कॉरपोरेट बोर्ड-मीटिंग कोऑर्डिनेटर के कर्तव्य
एक निगम कंपनी के मामलों के बारे में तथ्यों और विवरणों पर चर्चा करने के लिए समय-समय पर बोर्ड बैठकें करता है। निगम के सीईओ बैठक का नेतृत्व कर सकते हैं। हालांकि, निदेशक मंडल के बुलाने से पहले, किसी को इस कार्यक्रम को आयोजित करने या समन्वय करने का काम सौंपा जाता है। इस व्यक्ति के पास एक वजनदार जिम्मेदारी है, और व्यवस्था करना और गतिविधियों की योजना बनाना उसका कर्तव्य है।
बोर्ड की बैठक क्या है?
बोर्ड की बैठकें निदेशक मंडल को एक साथ इकट्ठा करने और एक कंपनी के बारे में विवरणों पर चर्चा करने के लिए एक मंच प्रदान करती हैं। ये बैठकें आम तौर पर निगम की वित्तीय शक्तियों और कमजोरियों पर प्रकाश डालती हैं और उन पर चर्चा करती हैं। कुछ निगमों के शेयरधारक हैं, जो कंपनियां और व्यक्ति हैं जो निगम में स्टॉक रखते हैं। एक निगम के प्रदर्शन का विश्लेषण करने पर, बोर्ड निगम की वित्तीय स्थिति का विवरण देते हुए एक वित्तीय रिपोर्ट बनाता है। इसके अलावा, बोर्ड के सदस्य बैठक के दौरान प्रस्तावित मुद्दों पर नीतियों, रणनीतियों और वोट पर चर्चा कर सकते हैं।
समय और स्थान चुनें
एक कॉर्पोरेट बोर्ड-मीटिंग समन्वयक बैठक के लिए तिथि, समय और स्थान का चयन करता है। बोर्ड बैठकें कॉन्फ्रेंस रूम में आयोजित की जाती हैं - या तो कंपनी के स्थान पर या किसी अन्य स्थान पर। हालाँकि, चूंकि कॉरपोरेट बोर्ड के सदस्य विभिन्न क्षेत्रों में निवास कर सकते हैं, समन्वयक को एक ऐसे स्थान का निर्धारण करना चाहिए जो सभी के लिए अनुकूल हो और फिर यात्रा की व्यवस्था करें। इसके अलावा, समन्वयक को बोर्ड के प्रत्येक सदस्य के कार्यक्रम की समीक्षा करनी चाहिए और ऐसे समय का चयन करना चाहिए जो सभी के लिए सुविधाजनक हो। समन्वयक को तिथि, समय और स्थान की पुष्टि करने वाले सभी सदस्यों को ईमेल या पोस्टकार्ड भेजना चाहिए।
मीटिंग एजेंडा तैयार करें
एक एजेंडा बोर्ड बैठक के दौरान चर्चा की जाने वाली वस्तुओं की एक सूची है। समन्वयक एजेंडा तैयार करता है और प्रत्येक विषय या विषय पर प्रकाश डालता है - और फिर निगम के सीईओ सहित बोर्ड के प्रत्येक सदस्य से संपर्क करता है। प्रत्येक बोर्ड के सदस्य एजेंडे पर व्यापार का एक आइटम शामिल कर सकते हैं। समन्वयक बैठक की एक अस्थायी रूपरेखा तैयार करता है, और फिर इस रूपरेखा को प्रत्येक सहभागी को वितरित करता है। बोर्ड के सदस्य बैठक से पहले आइटम जोड़ या हटा सकते हैं, और समन्वयक फिर एजेंडा को अद्यतन करेगा और नई प्रतियां वितरित करेगा।
एक समयरेखा बनाएँ
एजेंडे पर प्रत्येक विषय के साथ, समन्वयक को एक समयरेखा निर्धारित करना चाहिए। यह प्रत्येक आइटम के लिए आवंटित समय की मात्रा को स्थापित करता है। उदाहरण के लिए, यदि मीटिंग के एजेंडे में 15 आइटम हैं, तो समन्वयक प्रत्येक आइटम के लिए 20 मिनट (या उससे कम) निर्दिष्ट कर सकता है, ताकि बैठक उचित समय सीमा के भीतर हो सके।
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