हस्ताक्षर करने और तारीख करने के लिए एक स्थान प्रदान करें। हस्ताक्षर एक स्वीकृति के रूप में कार्य करता है कि समाप्ति उसे समझाया गया था। कर्मचारी को पत्र की एक प्रति दें।

टिप्स

• "सीपीए जर्नल" पत्र को पढ़ने के लिए बैठक के दौरान कर्मचारी को पर्याप्त समय देने की सिफारिश करता है। कर्मचारी को पत्र पढ़ने और संसाधित करने का अवसर प्रदान करना उसे समाप्ति के संबंध में प्रासंगिक प्रश्न पूछने की अनुमति देता है।
• यदि कर्मचारी आपके समूह को छोड़ रहा है, लेकिन कंपनी को नहीं, तो समाप्ति पत्र में उसके अगले चरणों के बारे में स्पष्ट स्पष्टीकरण प्रदान करें। समझाएं कि आपके समूह के साथ कर्मचारी का अंतिम दिन कब होगा और अनुरोध करेगा कि वह आपको सूचित करे या अपनी परियोजनाओं की स्थिति का एक निर्दिष्ट सहकर्मी।

चेतावनी

• अपने मानव संसाधन विभाग द्वारा अनुमोदित करने से पहले कर्मचारी को पत्र न दें। मानव संसाधन को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि समापन तक पहुंचने वाले सभी अनुशासनात्मक उपायों का पालन किया गया है।