व्यापार संचार के लक्ष्य

एक छोटे व्यवसाय के स्वामी के रूप में, यह संचार मामलों की वर्तमान स्थिति को घृणित रूप में देखने के लिए लुभावना है। सब जगह प्रमाण है; लोग अपने दैनिक जीवन के माध्यम से भागते हैं, जल्दी से अपने पाठ संदेश, ईमेल और डाक मेल के माध्यम से कंघी करते हुए यह देखने के लिए कि क्या वे इतनी जरूरी कुछ भी भूल गए हैं, इतनी महत्वपूर्ण है कि दुनिया गिर सकती है यदि वे अभी उस पाठ या आवाज मेल का जवाब नहीं देते हैं ।

बिना सिर के मुर्गे की तरह यह सब बिखरा हुआ आपके लिए अपने कर्मचारियों, ग्राहकों, विक्रेताओं, बिक्री प्रतिनिधि और बाहरी सहयोगियों के बीच खड़े होने का अवसर प्रस्तुत करता है, जैसे कि कोई और जो संचार के बारे में अधिक पेशेवर है। आप एक पेशेवर संचारक हैं। आप जो भी मिलते हैं, उस पर आप एक उत्तम प्रभाव डाल सकते हैं, क्योंकि आप गति को धीमा करना चाहते हैं। आप यह जानने के लिए पर्याप्त स्मार्ट हैं कि आपका अच्छा नाम, ब्रांड, छवि और आपकी प्रतिष्ठा एक अच्छे संचारक होने पर निर्भर करती है, इसलिए आप व्यावसायिक संचार के अपने लक्ष्यों को बेहतर बनाने का निर्णय लेते हैं।

जितना आप पहले से ही संचार के बारे में जानते हैं, आप यह भी जानते हैं कि आप यह सुनिश्चित करके अपने प्रतिस्पर्धियों पर एक अलग लाभ में होंगे:

• बुनियादी संचार प्रक्रिया पर ब्रश करें ।
• व्यापार संचार की कुछ सहायक परिभाषाओं पर विचार करें । व्यापार संचार की बताई विशेषताओं को समझें । व्यापार संचार के लक्ष्यों को निहारना ।

संचार पर ब्रश

अभी के लिए, आपके द्वारा किसी व्यक्ति की मशीन या आपके द्वारा भेजे गए ईमेल पर ध्वनि मेल संदेशों के बारे में न सोचने का प्रयास करें जो कि प्रतिक्रिया पाने में विफल रहे। हालांकि ये निश्चित रूप से संचार के रूप हैं, वे एक तरह से हैं। संचार के अधिकांश रूप दोतरफा आदान-प्रदान हैं। इस तरह, "सामान्य" संचार और व्यावसायिक संचार कुछ समान चरणों का पालन करते हैं:

• प्रेषक एक विचार की कल्पना करता है।
• प्रेषक निर्णय लेता है कि विचारों को शब्दों में कैसे व्यक्त किया जाए - एक प्रक्रिया संचार विशेषज्ञ "एन्कोडिंग" कहते हैं।
• प्रेषक विचार भेजने के लिए एक माध्यम (फोन, एक ईमेल, एक पाठ संदेश) चुनता है। * प्रेषक संदेश प्रेषित करता है।
• प्राप्तकर्ता संदेश प्राप्त करता है और डिकोड करता है (डिकोड करता है)।
• प्राप्तकर्ता प्रतिक्रिया प्रदान करता है।

व्यापार संचार को परिभाषित करें

यह एक परिभाषा के साथ आपकी समझ को मजबूत करने में मदद कर सकता है, इसलिए व्यवसाय शब्दकोश में से एक पर विचार करें। यह संचार को एक के रूप में परिभाषित करता है:

• "आपसी समझ तक पहुँचने की दो-तरफ़ा प्रक्रिया, जिसमें प्रतिभागी न केवल सूचनाओं, समाचारों, विचारों और भावनाओं का आदान-प्रदान करते हैं, बल्कि अर्थ भी बनाते और साझा करते हैं।"

"सामान्य" संचार को व्यावसायिक संचार से अलग किया जाता है, क्योंकि यह उस संदर्भ में होता है जिसमें विनिमय होता है - दूसरे शब्दों में, व्यापारिक सेटिंग में। यह उन उपयोगी समयों में से एक है जिसमें व्यावसायिक संचार की कई परिभाषाएं मौजूद हैं, जिससे आप एक साथ तत्वों को जोड़कर देख सकते हैं, जैसा कि आप फिट देखते हैं।

एक परिभाषा में समय की कसौटी पर खड़ा किया गया है, लॉरेंस डेविड ब्रेनन ने अपनी 1960 की पुस्तक "बिजनेस कम्युनिकेशन" में लिखा है। ध्यान दें कि यह सेटिंग को कैसे रेखांकित करता है:

