किसी प्रोजेक्ट में संगठन संरचना को बनाए रखने के लिए संचार का उपयोग कैसे करें

कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपके व्यवसाय परियोजना की प्रकृति, उचित संचार सफलता के लिए महत्वपूर्ण है। समय पर और बजट के भीतर एक परियोजना को लाने के लिए टीम के प्रत्येक सदस्य के इनपुट और सहयोग की आवश्यकता होती है, और यह आवश्यक है कि टीम के प्रत्येक सदस्य परियोजना के सभी चरणों में परियोजना प्रबंधक के साथ संचार की स्पष्ट रेखाएं बनाए रखें। कई उपकरण और तकनीक प्रबंधक हैं और परियोजना के नेता इस बात को सुनिश्चित करने के लिए उपयोग कर सकते हैं कि हर कोई प्रगति कर रहा है क्योंकि परियोजना की अंतिम तिथि नजदीक आ रही है।

1।

सुनिश्चित करें कि टीम पर हर कोई संचार उत्पादों के एक ही सेट का उपयोग कर रहा है। परियोजना पर काम करने वाले सभी को विभाग के संचार को बढ़ाने के लिए एक त्वरित संचारक उत्पाद साझा करना चाहिए। उपयोगकर्ताओं को भी उसी ईमेल प्लेटफ़ॉर्म का उपयोग करना चाहिए क्योंकि इससे शेड्यूलिंग अपॉइंटमेंट, अटैचमेंट भेजना और नोट्स साझा करना आसान हो जाएगा।

2।

परियोजना की शुरुआत में एक स्थायी साप्ताहिक बैठक का समय निर्धारित करें, और उस बैठक के कार्यक्रम को यथासंभव कस कर रखें। हालांकि, वहाँ हमेशा आपात स्थिति होती है जो परियोजना की स्थिति की बैठक के पुनर्निर्धारण, या यहां तक ​​कि रद्द करने के लिए मजबूर करती है, जितना संभव हो उतनी बार मिलना महत्वपूर्ण है। नियमित बैठकें संभावित मुद्दों की पहचान करने का सबसे अच्छा तरीका है जो परियोजना को अनुसूची के पीछे गिरने के लिए मजबूर कर सकते हैं।

3।

इंटरनेट या कंपनी के इंट्रानेट पर एक साझा कार्यक्षेत्र सेट करें, और परियोजना की योजनाओं और नोटों को ईमेल करने के बजाय दस्तावेजों को साझा करने के लिए उस साइट का उपयोग करें। अपनी परियोजना के लिए एक समर्पित साइट स्थापित करने के लिए अपने नेटवर्क व्यवस्थापक से संपर्क करें।

4।

महत्वपूर्ण समय सीमा दृष्टिकोण के रूप में परियोजना टीम के प्रमुख सदस्यों के साथ एक-पर-एक बैठकों को शेड्यूल करें। टीम के सदस्यों को किसी भी वितरण योग्य प्रोजेक्ट आइटम को बैठक में लाने के लिए कहें, ताकि उनकी समीक्षा की जा सके। कई परियोजनाएं विफल हो जाती हैं क्योंकि टीम के सदस्य सोचते हैं कि वे ट्रैक पर हैं जब वास्तव में वे किसी ऐसी चीज पर काम कर रहे हैं जो वास्तविक परियोजना के दायरे से बाहर है।

5।

जैसे ही परियोजना आगे बढ़ती है, प्रबंधन टीम के साथ नियमित रूप से संवाद करें। सुनिश्चित करें कि प्रबंधन टीम परियोजना के दायरे को समझती है और यह कैसे प्रगति कर रही है। प्रोजेक्ट पर नियमित अपडेट प्रदान करें, और यदि प्रोजेक्ट शेड्यूल के पीछे गिरने या बजट पर जाने का खतरा है, तो संबंधित प्रबंधकों के साथ एक-एक मीटिंग शेड्यूल करें।

जरूरत की चीजें

• प्रोजेक्ट प्लानिंग सॉफ्टवेयर
• साझा इंटरनेट या इंट्रानेट स्थान
• त्वरित संचारक