औपचारिक व्यापार ज्ञापन कैसे लिखें

बिज़नेस मेमो महत्वपूर्ण जानकारी को किसी विभाग या कंपनी के कई लोगों तक तेज़ी से पहुँचाने में उपयोगी होते हैं। मेमो नई नीतियों के कर्मचारियों को सूचित करता है, महत्वपूर्ण जानकारी की घोषणा करता है, परियोजनाओं के बारे में विवरण प्रदान करता है या समय सीमा के कर्मचारियों को सूचित करता है। यद्यपि मेमो की विषय वस्तु भिन्न होती है, सभी व्यावसायिक मेमो उसी मूल प्रारूप का अनुसरण करते हैं।

मेमो लाइन और हैडर

शब्द "ज्ञापन" या "ज्ञापन" टाइप करें और इसे पृष्ठ के शीर्ष पर केंद्रित करें। मेमो लाइन से पहले पृष्ठ दो लाइनों के शीर्ष पर हेडर ब्लॉक शुरू करें। पहली पंक्ति पर "टू:" टाइप करें और प्रत्येक प्राप्तकर्ता का नाम और कार्य टाइल सूचीबद्ध करें। पर्ड्यू ऑनलाइन राइटिंग लैब एक मेनू में पूर्ण नामों का उपयोग करने की सिफारिश करता है, भले ही आप प्राप्तकर्ता को एक उपनाम द्वारा संबोधित करते हैं जब आप उसे व्यक्ति में देखते हैं। "से:" के साथ उस पंक्ति का अनुसरण करें और अपना नाम और नौकरी का शीर्षक लिखें। टाइप करें "तिथि:" और अगली पंक्ति की वर्तमान तिथि। विषय खंड हेडर की चौथी और अंतिम पंक्ति पर है। "विषय:" टाइप करें और फिर विषय का संक्षिप्त विवरण शामिल करें। यदि आप विषय को यथासंभव प्रत्यक्ष बनाते हैं, तो प्राप्तकर्ता को मेमो पढ़ने की अधिक संभावना है। "बृहस्पति प्रोजेक्ट डिलीवर शेड्यूल" "बृहस्पति प्रोजेक्ट" की तुलना में अधिक ध्यान आकर्षित करेगा, खासकर अगर प्राप्तकर्ता परियोजना के बारे में कई ज्ञापन प्राप्त करते हैं।

प्रारंभिक

उद्घाटन ज्ञापन का कारण संक्षेप में बताता है। आपकी पहली पंक्ति पढ़ सकती है, “बृहस्पति परियोजना का पहला चरण महीने के अंत तक होने वाला है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि हम इस लक्ष्य को पूरा करते हैं, हमें आपके कार्यों की स्थिति जानने की आवश्यकता है। ”इस खंड को ज्ञापन को छोटा रखें। इसे मेमो के कारण को संक्षेप में और संक्षिप्त रूप से समझाना चाहिए। यदि उद्घाटन लंबा या अस्पष्ट है, तो आपके पाठक शायद इसे आपके ज्ञापन के मुख्य भाग में नहीं बना सकते।

मुख्य ब्लॉक

मेमो का मुख्य ब्लॉक उद्घाटन पर फैलता है और इसमें उद्घाटन वाक्यों का समर्थन करने के लिए अतिरिक्त जानकारी शामिल है। मैथ्यू डब्ल्यू। फोर्ड कॉलेज ऑफ बिज़नेस सुझाव देता है कि पाठ के बड़े ब्लॉक से बचें और यह अनुशंसा करते हैं कि आप उन सूचनाओं को संक्षेप में प्रस्तुत करने के बजाय एकल वाक्यों या वाक्यांशों का उपयोग करें जिन्हें प्राप्तकर्ता को जानना आवश्यक है। आपके ज्ञापन के मुख्य ब्लॉक में वाक्य शामिल हो सकते हैं जो प्राप्तकर्ताओं को प्रत्येक असाइन किए गए कार्य को सूचीबद्ध करने और प्रत्येक कार्य की प्रगति पर आपको अपडेट करने के लिए कहते हैं। उनकी सहायता के लिए प्राप्तकर्ताओं को धन्यवाद देकर मेमो को समाप्त करें। यदि उनसे कोई प्रश्न या चिंता हो तो उनसे संपर्क करने के लिए कहें। "संलग्न:" टाइप करके और संलग्नक का एक संक्षिप्त विवरण सहित किसी भी दस्तावेज के लिए प्राप्तकर्ताओं को सचेत करें।

प्रारूप और शैली

12-बिंदु वाले फ़ॉन्ट का उपयोग करें जिसे पढ़ना मुश्किल नहीं है, जैसे कि टाइम्स न्यू रोमन, एरियल या कैलीबरी। ऐसे पैराग्राफ लिखें जो तीन से पांच वाक्य लंबे हों। सुनिश्चित करें कि प्रत्येक पैराग्राफ में केवल एक विचार है। ज्ञापन को एक पृष्ठ तक सीमित करें। यदि मेमो अधिक लंबा है, तो आपके प्राप्तकर्ता पहले पृष्ठ पर पिछले नहीं पढ़ सकते हैं। चिंताजनक भाषा और लंबे वाक्यों से बचें। रिपोर्ट के साथ मेमो को भ्रमित न करें। एक ज्ञापन का उद्देश्य एक पठनीय प्रारूप में महत्वपूर्ण जानकारी को संक्षेप में प्रस्तुत करना है। बैठकों या रिपोर्ट के लिए लंबे विश्लेषण या दार्शनिक चर्चा को बचाएं।