• “व्यावसायिक संचार वाणिज्य और उद्योग में विचारों की अभिव्यक्ति, चैनलिंग, प्राप्त करना और परस्पर जुड़ाव है। "

व्यावसायिक शब्दकोश ने इस परिभाषा पर विस्तार से कहा है कि व्यावसायिक संचार है:

• “एक उद्यम के भीतर लोगों के बीच जानकारी का आदान-प्रदान जो संगठन के वाणिज्यिक लाभ_ के लिए किया जाता है। इसके अलावा, व्यावसायिक संचार यह भी संदर्भित कर सकता है कि कैसे कंपनी संभावित उपभोक्ताओं को अपने उत्पाद या सेवाओं के बारे में जानकारी साझा करती है । "

यह है कि व्यापार संचार दो रूप ले सकता है: आंतरिक और बाहरी। इसलिए, आपके द्वारा साझा किए जाने वाले कुछ संचार का उद्देश्य दुनिया के लिए है, और आपके द्वारा साझा किए गए कुछ संचार आपके आंतरिक दर्शकों के लिए अभिप्रेत हैं, जिसका अर्थ है आपके कर्मचारी और अन्य सहयोगी। आंतरिक संचार को गोपनीय या मालिकाना जानकारी के रूप में सोचें।

यह संभावना नहीं है कि आप दूसरे तरीके से जानकारी के प्रवाह को प्रतिबंधित करेंगे। दूसरे शब्दों में, यह संभावना नहीं है कि आप बाहरी दर्शकों के साथ जानकारी साझा करने की स्थिति में होंगे, जबकि इसे रखने (या इसे रखने की कोशिश) अपने आंतरिक दर्शकों के सदस्यों से। उन्हें लूप में रखा जाना चाहिए। व्यापार संचार के रूप में यह डालता है:

• "व्यावसायिक संचार प्रबंधन कार्यों को करने और संगठनात्मक सफलता सुनिश्चित करने के लिए आवश्यक है।"

टेलिंग विशेषताओं पर ध्यान दें

इस बिंदु पर, यह आप पर भोर से शुरू हो सकता है कि सेटिंग की तुलना में थोड़ा अधिक "सामान्य" संचार के अलावा व्यावसायिक संचार सेट कर सकता है जो आपकी दुनिया में होता है। तो अगर आपने कभी सोचा है, "व्यापार संचार की विशेषताएं क्या हैं?" निम्नलिखित गुणों में से कुछ के लिए देखो। वे आपके द्वारा भेजे जाने वाले या प्राप्त करने वाले प्रत्येक संचार में उपस्थित नहीं हो सकते हैं। लेकिन चूंकि व्यावसायिक संचार भी उद्देश्यपूर्ण है, इसलिए संभावना है कि कुछ विशेषताओं में बार-बार सतह आएगी। व्यवसाय संचार है:

• तथ्यात्मक। अच्छा व्यापार संचार तथ्यात्मक है। गलत आँकड़ों, आधे-अधूरे और अतिरंजित दावों की रिपोर्टिंग की तुलना में कुछ भी नहीं एक व्यापार की प्रतिष्ठा को तेजी से डूब सकता है। आजकल, लोग सटीकता के लिए जानकारी की जांच करते हैं, और प्रौद्योगिकी ऐसा करना उनके लिए अपेक्षाकृत आसान बनाता है। एक व्यापार की बिक्री और प्रचार सामग्री कुछ घमंड और डींग के लिए इसे छोड़ देती है - जब तक कि दावे को वैध और मान्य नहीं किया जा सकता है। * साफ़ करें। अच्छा व्यापार संचार अस्पष्ट, अस्पष्ट बयानों से मुक्त है । संदेश प्राप्त करने वाले को कभी भी आश्चर्य नहीं होना चाहिए कि कोई संदेश किस बारे में है। "स्पष्ट शब्दों में सरल शब्दों का उपयोग करके, बल्कि जटिल शब्दों के बजाय और प्रत्यक्ष, घोषणात्मक वाक्यों का उपयोग करके स्पष्ट संचार" मदद की जाती है। कई लोगों को बुलेट-पॉइंट फॉर्म में या चार्ट या डायग्राम के साथ आने पर जानकारी का पालन करना आसान लगता है। ये तत्व स्पष्टता में भी सुधार करते हैं।
• प्रैक्टिकल। अच्छा व्यापार संचार उपयोगी और आवश्यक है। चाहे संचार एक व्यावसायिक वेबसाइट, एक ब्रोशर या एक प्रेस विज्ञप्ति के रूप में हो, वहाँ एक तर्क का समर्थन होना चाहिए कि संचार क्यों मौजूद है और संचार से लोग कैसे लाभान्वित हो सकते हैं।
• अक्सर प्रेरक। अच्छा व्यापार संचार किसी को कुछ करने के लिए उस आंतरिक या बाहरी समूह में स्थानांतरित करना चाहता है। (और अगर यह स्पष्ट है, तो यह स्पष्ट होना चाहिए कि "कुछ" क्या है।) कुछ व्यवसाय स्वामी अपने संचार में अचेतन संदेशों की शक्ति को देखने की गलती करते हैं। उदाहरण के लिए, आंतरिक कंपनी की सालगिरह की बधाई पोस्ट करना और "महीने के कर्मचारी" को नामित करना समय और प्रयास लेता है। लेकिन अंतर्निहित प्रेरक संदेश को स्पष्ट रूप से कर्मचारियों को समझना चाहिए: "यह एक कंपनी है जो परवाह करती है, इसलिए अपना हिस्सा और कंपनी की देखभाल करें।"
• सामरिक। अच्छा व्यावसायिक संचार योजनाबद्ध, व्यवस्थित और निष्पादित किया जाता है ताकि यह अपने विशेष लक्ष्य को पूरा करे।

