एक कर्मचारी यात्रा व्यय नीति

AllBusiness.com के अनुसार, आमतौर पर कर्मचारी यात्रा व्यय व्यवसाय में तीसरा सबसे बड़ा नियंत्रणीय व्यय है। बड़े और छोटे व्यवसायों के लिए यात्रा व्यय की रिपोर्टिंग के बारे में नीतियां आवश्यक हैं और यह सुनिश्चित करती हैं कि कर्मचारियों को उनकी आउट-ऑफ-पॉकेट यात्रा लागत के लिए प्रतिपूर्ति प्राप्त हो। छोटे व्यवसायों के लिए, बड़े व्यवसायों की तुलना में एक कर्मचारी यात्रा व्यय नीति अधिक आवश्यक है, जो कि यात्रा की लागत को कम करने की आवश्यकता कम होती है।

पहचान

एक यात्रा व्यय नीति कर्मचारी पुस्तिका में एक लिखित प्रावधान है जो यह बताता है कि कंपनी को किस प्रकार के खर्चों की प्रतिपूर्ति की जाती है और कर्मचारी को AllBusiness.com के अनुसार खर्च का दावा कैसे करना चाहिए। विशिष्ट व्यय नीतियों में नीति का उल्लंघन करने के परिणामों पर एक खंड भी शामिल है।

समारोह

एक लिखित यात्रा व्यय नीति कर्मचारी को यात्रा व्यय के लिए प्रतिपूर्ति नीति की स्पष्ट व्याख्या देती है और कर्मचारी पुस्तिका वेबसाइट के अनुसार भ्रम से बचाती है। वैध व्यवसाय और मनोरंजन की जरूरतों के लिए कंपनी को खर्च को कम करते हुए कर्मचारी के लिए यात्रा व्यय नीति का परिणाम उचित स्थान पर होता है।

लाभ

एक कर्मचारी यात्रा व्यय नीति एक छोटे व्यवसाय को और अधिक उत्तोलन की अनुमति दे सकती है जब होटल जैसे सामान्य यात्रा खर्चों पर कीमतों पर बातचीत की जाती है, जो नीचे की रेखा का लाभ देती है। इसके अलावा, यात्रा व्यय नीतियों के लिए खर्चों के लिखित दस्तावेज की आवश्यकता होती है, जो प्रतिपूर्ति को मंजूरी देने और कागजी कार्रवाई करने पर व्यवसाय के स्वामी या उसके एकाउंटेंट के लिए आसान बनाता है।

चेतावनी

कैलिफोर्निया के उत्तरी जिले के लिए यूएस डिस्ट्रिक्ट कोर्ट में 2010 के एक मामले में, अदालत ने फैसला सुनाया कि एक कर्मचारी व्यवसाय की यात्रा व्यय नीति का उल्लंघन कर सकता है, लेकिन व्यवसाय को तब भी कर्मचारी की प्रतिपूर्ति करनी होगी यदि व्यवसाय को व्यवसाय के अनुसार खर्चों का ज्ञान हो कानूनी संसाधन वेबसाइट। बीएलआर खर्चों का उचित ज्ञान होने पर कर्मचारियों की प्रतिपूर्ति की सिफारिश करता है। यदि कोई कर्मचारी यात्रा करता है, उदाहरण के लिए, उसे सबसे अधिक होटल और परिवहन की आवश्यकता होती है, भले ही उसने व्यय की रिपोर्ट न की हो।

टिप

छोटे व्यवसायों को अपनी स्वयं की नीति को आकार देने के लिए एक नमूना कर्मचारी यात्रा व्यय नीति का उपयोग करने पर विचार करना चाहिए, यह ध्यान में रखते हुए कि किसी व्यवसाय को अपनी बजटीय आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए इसे संशोधित करना पड़ सकता है। यह भी सुनिश्चित करें कि कर्मचारी स्पष्ट रूप से समझते हैं कि उन्हें यात्रा लागत के लिए प्रतिपूर्ति मिलेगी, लेकिन उन्हें जल्द से जल्द खर्चों की रिपोर्ट करनी होगी।