व्यापार संदेश के पांच लक्षण

हालांकि विचारों को पिच करना, बिक्री की विनती करना और व्यावसायिक बैठकों का आयोजन आमने-सामने की सेटिंग में सबसे प्रभावी होता है, कभी-कभी पेशेवरों को एक संदेश छोड़ने की आवश्यकता होती है। व्यवसाय से संबंधित ईमेल भेजते समय और जवाब देने वाली मशीनों को बोलते हुए, आप अभी भी एक प्रभावी पिच बना सकते हैं। कई व्यावसायिक और मानव संसाधन वेबसाइटें सफल व्यावसायिक संदेशों के सात, 10 या 12 सामान्य लक्षणों की सूची प्रदान करती हैं। आप सिर्फ पांच मुख्य विशेषताओं को लागू करके सहयोगियों और ग्राहकों के साथ प्रभावी संचार प्राप्त कर सकते हैं।

विनम्रता और संवादी स्वर

चाहे टेलीफोन या ईमेल द्वारा संप्रेषित किया जाए, एक व्यावसायिक संदेश में एक आकस्मिक, सुखद और संवादी स्वर होना चाहिए। यह महत्वपूर्ण है कि आप एक दोस्ताना और आमंत्रित तरीके से बोलते हैं जो प्राप्तकर्ता की प्रतिक्रिया को प्रोत्साहित करता है। भावनात्मक, टकराव या शिकायत करने से बचना चाहिए। इसके बजाय, सकारात्मक शब्दों और वाक्यांशों जैसे "कृपया, " "आपको धन्यवाद, " ईमानदारी से, "हम सराहना करते हैं, " और "सबसे अच्छा संबंध" का उपयोग करते हुए विनम्र रहें। आपको खुद से पूछना चाहिए, "क्या मुझे इसे पढ़ने में मज़ा आया होगा?" रोजर रेनॉल्ड्स के अनुसार, ABCO पेरोल सर्विसेज इंक के अध्यक्ष और सीईओ।

संक्षिप्ति

संक्षिप्त होना व्यावसायिक संचार का एक बहुत महत्वपूर्ण तत्व है। अपनी बात को विनम्रता से पूरा करने के लिए प्रयास करें और अपने विचार या चिंता को यथासंभव कम शब्दों में बताएं। रन-ऑन वाक्यों, लंबी अभिव्यक्तियों का उपयोग करने से बचें और दोहराव वाली सामग्री से बचें। एक्सप्लोर एचआर की वेबसाइट के अनुसार, दोनों पार्टियों के लिए समय और पैसा बचाता है। अनावश्यक शब्दों को समाप्त करने और केवल विनम्र अभिवादन, प्रासंगिक कथन और प्रतिक्रिया देने का निमंत्रण प्रदान करके, आप अपने विचारों या चिंताओं के महत्व को प्रदर्शित करते हैं। रेनॉल्ड्स सुझाव देते हैं कि आप सीधे संदेश के विषय पर पहुंचते हैं, "भराव" शब्दों और वाक्यांशों से बचें और पूर्व पत्राचार को फिर से न करें।

शुद्धता और सटीकता

एक संदेश छोड़ना या गलत जानकारी या सामग्री के साथ एक ईमेल भेजना न केवल शर्मनाक है, यह अव्यवसायिक, समय लेने और महंगा भी है। जब किसी व्यावसायिक संदेश की त्रुटियों में गलत वर्तनी वाले नाम या प्राप्तकर्ता की व्यक्तिगत जानकारी शामिल होती है, तो यह आक्रामक भी हो जाता है। ईमेल भेजने या ग्राहक या सहयोगी नंबर डायल करने से पहले, सुनिश्चित करें कि आपने शुद्धता के लिए अपने तथ्यों की जाँच कर ली है और सभी लागू संख्याओं या राशियों को सत्यापित कर लिया है। हमेशा सुनिश्चित करें कि आपके पास लिखित और मौखिक संचार के लिए संपर्क व्यक्ति का सही नाम, वर्तनी और उच्चारण है। लिखित संदेश भेजते समय, भेजने से पहले हमेशा उचित व्याकरण, वर्तनी और विराम चिह्न और प्रमाण लिखें।

स्पष्टता और परिशुद्धता

स्पष्टता एक सफल व्यापार संदेश के सबसे महत्वपूर्ण घटकों में से एक है। व्यावसायिक संचार कोच रिक फिलिप्स के अनुसार, आपको बुश के आसपास की धड़कन के बिना अपने व्यवसाय को स्पष्ट रूप से बताना चाहिए। "राज्य स्पष्ट रूप से आपके उद्देश्यों या इच्छाओं को दर्शाता है, और लोग आपके नेतृत्व और विचारों के लिए आपका सम्मान करेंगे, " फिलिप्स कहते हैं। पाठक या कॉल प्राप्तकर्ता के लिए संभावित भ्रम या अनुमान को समाप्त करने के लिए परिचित शब्दों, छोटे वाक्यों का उपयोग करें और तकनीकी शब्दों और व्यावसायिक शब्दजाल से बचें। आपके संदेश के इरादे को समझने, समझने या अनुवाद करने के लिए प्राप्तकर्ता की कोई आवश्यकता नहीं होनी चाहिए।

स्थूलता

रेनॉल्ड्स और एक्सप्लोर एचआर दोनों आपकी सामग्री की संक्षिप्तता सुनिश्चित करने के तरीके सुझाते हैं, जो आपके व्यावसायिक संदेशों की प्रभावशीलता के लिए आवश्यक है। लक्ष्य एक ज्वलंत छवि और अपने प्राप्तकर्ता की चेतना के भीतर आपके संदेश की स्पष्ट समझ बनाना है। रुचि जगाने के लिए क्रियात्मक क्रिया, विशद वर्णन और विशिष्ट, ठोस भाषा का उपयोग करें। अस्पष्ट सामान्यीकरण के बजाय तथ्यों और आंकड़ों का उपयोग करें। संक्षिप्तता का त्याग किए बिना यथासंभव वर्णनात्मक और निश्चित रहें।