व्यापार संचार के लक्ष्यों को निहारना

जैसा कि आपको संदेह हो सकता है, वे लक्ष्य आपके कर्मचारियों के सदस्यों के रूप में विविध हो सकते हैं। वास्तव में, जैसा कि आप अपने कार्यालय के चारों ओर देखते हैं, आंतरिक संचार के प्रकार जो आपके विभिन्न विभागों के रूप, कार्य या व्यक्तित्व को दर्शाते हैं। व्यावसायिक संचार के कुछ लक्ष्यों में शामिल हैं:

• जानकारी साझा करना, जो कि अधिकांश व्यावसायिक संचार का प्रतिनिधित्व कर सकता है जिसे आप आंतरिक और बाह्य रूप से भेजते हैं। इस तरह की जानकारी समय पर हो सकती है, जैसे बिक्री रिपोर्ट और ग्राहक संतुष्टि सर्वेक्षण के परिणाम। इसमें से कुछ प्रकृति में संवेदनशील हो सकते हैं, जैसे कि आपकी कमाई की रिपोर्ट। और इसमें से कुछ को "गोपनीय" के रूप में चिह्नित किया जा सकता है और केवल कुछ लोगों तक सीमित किया जा सकता है, जैसे कि आपके किसी प्रतियोगी के बीच दिशा में एक रणनीतिक परिवर्तन। इस प्रकार के संचार का प्राथमिक लक्ष्य शिक्षित और प्रबुद्ध करना है। * अनुशीलन, जिसे बहुत से लोग बिक्री, विज्ञापन और विपणन सामग्री के साथ आसानी से जोड़ते हैं । जब इन प्रकार के प्रेरक प्रयास अच्छी तरह से तैयार किए जाते हैं, तो प्राप्तकर्ता स्थानांतरित हो जाते हैं और यहां तक ​​कि संदेश पर कार्य करने के लिए उत्सुक होते हैं। लेकिन "संपार्श्विक" जो आपके व्यवसाय के उत्पादों या सेवाओं को बढ़ावा देता है, बस कुछ ऐसे प्रेरक व्यवसाय संचार का प्रतिनिधित्व करता है जिन्हें आप एक छोटे व्यवसाय के स्वामी के रूप में चालाकी से कर सकते हैं। जिद्दी विक्रेता या आपूर्तिकर्ता को किसी बिंदु पर चढ़ाना एक प्रेरक अपील की आवश्यकता होती है। अपने व्यवसाय के लिए एक ज़ोनिंग संस्करण जीतने की कोशिश करने के लिए स्थानीय और क्षेत्रीय सरकारी अधिकारियों को कई प्रेरक प्रयासों की आवश्यकता हो सकती है। और अपने कर्मचारियों के बारे में मत भूलना, जो किसी बिंदु पर एक नई कंपनी की नीति या प्रक्रिया के ज्ञान पर सवाल उठा सकते हैं। आपसे एक प्रेरक ईमेल सिर्फ वही हो सकता है जो उन्हें सीधे सेट करने की आवश्यकता है।
• प्रदर्शन का आकलन करना और प्रतिक्रिया प्रदान करना, जो कई छोटे व्यवसाय के मालिक सहमत होंगे एक कौशल है जिसे वे समय के साथ विकसित करते हैं। आखिरकार, कोई भी मानव प्रदर्शन और क्षमता का जन्मदाता नहीं है। व्यवसाय संचार का यह रूप आमतौर पर कर्मचारियों द्वारा उत्सुकता से प्रत्याशित होता है, खासकर अगर यह वेतन वृद्धि से बंधा हो। चूंकि समीक्षाएँ एक तरीका है कि एक व्यवसाय का मालिक अपने कर्मचारियों के प्रति जवाबदेह रहता है, समझदार स्वामी समय पर रहता है और यह सुनिश्चित करता है कि उसके पास कर्मचारी प्रदर्शन का आकलन करने के लिए व्यावहारिक प्रणाली हो।
