विभिन्न व्यवसाय लेखा देय प्रक्रियाएँ

पांच अलग-अलग व्यवसायों में देय प्रक्रियाओं की जांच करें और आपको आपूर्तिकर्ता और कर्मचारी प्रतिपूर्ति भुगतान को संभालने के लिए पांच अलग-अलग तरीके खोजने की संभावना है। देय भुगतान प्रथाएँ मिलान आवश्यकताओं से भिन्नता के लिए सहिष्णुता के स्तर तक भिन्न हो सकती हैं। हालाँकि, कुछ आम तौर पर स्वीकृत सिद्धांत उपलब्ध मूल तरीकों को परिभाषित करते हैं। इन प्रथाओं को समझने से प्रबंधकों को यह निर्धारित करने की अनुमति मिलती है कि कौन से देय खाते उनके व्यवसाय के लिए सबसे उपयुक्त होंगे।

टू-वे मैच

दो-तरफ़ा मैच खाते देय प्रक्रिया आवर्ती भुगतान के लिए सबसे उपयुक्त है। एक खरीद आदेश एक विशिष्ट समय सीमा के भीतर एक निश्चित राशि पर कई भुगतानों के लिए लिखा जाता है। कोई दस्तावेज़ प्राप्त करने की आवश्यकता नहीं है, और सभी चालान का भुगतान तब किया जाता है जब खरीद के आदेश के बाद या उसके बाद खरीद आदेश के कुल मूल्य तक। किराया या शेड्यूल की गई सेवाओं जैसे लैंडस्केप रखरखाव के लिए निश्चित मासिक भुगतान इस पद्धति के अच्छे उम्मीदवार हैं।

थ्री-वे मैच

आमतौर पर भौतिक रूप से वितरित सामानों के लिए उपयोग किया जाता है, एक तीन-तरफा मैच एक चालान की खरीद आदेश समझौते और वास्तव में प्राप्त सामान से तुलना करता है। यदि सभी तीन आइटम मेल खाते हैं, तो एक देयता दर्ज की जाती है, और भुगतान शुद्ध खरीद आदेश भुगतान दिनों के भीतर निर्धारित किया जाता है। उदाहरण के लिए, यदि कोई खरीद आदेश 1 मई तक 100 टुकड़ों में $ 10 प्रति टुकड़े पर कॉल करता है और 30 अप्रैल को नेट 30 के भुगतान की शर्तों के साथ 100 टुकड़ों का वितरण किया जाता है, तो बाद में 1, 000 डॉलर के लिए प्रस्तुत चालान मई को भुगतान के लिए निर्धारित किया जाएगा। 31. जो दस्तावेज मेल नहीं खाते, उन्हें अस्वीकार कर दिया जाता है या भुगतान के लिए विशेष अनुमोदन की आवश्यकता होती है। यह तीन-तरफ़ा सत्यापन प्रक्रिया तंग भुगतान नियंत्रण प्रदान करने के लिए है।

फोर-वे मैच

चार-तरफ़ा मिलान प्रक्रिया सामग्री निरीक्षण के अतिरिक्त चरण के साथ, तीन-तरफ़ा मिलान विधि के समान है। एक बार माल आ जाने के बाद, खरीद-आदेश विनिर्देशों के अनुपालन की पुष्टि करने के लिए उनका निरीक्षण किया जाता है। यदि माल पास निरीक्षण, चालान, खरीद आदेश, रसीद और निरीक्षण दस्तावेजों का भुगतान शुद्ध भुगतान शर्तों के भीतर भुगतान प्रसंस्करण के लिए किया जाता है। यह सभी खातों में देय प्रक्रियाओं का सबसे अधिक समय लेने वाला है और इसका उपयोग केवल तभी किया जाना चाहिए जब सख्त निरीक्षण सत्यापन आवश्यक हो।

नेट शर्तों के भीतर रसीद पर भुगतान करें

शुद्ध शर्तों के भीतर भुगतान पर मूल सिद्धांत दो पक्षों के बीच भुगतान के लिए शासी दस्तावेज के रूप में खरीद आदेश सेट करता है; इसलिए, इनवॉइस मिलान की आवश्यकता नहीं है। उत्पाद प्राप्त होने के बाद, एक स्वचालित देय देयता को रिकॉर्ड किया जाता है और खरीद आदेश से सीधे शुद्ध शर्तों के भीतर भुगतान के लिए निर्धारित किया जाता है। क्योंकि यूनिट-प्राइस सत्यापन के लिए इनवॉइस का उपयोग नहीं किया जाता है, यह जरूरी है कि खरीद आदेश लिखते समय चुस्त गुणवत्ता नियंत्रण लागू हो, क्योंकि खरीद समझौते में सटीक मूल्य पर भुगतान निर्धारित किया जाएगा।

स्वीकृत चालान भुगतान के साथ कोई मिलान नहीं है

तदर्थ इनवॉइस भुगतान या कर्मचारी प्रतिपूर्ति के लिए, कई कंपनियां एक नो-मैच विधि की तैनाती करती हैं, जिसमें केवल निर्दिष्ट हस्ताक्षर प्राधिकरण के लिए निर्दिष्ट शर्तों के भीतर भुगतान के लिए एक इनवॉइस लॉग करने की आवश्यकता होती है। इस प्रकार के भुगतान के उदाहरण एक प्रारंभिक बैठक के लिए सलाहकार द्वारा प्रस्तुत कर्मचारी यात्रा प्रतिपूर्ति या चालान होंगे। इस खुली नीति में धोखाधड़ी के भुगतान के जोखिम को रोकने के लिए सख्त हस्ताक्षर नियंत्रण की आवश्यकता है।

सहिष्णुता और भुगतान प्रसंस्करण

मिलान के अलावा, अन्य खातों को देय लागत को इकाई लागत, मात्रा और नियत तारीखों में प्रसंस्करण भिन्नताओं के लिए सहिष्णुता स्थापित करने के लिए स्थापित किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, मात्रा प्राप्ति सहिष्णुता 10 प्रतिशत विचरण की अनुमति देने के लिए सेट की जा सकती है, जिससे खरीद के आदेश के विरुद्ध 110 टुकड़ों के लिए भुगतान की अनुमति दी जा सकती है, जो मूल रूप से 100 की मात्रा के वितरण के लिए लिखा गया है। इसी तरह की सहनशीलता डिलीवरी की तारीख या लागत भिन्नताओं के लिए लिखी जा सकती है - या किसी व्यवसाय के लिए उपयुक्त के रूप में सहिष्णुता या मिलान नीतियों का संयोजन।