मीटिंग एजेंडा में फोकस आइटम क्या है?
बैठकें गतिशील सभाएँ हो सकती हैं जहाँ नवीन विचारों का जन्म होता है। वे जल्दी से टेम्पर्स को भी उकसा सकते हैं, क्योंकि प्रतिभागी यह महसूस करते हैं कि उन्होंने समय बर्बाद किया है और कुछ भी पूरा नहीं किया है। एक छोटे व्यवसाय के स्वामी के रूप में, यह आपका काम है कि बैठक को गतिशील और निराशा से दूर रखें। ऐसा करने के लिए, आपको "फोर्ब्स" के अनुसार, एजेंडा क्राफ्टिंग में खर्च करने का समय दोगुना करना चाहिए। आपकी कार्यसूची-प्रक्रिया के भाग के रूप में, आपको फ़ोकस आइटम बनाने की आवश्यकता होगी, जो आपकी मीटिंग की सामग्री और दिशा को आकार देता है।
संगठनात्मक महत्व
एक फोकस आइटम, जिसे एजेंडा आइटम, एक्शन आइटम या विषय के रूप में भी जाना जाता है, एक बैठक के दौरान विचार या चर्चा के लिए निर्धारित आइटम है। एक बैठक का एजेंडा फोकस आइटमों की एक सूची है, जो प्रतिभागियों को प्रस्तुत करने या उन पर चर्चा करने और उन्हें समर्पित समय की मात्रा के लिए जिम्मेदार है। रणनीतिक रूप से एजेंडा पर आयोजित, आइटम का ऑर्डर बैठक की संरचना का अवलोकन देता है। उदाहरण के लिए, पहला फोकस आइटम चर्चा का पहला बिंदु होगा, जबकि अंतिम फोकस आइटम मीटिंग स्थगित होने से पहले माना जाने वाला अंतिम मुद्दा होगा।
कार्रवाई पर जोर
फोकस आइटम को क्रिया क्रियाओं से शुरू करना चाहिए ताकि सदस्यों को यह समझने में मदद मिल सके कि क्या पूरा करने की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, यदि आप केवल "इवेंट गेस्ट सूची" सूचीबद्ध करते हैं, तो प्रतिभागियों को पता नहीं चलेगा कि आप अतिथि सूची को परिष्कृत, समीक्षा, चयन या सुधार कर रहे हैं। इसके बजाय, "इवेंट गेस्ट लिस्ट पर वोट करें" लिखें। इससे फ़ोकस आइटम बहुत अधिक स्पष्ट हो जाता है, और प्रतिभागियों से मिलना पता चल जाएगा कि क्या करना है।
फोकस आइटम का चयन करना
अपने फ़ोकस आइटम्स पर निर्णय लेने से पहले, यह निर्धारित करें कि आप मीटिंग के पास क्या पूरा करना चाहते हैं। एक बार जब आप अपनी बैठक के लक्ष्यों को जान लेते हैं, तो आप उन्हें हासिल करने में मदद करने के लिए फोकस आइटम विकसित कर सकते हैं। फ़ोकस आइटम देखने के लिए अच्छी जगहों में अंतिम बैठक के मिनट और प्रतिभागियों की प्रतिक्रिया शामिल हैं। आपके द्वारा संभावित फोकस आइटम की एक सूची विकसित करने के बाद, सुनिश्चित करें कि आइटम संबंधित हैं और सभी प्रतिभागियों को शामिल करेंगे। यदि वे नहीं हैं, तो प्रतिभागियों को केंद्रित और शामिल रहने के लिए एक से अधिक बैठकें करने पर विचार करें।
तैयार किया जा रहा है
यदि आप अपने बैठक के एजेंडे पर ध्यान केंद्रित करते हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप या चयनित प्रतिभागी आवश्यक सहायक सामग्रियों को इकट्ठा करके इसे संबोधित करने के लिए तैयार हैं। उदाहरण के लिए, यदि आपका फ़ोकस आइटम बताता है, "वित्तीय रिपोर्टों को स्वीकार करें, " आपको आपके साथ बैठक में रिपोर्ट करने की आवश्यकता होगी। व्यवसाय के स्वामी के रूप में, आप सुनिश्चित कर सकते हैं कि बैठक होने से कुछ दिन पहले प्रत्येक प्रतिभागी के पास आवश्यक सहायक सामग्री उपलब्ध होने की पुष्टि करके आपकी एक अच्छी बैठक होगी।
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