• प्रेरक, जो एक धन्यवाद ज्ञापन से सरगम ​​चला सकता है , जो सभी कर्मचारियों को एक असाधारण पुरस्कार से बंधे बिक्री प्रतियोगिता की घोषणा के लिए भेजा गया था। कोई भी आपके कर्मचारियों को आपके मुकाबले बेहतर तरीके से नहीं जानता है, इसलिए यह इस प्रकार है कि कोई भी बेहतर नहीं जानता कि उन्हें अपने काम के कैलिबर को बनाए रखने या सुधारने के लिए कैसे प्रेरित किया जाए। प्रेरक व्यावसायिक संचार का एक अन्य लक्ष्य कार्यस्थल कैमाराडरी को बढ़ावा देना है, जो अक्सर वफादारी को बढ़ाता है।
• सलाह देना, जिसे आप एक छोटे व्यवसाय के स्वामी के रूप में अपनी भूमिका के सबसे पुरस्कृत भागों में से एक मान सकते हैं। संभवतः, आपके कर्मचारी आपको देखते हैं और नेतृत्व के लिए आप पर निर्भर हैं - उन्हें न केवल यह बताने के लिए कि क्या करना है बल्कि इसे बेहतर कैसे करना है। व्यावसायिक संचार के रूप में, परिस्थिति के आधार पर, किसी व्यक्ति या समूह को सलाह दी जा सकती है। अपने बिंदुओं को स्पष्ट करने के लिए सोच-समझकर और उपयोगी उदाहरणों के साथ, ये कम्युनिकेशन कर्मचारियों के लिए महत्वपूर्ण संसाधन बन सकते हैं। सुझाव, राय और विचार प्रस्तुत करना, जो दो तरह से प्रवाह कर सकते हैं, आपके कर्मचारियों से या उनसे आपके लिए। आपके व्यवसाय की संरचना के आधार पर, आपके पास मध्य प्रबंधक भी हो सकते हैं जिन पर आप इस प्रवाह को बनाए रखने के लिए निर्भर हैं। सुझाव, राय और विचार असंख्य तरीकों से व्यापार में सुधार के लिए महान वादा कर सकते हैं - जब तक कि अहंकार, प्रतिद्वंद्विता और प्रतिस्पर्धी ईर्ष्याएं हस्तक्षेप नहीं करती हैं। इसके अलावा, यह इस प्रकार के संचार को चालू रखने के लिए एक भरोसेमंद और खुले दिमाग वाले व्यवसाय के स्वामी की ओर से प्रतिबद्धता लेता है। शुरुआती दिनों में, कई छोटे व्यवसाय मालिकों ने सुझाव, राय और विचारों के लिए "ओपन-डोर पॉलिसी" बनाए रखने का संकल्प लिया। लेकिन फिर वे समय के दबाव को समाप्त करने और अनजाने में इस मूल्यवान संसाधन को काट देते हैं। निर्देश या नौकरी से संबंधित प्रशिक्षण की सिफारिश करना, जिसे आप स्वयं या तीसरे पक्ष को आउटसोर्स कर सकते हैं। किसी भी तरह से, व्यापार संचार के इस रूप में अनुनय का एक तत्व शामिल हो सकता है, खासकर, अगर आपको संदेह है कि कर्मचारी सिफारिश का विरोध कर सकते हैं। आपके कर्मचारी आपको आश्चर्यचकित कर सकते हैं: आमतौर पर, वे अपने ज्ञान का विस्तार करने और अपने कौशल को बढ़ाने के अवसर की सराहना करेंगे, जबकि आपके लिए उनके मूल्य में सुधार भी करेंगे। निर्देश और प्रशिक्षण में अक्सर संचार की दो तरंगों की आवश्यकता होती है: प्रशिक्षण की घोषणा करने वाला पहला; संदर्भ सामग्री जैसे सहायक जानकारी प्रदान करने के लिए दूसरा।

अपने छोटे व्यवसाय के अन्य तत्वों के साथ, आप अभ्यास के साथ अपने व्यापार संचार कौशल में सुधार करने के लिए बाध्य हैं। इसलिए, यदि आप "पहले छापों के निदेशक" को काम पर रखने के बारे में सोच रहे थे, तो परेशान न हों। आपके संवादों को सही प्रभाव बनाना चाहिए जो आपको विचलित भीड़ से अलग करेगा जो आपके चारों ओर है।