मैकबुक प्रो पर पत्र कैसे लिखें

व्यावसायिक पत्राचार ग्राहकों और विक्रेताओं के साथ संबंधों की खेती करने, एक परियोजना की शर्तों को वर्तनी और धीमी गति से भुगतान करने वाले ग्राहकों से प्राप्तियों को इकट्ठा करने में एक आवश्यक भूमिका निभाता है। अपने मैकबुक प्रो पर माइक्रोसॉफ्ट वर्ड के साथ, आप पूरी तरह से फ़ॉर्मेटिंग विकल्पों के साथ पत्र बना सकते हैं जिन्हें आपको पॉलिश, पेशेवर छवि पेश करने की आवश्यकता है। अपने मैकबुक प्रो को एक यूएसबी प्रिंटर से कनेक्ट करें या अपने पत्राचार को प्रिंट करने के लिए एक नेटवर्क या वाई-फाई कनेक्शन का उपयोग करें।

1।

Microsoft Word लॉन्च करें। सेटअप विकल्पों को प्रदर्शित करने के लिए कार्यालय रिबन में "लेआउट" टैब पर क्लिक करें। यदि आवश्यक हो, तो अपने लेटरहेड के आकार से मेल खाने के लिए आकार बदलें। अपने दस्तावेज़ पृष्ठ के कार्य क्षेत्र को सेट करने के लिए मार्जिन सेक्शन में एंट्री फ़ील्ड्स या एरो कंट्रोल का उपयोग करें।

2।

होम टैब पर जाएं और फ़ॉन्ट अनुभाग में अपने पाठ के लिए प्रकार विकल्प सेट करें। एक टाइपफेस और आकार चुनें। अधिकांश व्यावसायिक पत्राचार के लिए, अपने प्रकार के रंग को काले रंग पर सेट करें और एक शब्द या वाक्यांश पर जोर देने में उपयोग के लिए बोल्ड, इटैलिक, अंडरलाइनिंग और अन्य प्रभावों को छोड़ दें।

3।

पत्र की शुरुआत में अपनी कंपनी का नाम, पता, शहर, राज्य, डाक कोड, फोन और फैक्स नंबर, ईमेल और वेबसाइट पते टाइप करें, जिससे जानकारी कई लाइनों में टूट जाती है। आपके द्वारा टाइप की गई जानकारी का चयन करें और होम टैब के पैराग्राफ सेक्शन में फ्लश-लेफ्ट या सेंटर बटन पर क्लिक करें, अपने एड्रेस को लेफ्ट मार्जिन पर अलाइन करें या डॉक्यूमेंट पर सेंटिंग करें। यदि आप कंपनी लेटरहेड का उपयोग कर रहे हैं, तो इन विवरणों को छोड़ दें।

4।

अपनी वापसी पते की जानकारी को बाकी पत्र से अलग करने के लिए "वापसी" दबाएं। एक एकल रिक्त रेखा पर्याप्त होनी चाहिए। दिनांक टाइप करें और इसे बाईं ओर फ्लश करें। एक और रिक्त लाइन जोड़ने के लिए "प्राप्तकर्ता" को फिर से दबाएं और प्राप्तकर्ता का पता टाइप करें।

5।

प्राप्तकर्ता की संपर्क जानकारी को अपने अभिवादन से अलग करने के लिए "रिटर्न" दबाएं, जो "प्रिय" से शुरू होता है और इसमें प्राप्तकर्ता का पहला नाम, पहला और अंतिम नाम, या शिष्टाचार शीर्षक और अंतिम नाम शामिल होता है, जो प्राप्तकर्ता और आपके स्वभाव पर निर्भर करता है। संदेश आपका पत्र संवाद करेगा। अनौपचारिक सलामी के लिए अल्पविराम, या अभिवादन के बाद एक अधिक औपचारिक पते के लिए बृहदान्त्र रखें। पत्र के शरीर से नमस्कार को अलग करने के लिए "वापसी" दबाएं।

6।

अपने पत्र के मुख्य भाग के पैराग्राफ टाइप करें, उन्हें प्रत्येक पैराग्राफ के बीच एक रिक्त रेखा के साथ अलग करें। पत्र निकाय की अंतिम पंक्ति के बाद एक रिक्त रेखा जोड़ें। यदि आप तेजी से परिभाषित दाएँ और बाएँ पाठ मार्जिन को प्राथमिकता देते हैं, तो पैराग्राफों का चयन करें और उन्हें होम टाइप के पैराग्राफ नियंत्रण का उपयोग करके उन्हें टाइप करने के लिए सेट करें।

7।

एक लाइन पर समापन को टाइप करें, उसके बाद अल्पविराम। अक्षर के स्वर और विषय के आधार पर, आप कह सकते हैं "ईमानदारी से, " सबसे अच्छा संबंध है, "" सम्मानपूर्वक "या एक और समापन जो आपके संवाददाता के साथ आपके रिश्ते के अनुरूप हो।

8।

बंद होने के बाद और जिस लाइन पर आप अपना नाम टाइप करते हैं, उससे पहले खाली जगह की कई लाइनें छोड़ दें, उसके बाद दूसरी लाइन पर अपना शीर्षक लिखें। समापन और अपने नाम के बीच उतना ही खाली स्थान छोड़ें, जितना आपको अपने हस्ताक्षर के लिए चाहिए।

9।

पत्र को प्रिंट करें और सहेजें।

टिप्स

यदि आप कंपनी के लेटरहेड पर अपना पत्र प्रिंट कर रहे हैं, तो शीट के दोनों ओर मुद्रित किसी भी हेडर, फुटर या सूचना की ऊंचाई को मापें। इन हाशिए के क्षेत्रों से अपने मार्जिन को बड़ा करें, ताकि आपके पत्र का पाठ उनके खिलाफ भीड़ न लगे।
यह सत्यापित करने के लिए कि आपका पत्र लेटरहेड पर अच्छी तरह से फिट होगा, सादे पेपर पर एक परीक्षण कॉपी प्रिंट करें, इसे लेटरहेड के एक टुकड़े के ऊपर संरेखित करें और दो शीटों को एक उज्ज्वल प्रकाश तक पकड़ें। आप देख सकते हैं कि हाशिया पाठ को पूर्ववर्ती क्षेत्रों के सापेक्ष कैसे स्थिति देता है। यदि वे खराब तरीके से फिट होते हैं, तो क्षतिपूर्ति करने के लिए अपने मार्जिन को समायोजित करें।
अपने पत्राचार के लिए स्पष्ट रूप से पठनीय टाइपफेस चुनें, जैसे कि वर्ड्स कैम्ब्रिया या कैलीब्री फोंट। सजावटी और स्क्रिप्ट टाइपफेस व्यवसाय संचार के लिए अच्छी तरह से काम नहीं करते हैं।